會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化

會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化

第一條為了全面加強(qiáng)我省會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理工作，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。

第二條我省各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織以及按規(guī)定應(yīng)建帳的個(gè)體工商戶（以下簡稱“各單位”），依照本實(shí)施細(xì)則管理會(huì)計(jì)檔案。

中央駐甘單位可執(zhí)行本專業(yè)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法（以正式文件為準(zhǔn)），若本專業(yè)系統(tǒng)無統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，則執(zhí)行本實(shí)施細(xì)則。

第三條省財(cái)政部門和省檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)包括中央駐甘單位在內(nèi)的全省會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；市（州、地）、縣（市、區(qū)）財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)本市（州、地）、縣（市、區(qū)）所屬各單位會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；省直各專業(yè)主管部門的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)本專業(yè)系統(tǒng)直屬單位會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料以及與之相關(guān)的“其它類”材料，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等，它是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和憑據(jù)。預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)工作總結(jié)、財(cái)務(wù)工作制度等文件材料不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍，應(yīng)歸入文書檔案整理保管。

第五條各單位要把會(huì)計(jì)檔案管理納入本單位的會(huì)計(jì)工作和檔案工作一并安排，要把會(huì)計(jì)檔案作為本單位檔案的重要組成部分，統(tǒng)一進(jìn)行管理，切實(shí)做到領(lǐng)導(dǎo)、人員、制度、柜架、庫房五落實(shí)。第六條會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的積累、整理、編目和移交等工作（出納人員不得整理保管會(huì)計(jì)檔案）；檔案人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的接收、保管和查閱服務(wù)工作，并負(fù)責(zé)會(huì)同會(huì)計(jì)人員對到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定與銷毀。

第七條各單位應(yīng)建立健全下列會(huì)計(jì)檔案工作制度：會(huì)計(jì)檔案管理人員崗位責(zé)任制；會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度；會(huì)計(jì)檔案安全保管制度；會(huì)計(jì)檔案查閱利用制度；會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度。第八條各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)指定專人按照以下要求進(jìn)行整理：（一）會(huì)計(jì)憑證

1．每月10日前，完成上月會(huì)計(jì)憑證的整理裝訂任務(wù)。

2．裝訂之前，應(yīng)先按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第三章第二節(jié)的規(guī)定認(rèn)真做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。如有缺漏，應(yīng)現(xiàn)責(zé)成有關(guān)責(zé)任人按規(guī)定補(bǔ)齊。

3．原始憑證粘貼、折疊的長度、寬度，應(yīng)與會(huì)計(jì)憑證封面相同，每本憑證裝訂角的厚度一般保持在2厘米左右，最厚不超過2.5厘米。4．會(huì)計(jì)憑證整理好后，統(tǒng)一按記賬憑證編號(hào)順序逐月（月內(nèi)以記賬憑證編號(hào)順序確定會(huì)計(jì)憑證排列順序）逐年排列并編寫案卷順序號(hào)。如果會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)比較多，可以每5年編寫一個(gè)案卷順序號(hào)；如果會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)比較少，可以每10年編寫一個(gè)案卷順序號(hào)。

5．每年的會(huì)計(jì)憑證整理排列編號(hào)完畢后，統(tǒng)一編制案卷目錄一式三套。

6．所有會(huì)計(jì)憑證編好案卷目錄后，即可裝入憑證盒入柜保管。每盒裝幾本按憑證薄厚確定，裝滿為止，但不能跨月跨年裝盒。7．整理好的會(huì)計(jì)憑證須達(dá)到項(xiàng)目填寫齊全、簽章手續(xù)完備、裝訂整齊美觀、排列編號(hào)準(zhǔn)確、查閱利用方便的要求。（二）會(huì)計(jì)賬簿

1．一本賬為一個(gè)整理、保管單位，即為一卷，但各種賬簿厚度一般不超過2厘米。

2．每本賬簿在立卷歸檔時(shí)都要從“1”開始，統(tǒng)一用鉛筆編寫頁碼。正面有數(shù)據(jù)記載的頁碼編寫在右上角，背面有數(shù)據(jù)記載的頁碼編寫在左上角�；铐撡~整理時(shí)統(tǒng)一將正反面都是空白的帳頁抽出；現(xiàn)金日記賬和銀行存款帳必須保持原貌，不得拆散，不得抽撕空白頁，如原已印好頁碼則無須再編。

3．凡賬簿都要在封面之后賬頁之前放置“賬簿啟用表”，并認(rèn)真填寫各個(gè)項(xiàng)目，如無帳簿啟用表，整理時(shí)務(wù)必補(bǔ)上。

4．每年的賬簿統(tǒng)一按照現(xiàn)金賬、銀行存款帳、總賬明細(xì)賬、日記賬、輔助賬的順序進(jìn)行排列，且從“1”開始，逐年連續(xù)編寫案卷順序號(hào)。

5．案卷號(hào)編寫好后，逐卷（本）編制案卷目錄一式三套。6．凡整理好的賬簿，要按照排列編號(hào)順序統(tǒng)一裝入卷盒內(nèi)。每盒裝幾本，以賬本薄厚確定，裝滿為止，但不同年度的賬簿不能混裝在同一盒內(nèi)。

7．整理好的會(huì)計(jì)賬簿須達(dá)到結(jié)構(gòu)完整、項(xiàng)目齊全、頁碼準(zhǔn)確、平整美觀、查閱方便的要求。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告

1．各單位每年的財(cái)務(wù)報(bào)告統(tǒng)一分為下列兩部分分別進(jìn)行整理：①年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算，包括文字分析）；②月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算，包括文字分析）。

2．日報(bào)、旬報(bào)、半月報(bào)可不立卷歸檔，由財(cái)務(wù)部門視具體情況保存使用并進(jìn)行處理。3．各單位的年度財(cái)務(wù)報(bào)告視頁數(shù)多少，一年立一卷或若干卷，不得與月、季度報(bào)表混合整理；月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告視份數(shù)、頁數(shù)多少，可一年立一卷，也可每季度或每半年各立一卷；每卷厚度一般不超過2厘米。

4．一個(gè)卷有若干份報(bào)表時(shí)，按時(shí)間順序進(jìn)行排列，其中紙張?zhí)�小的�?yīng)按照A4標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行背貼。

5．凡財(cái)務(wù)報(bào)告卷編寫頁碼，正面有字的編在右上角，背面有字的編在左上角。每本卷均從“1”編起，一卷一個(gè)順序號(hào)。

6．年度財(cái)務(wù)報(bào)告統(tǒng)一按年度順序單獨(dú)排列并編寫案卷順序號(hào)；各年度的月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告統(tǒng)一按時(shí)間順序另行排列并編寫案卷順序號(hào)，逐年接續(xù)；年度財(cái)務(wù)報(bào)告與月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告整理好之后，應(yīng)分別裝進(jìn)按規(guī)定制作的卷盒內(nèi)，不同年度的不能混裝。

7．案卷順序號(hào)編好后，逐卷編制案卷目錄一式三套。

8．整理好的財(cái)務(wù)報(bào)告，應(yīng)達(dá)到目錄備考齊全、頁碼編寫無誤、裝訂整齊美觀、封面填寫正確的要求。

第九條各單位整理會(huì)計(jì)檔案，統(tǒng)一使用由省財(cái)政廳、省檔案局監(jiān)制的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的封面、備考表、卷盒、憑證包角紙和會(huì)計(jì)檔案案卷目錄表格，并按規(guī)范填寫所設(shè)置的各個(gè)項(xiàng)目。第十條各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了之后，可由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)再保管一年，并在期滿次年的三月底之前移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。因財(cái)務(wù)工作需要也可適當(dāng)延長移交時(shí)間，但最長不超過三年，具體由各單位確定。移交時(shí)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)檢查不符合整理編目規(guī)定的，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)重新整理。接收之后一般不再拆封，確需拆封的檔案機(jī)構(gòu)（人員）須與會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)（人員）共同進(jìn)行，以分清責(zé)任。第十一條各單位要認(rèn)真貫徹《檔案法》關(guān)于集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)不得以某種理由拒絕按規(guī)定向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交會(huì)計(jì)檔案，更不允許會(huì)計(jì)人員個(gè)人自行封存所經(jīng)手的會(huì)計(jì)檔案。檔案機(jī)構(gòu)不得以某種理由拒絕按規(guī)定接收會(huì)計(jì)檔案。

第十二條各單位檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守本單位會(huì)計(jì)檔案秘密，并嚴(yán)格按照規(guī)定向有關(guān)人員提供查閱、復(fù)制服務(wù)。嚴(yán)禁查閱人員在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封或抽換撕扯會(huì)計(jì)檔案，違者按《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》規(guī)定嚴(yán)肅處理。

第十三條會(huì)計(jì)檔案的保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，分為永久和定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年和25年五種。以上所定會(huì)計(jì)檔案保管期限為各相應(yīng)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保管的最低期限，在整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)逐本逐卷具體標(biāo)明。各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照財(cái)政部、國家檔案局1998年8月發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。

第十四條保管期限已滿的會(huì)計(jì)檔案如仍需查閱利用，各單位可根據(jù)實(shí)際需要適當(dāng)延長保管時(shí)間。如需銷毀，按以下程序進(jìn)行：（一）由本單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，并由檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)派員共同組成鑒定小組。

（二）對已滿或超過保管期限且打算銷毀的會(huì)計(jì)檔案逐卷進(jìn)行鑒定。

（三）抽出正在建設(shè)項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案和與未結(jié)清債權(quán)債務(wù)有關(guān)的原始憑證及會(huì)計(jì)賬簿繼續(xù)保管。

（四）對已無繼續(xù)保存價(jià)值并確定銷毀的會(huì)計(jì)檔案，分門別類逐卷編制銷毀清冊，列明卷號(hào)、名稱、形成年月、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀原因，并書面提出綜合性的銷毀意見。

（五）將銷毀意見和銷毀清冊提交本單位領(lǐng)導(dǎo)研究審查，同意后由單位負(fù)責(zé)人簽署意見。

（六）各單位銷毀會(huì)計(jì)檔案由本單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，其中黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體同時(shí)要有同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷，財(cái)政部門同時(shí)要有同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。（七）監(jiān)銷人員在銷毀前要依據(jù)批準(zhǔn)的銷毀清冊對即將銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，銷毀后要在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。

第十五條采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，既要保管電子會(huì)計(jì)檔案，又要保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，以免電子會(huì)計(jì)檔案信息丟失后造成無法彌補(bǔ)的損失。

第十六條單位發(fā)生變化，其會(huì)計(jì)檔案的歸屬與查閱、復(fù)制根據(jù)不同情況按如下辦法處置：

（一）單位因撤銷、解散、破產(chǎn)等原因而終止的，終止前形成的會(huì)計(jì)檔案，由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管，也可移交有關(guān)檔案館代管。

（二）單位因某種原因分立，如原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案由原單位統(tǒng)一保管；如原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案通過各方協(xié)商交由其中一方代管或移交有關(guān)檔案館代管；如分立時(shí)有未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)，其所涉及的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿須抽出交由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存。

（三）一個(gè)單位的部分業(yè)務(wù)移交給另一個(gè)單位辦理，所涉及的會(huì)計(jì)檔案由原單位保存，但對有關(guān)未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，要單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存到會(huì)計(jì)事項(xiàng)結(jié)清為止。

（四）幾個(gè)單位合并為一個(gè)單位，原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原來各單位的會(huì)計(jì)檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管。如原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案則仍由原各單位保管。

（五）會(huì)計(jì)檔案的保管單位發(fā)生變化后，原各有關(guān)單位均可按規(guī)定查閱、復(fù)制與其有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，新保管會(huì)計(jì)檔案的單位應(yīng)按規(guī)定給予查閱。

第十七條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，在工程決算出來之后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接收單位。

第十八條凡會(huì)計(jì)檔案的保管單位發(fā)生變化時(shí)，由原單位負(fù)責(zé)按規(guī)定整理好之后方可移交。

第十九條單位內(nèi)部的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)之間或單位與單位之間交接會(huì)計(jì)檔案，按照以下程序進(jìn)行：

（一）由移交方分門別類逐卷（冊）編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄一式三套，其中兩套作為會(huì)計(jì)檔案移交清冊，一套交接收方作為日常查閱會(huì)計(jì)檔案使用。

（二）交接雙方按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行清點(diǎn)。（三）交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方經(jīng)辦人和交接雙方負(fù)責(zé)人（作為監(jiān)交人）均應(yīng)在場，并在清點(diǎn)無誤后，由雙方交接經(jīng)辦人、監(jiān)交人共同在移交清冊上簽名或蓋章，同時(shí)加蓋交接雙方單位（機(jī)構(gòu)）的公章。

（四）會(huì)計(jì)檔案移交清冊一式兩套，交接雙方各存一套備查。

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會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理

一、會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

財(cái)政部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)文《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自1999年1月1日起施行。二、會(huì)計(jì)檔案的含義及來源會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。1．會(huì)計(jì)檔案的來源：

（一）會(huì)計(jì)檔案主要來自立檔單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員。（二）會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物。2．會(huì)計(jì)檔案具體包括：

（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。3．會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)：

會(huì)計(jì)檔案與其他類型的檔案相比較，有以下特點(diǎn)：（一）專業(yè)性。（二）嚴(yán)密性。（三）多樣性。

三、會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定

（一）立卷制度：各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。

（二）歸檔制度：按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門每年產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，按照歸檔的要求進(jìn)行整理編目，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年之后，原則上應(yīng)向本單位的檔案室移交。

（三）保管制度：移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

（四）移交制度：

（1）單位撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在辦理手續(xù)前形成的會(huì)計(jì)檔案，由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交檔案館代管。

（2）單位分立后且存續(xù)的，會(huì)計(jì)檔案由存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存。

（3）單位因業(yè)務(wù)移交其他單位，所涉及的會(huì)計(jì)檔案由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存。

（4）單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，各單位的會(huì)計(jì)檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

（5）建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)中形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在辦理竣工決算后移交項(xiàng)目接收單位。（五）交接手續(xù)：移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接時(shí)，雙方應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)在移交清冊上簽名或者蓋章。

（六）調(diào)閱制度：查借閱會(huì)計(jì)檔案必須建立嚴(yán)格的查借閱制度。本單位工作人員查借閱憑證、賬簿原則上不出檔案室；外單位來查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可接待，如要復(fù)制亦必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（七）銷毀制度：會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，對一些需要繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案必須從中抽出繼續(xù)保存。銷毀批準(zhǔn)權(quán)限和手續(xù)有嚴(yán)格的規(guī)定。注意事項(xiàng)：保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)及有其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。

課堂練習(xí)[多選]

下列有關(guān)會(huì)計(jì)檔案銷毀的表述中，正確的有（）。A．會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)應(yīng)由單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見B．會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

C．會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見D．會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷顯示本題答案答案：ABCD【答案】ABCD

四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。如：1996年度終了日為12月31日，保管期限按1997年元月1日開始計(jì)算。（具體見附件表一：企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表）

企業(yè)性單位會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱一、會(huì)計(jì)憑證類保管備期注限包括原始憑證、1記賬5憑證年和記賬憑證匯總表1會(huì)計(jì)憑證（含電算化磁性介質(zhì)和光盤）。

二、會(huì)計(jì)賬簿類15年包括1電算5化的年磁性介質(zhì)2和光5盤年固定資產(chǎn)2報(bào)廢5清理年后保管51年5年1總賬2明細(xì)分類賬3現(xiàn)金日記賬4銀行存款日記賬5固定資產(chǎn)明細(xì)賬三、%財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表保管期限序號(hào)檔案名稱一會(huì)計(jì)憑證類123財(cái)政行政單位稅收備注總預(yù)算事業(yè)單位會(huì)計(jì)10年包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表。繳款書存根聯(lián)在銷號(hào)后保管2年。包括：撥款憑證和國家金庫編送的各種報(bào)表及10年繳庫退庫憑證各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表10年15年行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證各種完稅憑證和繳、退庫憑證4515年財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他15年會(huì)計(jì)憑證6789農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證日記賬總賬15年二會(huì)計(jì)賬簿類其他會(huì)計(jì)憑證15年15年15年15年15年25年稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬10明細(xì)分類、分戶賬或登記簿15年15年11現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬行政單位和事業(yè)單位固定資12產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）三財(cái)務(wù)報(bào)告類13財(cái)政總預(yù)算15稅收年報(bào)（決算）16國家金庫年報(bào)（決算）17181920永久25年15年25年行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。所屬單位報(bào)送的保管2年。所屬單位報(bào)送的保管2年。所屬單位報(bào)送的保管2年。14行政單位和事業(yè)單位決算10年永久10年10年永久基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決10年算）財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)3年5年財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)5年表行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表稅收會(huì)計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)21表）四其他類22會(huì)計(jì)移交清冊23會(huì)計(jì)檔案保管清冊24會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久永久永久永久電報(bào)保管1年，所10年屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送的保管3年。15年永久永久15年15年注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限，按行政單位會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。五、會(huì)計(jì)檔案的整理遵循會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)和科學(xué)管理檔案的原則，會(huì)計(jì)檔案的整理原則和要求如下：整理的原則：會(huì)計(jì)檔案整理必須遵循會(huì)計(jì)檔案自然形成的規(guī)律，保持會(huì)計(jì)檔案材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分會(huì)計(jì)檔案的保管價(jià)值，便于科學(xué)管理和查找利用的原則。歸檔的具體要求：歸檔要求，就是會(huì)計(jì)檔案的整理，要符合歸檔的要求，進(jìn)行科學(xué)管理，檔案部門方可接收。（一）分類常見的有三種分類方法：1．年度形式（名稱）保管期限分類法。2．年度組織機(jī)構(gòu)形式（名稱）保管期限分類法。3．年度會(huì)計(jì)類型形式（名稱）保管期限分類法。（二）立卷憑證的整理。對憑證的整理必須嚴(yán)格按照原有的封裝來進(jìn)行，不可重新拆封改裝，如憑證裝訂時(shí)，已有封裝的，就不必再進(jìn)行封裝；如只有裝訂而沒有封裝的，必須進(jìn)行封裝。對憑證不必再加封面，也不必進(jìn)行編張?zhí)柕墓ぷ�。（三）賬簿的整理。賬簿的整理主要是對那些沒有封面的賬簿必須另加封面，按照以前的文書檔案的裝訂法進(jìn)行裝訂。封面可用質(zhì)量好的牛皮紙并在封面上填寫簡要的內(nèi)容，如某某單位某某年度某某賬簿。如果賬是死的，如現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等，應(yīng)保持其原有的面目，不必拆裝抽出空白頁，如果賬是活的，除上面所說的要另加封面裝訂外，可以將空白的抽出來。（四）報(bào)表的整理。會(huì)計(jì)報(bào)表一般按年立卷。月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)分別裝訂立卷，一本為一卷，也可整理成幾卷。如年度決算報(bào)表短少又無法彌補(bǔ)的，應(yīng)將月度或季度的報(bào)表上升作為永久保管。決算審核意見書、審計(jì)報(bào)告等應(yīng)分別附在該期財(cái)務(wù)報(bào)告后一起裝訂，卷內(nèi)須逐頁順序編寫頁碼。六、會(huì)計(jì)檔案裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。1．會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：①分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全；②按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；③摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；④整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全；⑤記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全。2．會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：①用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個(gè)針眼，實(shí)行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；②憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；③裝訂憑證厚度一般1.5cm，方可保證裝訂牢固，美觀大方。3．會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：①每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章；②憑證脊背加貼梯形標(biāo)簽并編好卷號(hào)，按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便于調(diào)閱。（二）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂。各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷�；�本要求是：1．賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。2．活頁賬簿裝訂要求。第一，保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。第二，多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。第三，在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。3．賬簿裝訂后的其他要求。第一，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。第二，會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。第三，封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào)，加貼封面標(biāo)簽，編號(hào)為大流水編號(hào)。第四，會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號(hào)，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號(hào)；總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號(hào)。（25年、15年分別編號(hào)）課堂練習(xí)[判斷]各單位對會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。（）顯示本題答案答案：B【答案】正確（三）會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一，會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂；第二，會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋壕砥し饷�、卷�?nèi)目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底、備考表、卷皮封底；第三，按保管期限編制卷號(hào)。七、排列與編號(hào)（一）會(huì)計(jì)檔案案卷按類型保管期限年度分類排列。就是在會(huì)計(jì)檔案大類內(nèi)先按會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)告類、其他類順序排列。每個(gè)屬類內(nèi)分期限、按年度流水排列，按年度每年編卷號(hào)，一年編一個(gè)順序號(hào)。我們統(tǒng)一為年度案卷號(hào)，又稱小流水號(hào)，即分別編小流水號(hào)。（適用于一般單位）。（二）案卷順序號(hào)按屬類流水編號(hào)，屬類內(nèi)各年度形成的案卷按順序編號(hào)。會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)告類和其他類，分別編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，案卷流水編到“999”號(hào)（不一定到999號(hào)，但斷開時(shí)必須整年度）時(shí)，再重新建立一本目錄從“1”開始流水編案卷號(hào)，一個(gè)屬類內(nèi)相同的案卷順序號(hào)用目錄號(hào)加以區(qū)別。（三）會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)簽會(huì)計(jì)檔案的類號(hào)和案卷號(hào)按要求填寫在會(huì)計(jì)檔案專用標(biāo)簽上。標(biāo)簽張貼位置：憑證在左上方脊背（齊邊倒貼），憑證盒加貼標(biāo)簽并與下面對齊，賬簿、報(bào)表均在左下方脊背，距下邊分別為2公分，3公分。賬簿封面加帖標(biāo)簽。（四）編目：會(huì)計(jì)檔案的編目要與會(huì)計(jì)檔案的排列、編號(hào)一致，這樣有利于保管，也便于移交和銷毀。編制案卷目錄方法為：分保管期限分別編制會(huì)計(jì)報(bào)表目錄、會(huì)計(jì)賬簿目錄、會(huì)計(jì)憑證目錄；八、會(huì)計(jì)檔案案卷格式為了加強(qiáng)檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，推進(jìn)檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的配套工作，不斷提高檔案的管理水平，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》的通知，結(jié)合工作的實(shí)際情況，制定會(huì)計(jì)檔案案卷格式。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)行政、團(tuán)體、企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案保管部門。（一）會(huì)計(jì)檔案案卷格式：包括案卷的裝具格、卷內(nèi)備考表、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄、會(huì)計(jì)檔案移交清單、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單格式。一種是案卷盒，用于會(huì)計(jì)憑證；一種是硬卷皮，用于會(huì)計(jì)報(bào)表；會(huì)計(jì)賬簿可以不另裝具，但需加貼規(guī)定封面。（二）會(huì)計(jì)憑證卷盒封面格式卷盒封面項(xiàng)目包括：立檔單位名稱、時(shí)間、本月共**冊本盒是第*-*冊、憑證自號(hào)至號(hào)、共張、保管期限、財(cái)會(huì)主管、立卷人、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、各項(xiàng)具體位置、尺寸。（三）會(huì)計(jì)憑證封面項(xiàng)目填寫方法：立檔單位名稱：形成檔案全宗的單位。立檔單位必須用全稱或通用的簡稱。時(shí)間：卷內(nèi)憑證材料所屬起止年月日。冊、號(hào)、張數(shù)：案卷要填寫總冊數(shù)和記賬證號(hào)的起止號(hào)數(shù)、張數(shù)（不是起止號(hào)的相減）。保管期限：立卷時(shí)劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。卷宗號(hào)：檔案館指定給立檔單位的編號(hào)。目錄號(hào)：全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔案案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序號(hào)。在同一個(gè)案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。（四）案卷卷脊標(biāo)簽：案卷脊采用條行標(biāo)簽，保管期限紅色為永久，藍(lán)色為定期。其項(xiàng)目包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度、保管期限。九、會(huì)計(jì)檔案案卷封面、樣表附件1會(huì)計(jì)檔案案卷目錄（憑證）年度1991……201*案卷號(hào)案卷標(biāo)題11001月份會(huì)計(jì)憑證(1-5號(hào))1月份會(huì)計(jì)憑證(7-12號(hào))張數(shù)10080保管期會(huì)計(jì)經(jīng)辦人限1515陳XX李XX附件2（實(shí)例）附件3（實(shí)例）附件附件5（實(shí)例）附件6：會(huì)計(jì)檔案盒正面（填寫實(shí)例）附件7檔案盒背脊（填寫實(shí)例）附件8：會(huì)計(jì)檔案移交清冊單位：共頁第頁序號(hào)檔案編號(hào)檔案名稱冊數(shù)應(yīng)保管期限已保管期限移交部門負(fù)責(zé)人接收部門負(fù)責(zé)人：經(jīng)手人：經(jīng)手人：監(jiān)交人：移交日期：年月日附件9會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿單位：共頁第頁借閱歸還查閱效果借閱或復(fù)制人序號(hào)工作單位查閱內(nèi)容姓名日期簽字日期簽收附件10會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊封面檔案部門監(jiān)銷人簽章：財(cái)務(wù)部門監(jiān)銷人簽章：年月日附件11會(huì)計(jì)檔案銷毀審批表銷毀會(huì)計(jì)檔案的原因及意見審批單位負(fù)責(zé)人簽章單位負(fù)責(zé)人簽章財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽章監(jiān)銷人簽章賬簿冊數(shù)憑證冊數(shù)年月日年月日年月日年月日會(huì)計(jì)附件12會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊單位：共頁第頁卷號(hào)類別案卷號(hào)檔案名稱起止日期冊數(shù)應(yīng)保管期限已保

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