張劍悅-PPT的三大工作區(qū)域及應(yīng)用

PPT的三大工作區(qū)域及應(yīng)用

張劍悅

學(xué)習(xí)導(dǎo)航

通過(guò)學(xué)習(xí)本課程，你將能夠：●學(xué)會(huì)大綱中快捷鍵的使用；●懂得應(yīng)用放映顯示區(qū)；●掌握打印備注的操作方法。

PPT的三大工作區(qū)域及應(yīng)用

在演示文稿中，主要以編輯區(qū)、備注區(qū)和大綱區(qū)三個(gè)可編輯文字的區(qū)域?yàn)橹�，它們是PowerPoint的工作環(huán)境。

編輯區(qū)、備注區(qū)和大綱區(qū)的大小可以通過(guò)顯示比例分別進(jìn)行調(diào)整。以O(shè)ffice201*版辦公軟件為例，顯示比例實(shí)際是針對(duì)不同區(qū)域進(jìn)行調(diào)整。如果把光標(biāo)定在大綱區(qū)，就可以針對(duì)縮略圖或者大綱所占區(qū)域大小調(diào)整顯示比例；把光標(biāo)定在備注區(qū)，可以針對(duì)備注文字大小調(diào)整顯示比例；如果把光標(biāo)定在編輯區(qū)，就可以針對(duì)編輯區(qū)大小調(diào)整顯示比例的大小。

演示文稿的制作方式主要有兩種：一種是以編輯備注為主的工作模式，當(dāng)鼠標(biāo)拖動(dòng)備注區(qū)的時(shí)候，就可以把幻燈片的編輯區(qū)縮�。涣硪环N是以大綱為導(dǎo)向制作演示文稿的方式，把大綱區(qū)拉大，幻燈片就會(huì)變小。一、大綱區(qū)的應(yīng)用

演示文稿的制作最終會(huì)形成幻燈片的流程和模式，僅在大綱區(qū)就能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)演示文稿的大綱文字和結(jié)構(gòu)效果。

1.大綱中的快捷鍵使用

以大綱為導(dǎo)向制作演示文稿，需要用到兩組快捷鍵：第一組是Ctrl+Enter（回車(chē)）鍵或者直接是Enter鍵；第二組是Tab（table的縮寫(xiě)）鍵或者Shift+Tab鍵。其中，第二組快捷鍵在大綱中應(yīng)用得非常廣泛。

Ctrl+Enter鍵和Enter鍵的使用

首先，打開(kāi)大綱，把范圍拉大，光標(biāo)定位在大綱區(qū)，文字的位已經(jīng)確定，用快捷鍵代替鼠標(biāo)，直接編輯大標(biāo)題，按Ctrl+回車(chē)鍵把光標(biāo)切換到副標(biāo)題，填寫(xiě)副標(biāo)題的部門(mén)、姓名、年月日等信息。接著，建第二張幻燈片。通常每張新建的幻燈片都是由標(biāo)題和文本兩個(gè)文字框組成，即標(biāo)題框和文本框，只要用Ctrl+Enter鍵就可以打開(kāi)第二張幻燈片。文字框從副標(biāo)題到下一個(gè)文字框，就是新幻燈片的大標(biāo)題。當(dāng)完成大標(biāo)題的文字，想把光標(biāo)移到下方的文本時(shí)，還是用Ctrl+Enter鍵，把光標(biāo)從上一框移動(dòng)到下一框。同樣，當(dāng)把文本做完，需要將光標(biāo)移到下一個(gè)標(biāo)題時(shí)，還是按Ctrl+Enter鍵。Ctrl+Enter鍵，實(shí)際是讓光標(biāo)的位隨著標(biāo)題和文本框向下移動(dòng)。如果光標(biāo)在幻燈片的大標(biāo)題，向下移動(dòng)就到了文本，再讓光標(biāo)向下一個(gè)文字框移動(dòng)，實(shí)際就是到了下一張幻燈片的大標(biāo)題。在大標(biāo)題打字，Ctrl+回車(chē)把光標(biāo)挪到文本，當(dāng)前的文本會(huì)帶有一個(gè)黑點(diǎn)。這種文本是有級(jí)別的，設(shè)了項(xiàng)目符號(hào)，叫做一級(jí)文本。

Table鍵和Shift+Tab鍵的使用

把光標(biāo)還原到左邊的大綱，每次回車(chē)都是一個(gè)新級(jí)層。事實(shí)上，文本是可以做成多層級(jí)的，想讓文本進(jìn)行升級(jí)或者降級(jí)，需要用到第二組快捷鍵，即Shift+Tab鍵。

先按回車(chē)鍵，之后可以看到一級(jí)文本的黑點(diǎn)，然后在打字之前按Table鍵，此時(shí)的文本就變成了二級(jí)。需要降到三級(jí)，就在Enter之后按Table鍵。如果想要升級(jí)，就在Enter之后按Shift+Tab鍵，文本就回到二級(jí)，Enter之后繼續(xù)按Shift+Tab，文本就回到一級(jí)。這種帶層級(jí)的幻燈片會(huì)更清晰和突出重點(diǎn)，讓人一目了然。

對(duì)大綱中的文本進(jìn)行升降級(jí)，應(yīng)該在打字之前使用快捷鍵，升級(jí)使用Shift+Tab鍵，降級(jí)直接按Tab鍵。這兩組快捷鍵不僅應(yīng)用到幻燈片大綱中，在實(shí)際工作中也會(huì)經(jīng)常用到。比如，Office中常用的Word軟件，同樣也有級(jí)別問(wèn)題。在Word中做了多級(jí)文本，想進(jìn)行升降級(jí)也是用這兩個(gè)快捷鍵來(lái)完成。

在大綱中使用快捷鍵的目的，是為了解大綱的應(yīng)用，更重要的是應(yīng)用規(guī)律。在實(shí)際辦公時(shí)，使用快捷鍵可以節(jié)省很多時(shí)間，從而提高工作效率。

2.幻燈片中的快捷鍵使用

快捷鍵在幻燈片中一樣可以使用。在幻燈片中，選取帶有級(jí)別的文字，把光標(biāo)放在一個(gè)地方按Table鍵，把當(dāng)前文本進(jìn)行降級(jí)，再按Table鍵又降一級(jí)，直至降為一級(jí)。想升層級(jí)時(shí)，按Shift+Tab鍵。這些快捷鍵在Word中也可以同樣使用，但是要注意前提必須有級(jí)別，否則升降級(jí)就沒(méi)有意義。工具欄中有一個(gè)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的按鈕，在使用時(shí)用光標(biāo)點(diǎn)擊整個(gè)文本框，取消當(dāng)前的項(xiàng)目符號(hào)，文本就沒(méi)有級(jí)別，再升降級(jí)層都沒(méi)有任何意義，只能讓文字進(jìn)行跳動(dòng)。也就是說(shuō)，只有在項(xiàng)目符號(hào)或者項(xiàng)目編號(hào)的狀態(tài)下才能進(jìn)行升降級(jí)。

通常情況下，第一張幻燈片默認(rèn)的是標(biāo)題版式，即上面是大標(biāo)題，下面是副標(biāo)題，根本就用不到升降級(jí)，只有對(duì)于上面是標(biāo)題，下面是有級(jí)別的文本框的幻燈片，才需要用快捷鍵來(lái)完成。

輸入標(biāo)題時(shí)快捷鍵的使用

光標(biāo)放到大綱處，在文本框打字，按Ctrl+Enter鍵會(huì)再建一個(gè)新幻燈片，不排除光標(biāo)又跑到標(biāo)題的可能。在做幻燈片時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣一種情況：幻燈片只有一個(gè)大標(biāo)題，下面不是文本，而是圖表、表格、圖片或者流程圖，這時(shí)只要光標(biāo)在標(biāo)題框直接按Enter鍵，就會(huì)換到下一張新建幻燈片的標(biāo)題。

在Enter、Ctrl+Enter和Table、Shift+Tab兩組快捷鍵中，前者的作用是讓光標(biāo)位進(jìn)行移動(dòng)，從一個(gè)框到另一個(gè)框的移動(dòng)，一個(gè)標(biāo)題到下一個(gè)標(biāo)題移動(dòng)；后者的作用是把下方的文本進(jìn)行層次級(jí)別的改變。掌握好這兩組快捷鍵，就能既控制光標(biāo)的位，又控制文本的級(jí)別。有人曾總結(jié)：“光標(biāo)如果在下方文本，按Enter鍵會(huì)進(jìn)入下一個(gè)文本，也就是下一行、下一段；如果光標(biāo)在標(biāo)題，按Enter鍵就會(huì)進(jìn)入下一個(gè)標(biāo)題，也就是下一張幻燈片�！�

添加對(duì)象內(nèi)容時(shí)快捷鍵的使用所有幻燈片的文字完成之后，接下來(lái)回到縮略圖，為每張幻燈片添加不同對(duì)象和內(nèi)容。以在幻燈片下方插入圖表為例。操作是這樣的：首先，插圖圖表不需要文字框，可以通過(guò)“格式”菜單選擇“幻燈片版式”，此時(shí)幻燈片的右邊會(huì)出現(xiàn)幻燈片版式的調(diào)整和選擇，選擇只有標(biāo)題的版式，把文字框取消。根據(jù)幻燈片內(nèi)容更改版式，這是非常重要的。接著，在Excel中把圖表復(fù)制粘貼或者直接在PowerPoint中選擇插入圖表：在Excel窗口中修改圖表數(shù)據(jù)和內(nèi)容，然后點(diǎn)擊空白處，圖表就會(huì)直接出現(xiàn)在幻燈片中；在幻燈片下方插入表格，通過(guò)工具欄中“插入圖表”的方式畫(huà)一個(gè)所需要行列數(shù)的表格，松開(kāi)鼠標(biāo)后就可以看到一個(gè)表單出現(xiàn)在幻燈片里，然后填寫(xiě)內(nèi)容就可以了。

模板設(shè)時(shí)快捷鍵的使用

在整個(gè)幻燈片內(nèi)容做完之后，打開(kāi)“設(shè)計(jì)”菜單里的“幻燈片模板”選項(xiàng)，可以從中選擇自己喜歡的模板（很多模板都是微軟自帶的，也可以把自己企業(yè)和常用的一些模板放入。）隨便選擇一個(gè)效果，通過(guò)點(diǎn)擊，幻燈片的背景、文字格式和顏色風(fēng)格會(huì)形成整體一致的變化，只有封面幻燈片是與眾不同的。

添加動(dòng)畫(huà)時(shí)快捷鍵的使用

對(duì)于演示文稿，添加動(dòng)畫(huà)也是必備的動(dòng)作之一。動(dòng)畫(huà)的添加和模板的設(shè)沒(méi)有順序性，先套用模板或者先做動(dòng)畫(huà)都是可以的。如果選好模板后再加動(dòng)畫(huà)，在最后放映之前應(yīng)該從上到下把每張幻燈片的動(dòng)畫(huà)逐一做好。

放映時(shí)快捷鍵的使用

完成內(nèi)容、背景、格式和動(dòng)畫(huà)后，接下來(lái)需要的就是放映技巧和經(jīng)驗(yàn)。把這些都合在一起，就是完美演示文稿的制作過(guò)程，而且效率是最高的。

很多人建立演示文稿，在標(biāo)題框打字需要轉(zhuǎn)行把字縮小的時(shí)候，會(huì)選擇用“字號(hào)”來(lái)調(diào)節(jié)。實(shí)際上，更簡(jiǎn)單的方式是使用快捷鍵“Ctrl+中括號(hào)”，左邊的中括號(hào)使文字縮小，右邊的中括號(hào)使文字放大。用快捷鍵代替鼠標(biāo)選“字號(hào)”調(diào)整文字大小，會(huì)節(jié)省很多工作時(shí)間。通常情況下，字體、字號(hào)都是根據(jù)情況掌握，不要機(jī)械、死板地記憶，選擇快捷鍵調(diào)整要比“字號(hào)”靈活方便。

在日常工作中，很多人的做法是，建一張幻燈片，輸入文字，改字號(hào)大小，改背景顏色，設(shè)計(jì)動(dòng)畫(huà)，接著建立第二張幻燈片，輸入文字，做格式美化，設(shè)計(jì)動(dòng)畫(huà)，再建第三張幻燈片……每張新建幻燈片如此循環(huán)，多一張幻燈片，整個(gè)工作都要做一個(gè)循環(huán)。這種方式的工作效率非常低，是不可取的。在公司，之所以分部門(mén)工作，就是要形成一條流水線(xiàn)，每個(gè)部門(mén)都做各自的事情，不干涉其他部門(mén)工作，協(xié)調(diào)一致才能夠穩(wěn)步向前。因此，幻燈片設(shè)和應(yīng)用也要考慮這樣的方式，切忌做低效率的事情。二、編輯區(qū)的應(yīng)用

在PowerPoint的三個(gè)工作區(qū)域中，編輯區(qū)是人們最熟悉的區(qū)域，然而很多人盡管使用PowerPoint多年，卻不見(jiàn)得很了解，甚至從來(lái)沒(méi)有離開(kāi)白色頁(yè)面，也沒(méi)有調(diào)整過(guò)幻燈片的顯示比例。

1.放映顯示區(qū)的應(yīng)用

Office中Word軟件主要是對(duì)文字進(jìn)行編輯，中間的白色區(qū)域就是編輯區(qū)，很多人在Word中編輯文字，只在頁(yè)邊距之內(nèi)的版心完成工作。事實(shí)上，想要出頁(yè)邊界很容易，只要選中“標(biāo)尺”的右縮進(jìn)按鈕，用鼠標(biāo)向外拖動(dòng)，就可以看到一條黑線(xiàn)，松開(kāi)鼠標(biāo)，這段文字的右邊界就出來(lái)了，用同樣方法，把縮進(jìn)按鈕向左邊調(diào)整，文字的左邊界也就會(huì)出來(lái)。雖然文字可以寫(xiě)到版心邊界，卻不能出白色區(qū)域。否則無(wú)論是在Word中直接看，還是打印出來(lái)，都不能看到紙外面的字，即使用文本框插入照片拖到灰色的地方，也是看不見(jiàn)的。

幻燈片與Word不同，顯示比例可以自由縮小和調(diào)大，可以把文字拖出來(lái)，也可以直接在外面繪制文字、插入圖片、表格甚至直接繪制圖形，總之，離白色區(qū)域再遠(yuǎn)都可以。也就是說(shuō)，你的心有多大，編輯區(qū)就有多大，它沒(méi)有具體的邊界。值得注意的是，對(duì)白色區(qū)域之外的圖片進(jìn)行動(dòng)畫(huà)放映，是看不到的。

【操作演示】

在幻燈片白色區(qū)域外畫(huà)一個(gè)圓形，開(kāi)始放映，看不到圓形的變化；把圓形的1/4放入白色區(qū)域，做扇形動(dòng)畫(huà)，開(kāi)始放映，可以看到圖形的變化。左側(cè)幻燈片縮略圖只顯示了1/4的圖形，所以放映的時(shí)候只能看到圓的1/4部分。把圓形放到白色區(qū)域內(nèi)，幻燈片的兩邊就為圓做一條切線(xiàn)，此時(shí)直接放映，就能看到整個(gè)圓了。

以上的操作演示說(shuō)明：一是幻燈片的白色和灰色部分都是編輯區(qū)；二是幻燈片的白色部分是放映時(shí)能看到的區(qū)域，通常被稱(chēng)作“幻燈片放映顯示區(qū)”。

Word編輯完成之后，可以打印出來(lái)直接在紙張中觀(guān)看，E-mail給別人，或者直接以電子文檔的方式進(jìn)行瀏覽。與之不同，幻燈片的命運(yùn)基本只有一種放映，所有演示文稿都是通過(guò)投影放映觀(guān)看，沒(méi)有人會(huì)看編輯狀態(tài)。

2.放映顯示區(qū)外的應(yīng)用

放映幻燈片時(shí)，顯示區(qū)之外的圖形、表格、文字不會(huì)被看到，但并不意味著不需要引起重視，相反，其往往發(fā)揮更重要的作用。

概括來(lái)說(shuō)，其作用主要有兩個(gè)：

第一，配合動(dòng)畫(huà)效果，畫(huà)面更加生動(dòng)。試想一下，在放映幻燈片時(shí)，一個(gè)球從天而降，文字從下方緩緩向上方移動(dòng)，星星亮光從左下角快速劃到右上角，增加這些是什么感覺(jué)？雖然一些圖形、表格等放在放映顯示區(qū)之外看不到，但是通過(guò)動(dòng)畫(huà)的配合就會(huì)使畫(huà)面更加生動(dòng)。調(diào)整幻燈片的大小，就是為了配合動(dòng)畫(huà)效果的實(shí)現(xiàn)。很多效果的制作是要配合周?chē)�空間完成的，如果不改變幻燈片編輯區(qū)的大小，那么很多效果都將做不出來(lái)，這樣的幻燈片會(huì)顯得很單調(diào)。

第二，遮擋的藝術(shù)，增添幻燈片的美感�！静僮餮菔尽�

畫(huà)一個(gè)橢圓形，把它拉得比幻燈片再大一些，圖形上方會(huì)出現(xiàn)綠色空點(diǎn)，通過(guò)鼠標(biāo)旋轉(zhuǎn)綠色空點(diǎn)，將這個(gè)橢圓變成一個(gè)斜向的安排，把橢圓再拉大，大到蓋住幻燈片左邊的角，再向右拖動(dòng)它的大小，蓋住右上面的角。

整個(gè)橢圓做好之后，所露出的只是左上角和右下角兩個(gè)斜角，這兩個(gè)斜角暫時(shí)是白色的，在空白處點(diǎn)右鍵選擇“背景”，改變背景顏色，選定一個(gè)顏色之后（比如藍(lán)色），點(diǎn)擊“確定”，再點(diǎn)擊“應(yīng)用”，幻燈片兩個(gè)斜角就變?yōu)樗{(lán)色。把當(dāng)前的橢圓選中，填充“純白色”，外邊的線(xiàn)條顏色通過(guò)“線(xiàn)條色工具”做成“無(wú)線(xiàn)條顏色”，這時(shí)輪廓線(xiàn)就被刪掉了。然后在橢圓上點(diǎn)右鍵，點(diǎn)“于底層”“于底層”，這樣之前的文字就會(huì)顯露出來(lái)。點(diǎn)擊“放映”，幻燈片中出現(xiàn)了兩個(gè)斜的弧角效果。這就是“遮擋的藝術(shù)”，概括起來(lái)就是看得見(jiàn)部分和遮擋部分的配合使用。很多電視節(jié)目中弧角的效果也是這么做出來(lái)的。當(dāng)然，還有很多效果都是通過(guò)靈活運(yùn)用實(shí)現(xiàn)的，這里就不再一一列舉。

總之，在制作幻燈片時(shí)，要充分利用好編輯區(qū)，無(wú)論是在幻燈片放映顯示區(qū)之內(nèi)還是之外的圖片或文字，都能為幻燈片增加色彩。三、備注區(qū)的應(yīng)用

幻燈片的備注區(qū)域，主要是針對(duì)幻燈片的內(nèi)容所做的備忘或者注釋?zhuān)�統(tǒng)稱(chēng)為備注。備注的使用方式包括放映備注和打印備注兩種。

1.放映備注

以O(shè)ffice201*版本為例，備注的應(yīng)用模式表現(xiàn)為：選中幻燈片，在下方添加備注信息；第二張幻燈片備注也以同樣的方法添加。完成備注后，在Office201*中直接放映，想要看到備注文字，只需在下方點(diǎn)擊右鍵，就會(huì)打開(kāi)一個(gè)獨(dú)立的窗口，顯示在第一張幻燈片中所書(shū)寫(xiě)的備注文字，將幻燈片切換到第二張也會(huì)看到相應(yīng)備注信息�？梢�(jiàn)，每張幻燈片的備注都是獨(dú)立的。事實(shí)上，這種應(yīng)用備注信息效果并不好。雖然備注字比較小，觀(guān)眾看不清文字內(nèi)容，但通過(guò)投影卻能看到演講者正在看備注，這是沒(méi)有提前做好功課的典型表現(xiàn)。

對(duì)此，更好的提示方法是做出“雙屏”，通過(guò)雙屏的效果“獨(dú)享備注”，即只有自己看備注信息，觀(guān)眾在投影上看到的是全屏。

2.打印備注

除了放映備注外，打印備注也是一種非常重要的方式。雖然不是每個(gè)人都有打印的需求，但其同樣是PowerPoint很重要的功能。

幻燈片中的打印，直接進(jìn)入“打印預(yù)覽”就可以看到打印效果。通常來(lái)說(shuō)，不會(huì)用一張A4紙橫著打印一張幻燈片，而是選擇不同內(nèi)容分別打印。在“打印內(nèi)容”選項(xiàng)中，比較常用的選項(xiàng)是“講義（每頁(yè)3張幻燈片）”和“備注頁(yè)”。

“講義（每頁(yè)3張幻燈片）”

點(diǎn)擊該選項(xiàng)后，通�？吹降幕脽羝�講義左邊是幻燈片的縮略圖，右邊是很多橫線(xiàn)網(wǎng)格，以方便打印出來(lái)之后讓觀(guān)眾記錄筆記，即對(duì)應(yīng)每張幻燈片記錄信息。如今很多會(huì)議和培訓(xùn)的講義經(jīng)常會(huì)采用這種打印效果的幻燈片。

采用這種方式打印幻燈片講義，有兩個(gè)非常重要的建議和經(jīng)驗(yàn)：第一，直接打印時(shí)要調(diào)整頁(yè)面大小。選擇窗口上方“選項(xiàng)”“根據(jù)紙張調(diào)整大小”，一旦勾選該選項(xiàng)，當(dāng)前頁(yè)面上下的頁(yè)邊距會(huì)被充分地利用，幻燈片頁(yè)面就會(huì)相對(duì)大一些。第二，做講義之前不要直接打印預(yù)覽，而是對(duì)母版進(jìn)行調(diào)整和設(shè)。選擇“視圖”“母版”中的“講義母版”，講義母版可以插入照片和文本框，輸入固定的信息，比如作者信息、公司名稱(chēng)、網(wǎng)址電話(huà)、公司Logo等。由于是母版，每張講義的效果都是同步的。

在講義母版中，最重要的就是調(diào)整固定的信息，和Word中做頁(yè)眉頁(yè)腳類(lèi)似。一旦關(guān)閉回到幻燈片，在幻燈片中沒(méi)有任何變化，但是再進(jìn)入講義去看，如果之前在打印講義時(shí)勾選了“根據(jù)紙張調(diào)整大小”，紙的上下邊距會(huì)被充分地利用，而且提前做了講義母版，因此，每一張幻燈片的左上角、右上角都有相同的信息。因此，想做好講義，就要把頁(yè)眉頁(yè)腳做好，即調(diào)整好講義的母版，使打印的講義都符合講義母板。

“備注頁(yè)”

在打印內(nèi)容中，倒數(shù)第二項(xiàng)是“備注頁(yè)”。點(diǎn)擊此選項(xiàng)，在幻燈片中添加備注，幻燈片縮略圖下方就可以看到備注文字。做講義調(diào)整講義母版，也是同樣的道理，打印備注就應(yīng)該先調(diào)整“備注母版”。備注母板版可以添加圖片和固定的文字內(nèi)容，并進(jìn)行一系列的設(shè)，如縮小、下調(diào)文字框的位，放大文字，拉大幻燈片縮略圖，左上角添加備注文字等。關(guān)閉幻燈片，同樣沒(méi)有變化，進(jìn)入“打印”頁(yè)面就會(huì)發(fā)現(xiàn)每張備注的內(nèi)容、頁(yè)面都是一樣的效果。

無(wú)論打印備注還是講義，打印之前都要調(diào)整好母版，這是打印時(shí)的必要準(zhǔn)備。實(shí)際上，Word才是真正做排版的軟件，所以，對(duì)于非常重要的講義、講稿，建議不要在幻燈片中直接打印，應(yīng)該通過(guò)發(fā)送的方式，放入word，這樣是最好的方法。

總之，在PowerPoint整個(gè)工作環(huán)境中進(jìn)行各種設(shè)之前，應(yīng)該先熟悉環(huán)境，對(duì)幻燈片進(jìn)行整體的把握，并對(duì)界面有一個(gè)整體了解。

擴(kuò)展閱讀：張劍悅-PPT內(nèi)容設(shè)計(jì)原則

PPT內(nèi)容設(shè)計(jì)原則

張劍悅

學(xué)習(xí)導(dǎo)航

通過(guò)學(xué)習(xí)本課程，你將能夠：●了解強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)原則；●學(xué)會(huì)多用圖型和圖表說(shuō)話(huà)；●懂得文字和圖片的巧排；●知道運(yùn)用結(jié)合和統(tǒng)一原則。

PPT內(nèi)容設(shè)計(jì)原則

一、強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)原則

強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)是幻燈片內(nèi)容設(shè)計(jì)的核心原則。在設(shè)計(jì)幻燈片時(shí)，要謹(jǐn)記：每張幻燈片都要有鮮明的觀(guān)點(diǎn)，重點(diǎn)要非常突出。

圖1強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)原則

PowerPoint是幻燈片的英文寫(xiě)法，由Point和Power組成。其中Point意為“點(diǎn)”，Power指“有能量、重量”，概括起來(lái)就是“有重量的點(diǎn)”，即“重點(diǎn)”。PowerPoint軟件的特點(diǎn)就是觀(guān)點(diǎn)鮮明（Point），突出重點(diǎn)（Power）。也就是說(shuō)，只有把Power和Point都做好，才能稱(chēng)之為真正的幻燈片。

1.一張幻燈片不等同于word的一個(gè)頁(yè)面

在Word中，編輯的單位跟頁(yè)碼沒(méi)關(guān)系，其無(wú)需打字，只要使用60個(gè)回車(chē)，就能從一個(gè)頁(yè)面跳到另一個(gè)頁(yè)面，因此，與其說(shuō)Word的一頁(yè)紙是編輯的單位，還不如看成是打印單位。相較之，幻燈片不同，一張幻燈片不能等同于word的一個(gè)頁(yè)面。很多人都有過(guò)這樣的經(jīng)歷：字?jǐn)?shù)太多，當(dāng)一張幻燈片寫(xiě)不下時(shí)，就再建一張接著寫(xiě)。事實(shí)上，這是典型的“Word搬家”，這樣的幻燈片顯然沒(méi)有達(dá)到強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)的原則，不提倡使用。

2.一張幻燈片等同于word的一個(gè)章節(jié)幻燈片大綱的英文版叫“Outline”，相當(dāng)于Word中的標(biāo)題，屬于結(jié)構(gòu)性文字。一般來(lái)說(shuō)，在幻燈片中，只能放入標(biāo)題和結(jié)構(gòu)性的文字，而不能放入過(guò)多的正文。如果實(shí)在需要放入較多正文，可以添加在備注中。也就是說(shuō)，幻燈片中的文字應(yīng)該是綱要性的，因此等于一個(gè)章節(jié)，只有章節(jié)和標(biāo)題才可以體現(xiàn)明確的觀(guān)點(diǎn)和重點(diǎn)。

圖2是某人做的一張幻燈片，其表示，由于Word文字多，幻燈片編輯區(qū)空間小，只能節(jié)選一部分來(lái)粘，所以把節(jié)選的部分稱(chēng)作“片斷”。

圖2某人做的幻燈片

由圖2可知，此類(lèi)幻燈片有兩個(gè)錯(cuò)誤：一是標(biāo)題沒(méi)有論點(diǎn)，不能叫“片斷”；二是所節(jié)選的文字沒(méi)有重點(diǎn)。事實(shí)上，該幻燈片三段文字中的第一句都是核心，可直接提取核心內(nèi)容，把每段第一句做成一級(jí)標(biāo)題，同時(shí)把標(biāo)題換成“實(shí)施方案”，如圖3所示：

圖3修改后的幻燈片

通過(guò)對(duì)比不難發(fā)現(xiàn)，圖3的觀(guān)點(diǎn)表述更加明確，但這仍然不是幻燈片，只是多了背景顏色，沒(méi)有觀(guān)點(diǎn)和重點(diǎn)，因此只能稱(chēng)為“多級(jí)Word”或者“記事本”。

通常，幻燈片中的重點(diǎn)，要先提取出來(lái)，然后做加強(qiáng)。只有把核心明確突出的表現(xiàn)出來(lái)，在幻燈片打開(kāi)時(shí)，觀(guān)眾才能夠了解所講的重點(diǎn)，使幻燈片達(dá)到質(zhì)的變化，如果配合動(dòng)畫(huà)，就能夠達(dá)到更好的效果。圖4是二次修改后的效果。

圖4二次修改后的幻燈片

值得一提的是，圖4中的三段文字不一定都要加在幻燈片中，事實(shí)上，只要把三個(gè)標(biāo)題做好，其余的由內(nèi)容演示者說(shuō)出來(lái)即可。須知很多觀(guān)眾不會(huì)看過(guò)多的文字，文字太多會(huì)讓人產(chǎn)生疲倦感，也就起不到吸引觀(guān)眾的效果。因此，與其這樣，不如將幻燈片打印出來(lái)讓觀(guān)眾自己看，這樣還能節(jié)省時(shí)間。

總之，制作幻燈片一定要考慮觀(guān)眾的感受，學(xué)會(huì)換位思考，從而達(dá)到重點(diǎn)突出的效果。二、形象生動(dòng)原則

形象生動(dòng)原則的特點(diǎn)在于：簡(jiǎn)短、簡(jiǎn)潔，便于觀(guān)眾記憶。所謂便于記憶，是指讓人們記住幻燈片的觀(guān)點(diǎn)和重點(diǎn)。在設(shè)計(jì)幻燈片時(shí)，如果文字量非常大，是不方便觀(guān)眾記憶的，只有把幻燈片做得簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)短，觀(guān)點(diǎn)才能更加明確和突出。須知相比冷冰冰的文字，人更愿意看形象生動(dòng)的事物，這也是Excel中把表單信息轉(zhuǎn)化成圖表的原因。

1.視覺(jué)朗讀不可取

在幻燈片設(shè)計(jì)中，視覺(jué)朗讀的方法是不可取的。

圖5視覺(jué)朗讀與視覺(jué)展示

如圖5所示，內(nèi)容同樣是“打開(kāi)任務(wù)管理器的方法”，左邊幻燈片的設(shè)計(jì)即為“視覺(jué)朗讀”，這種設(shè)計(jì)方法是不可取的。正確的做法應(yīng)該是，在放映幻燈片的同時(shí)，讓觀(guān)眾的思路跟隨演講者而動(dòng)，使觀(guān)眾時(shí)刻牢記演示文稿的觀(guān)點(diǎn)，而只有形象生動(dòng)才能夠吸引觀(guān)眾，讓人記憶猶新，進(jìn)而達(dá)到“視覺(jué)展示”的效果（如右邊的幻燈片）。

2.文字多也可以做出優(yōu)秀幻燈片【操作演示】圖6所示幻燈片出自某企業(yè)的工會(huì)主席之手，其經(jīng)常去地方參加各種會(huì)議，但是每年年終總結(jié)的述職幻燈片，所受到的關(guān)注度都比較低。究其原因，原來(lái)其只是對(duì)著幻燈片讀，觀(guān)眾不愛(ài)看也不愛(ài)聽(tīng)。該工會(huì)主席感覺(jué)自己的工作不受重視，想在新述職時(shí)將幻燈片進(jìn)行一番修改。

圖6年終述職總結(jié)（一）

相較于形式多變的數(shù)據(jù)類(lèi)型幻燈片，文字列表型幻燈片由于沒(méi)有辦法轉(zhuǎn)化成其他形式，因此是最難修改的。仔細(xì)研究圖6中的幻燈片內(nèi)容，可以找到突破口：每一行的最后都有開(kāi)會(huì)地點(diǎn)，因此可以通過(guò)網(wǎng)上地圖抓屏找到照片，然后對(duì)照地圖，在幻燈片中直接標(biāo)記出相應(yīng)的地點(diǎn)，配合動(dòng)畫(huà)效果，開(kāi)會(huì)地點(diǎn)就會(huì)清晰地逐次出現(xiàn)，如圖7所示。

圖7年終述職總結(jié)（二）

在進(jìn)行PPT演示時(shí)，當(dāng)說(shuō)到會(huì)議主題，只要點(diǎn)擊鼠標(biāo)，地圖上所有圖標(biāo)就會(huì)緊急集合，地圖淡淡地隱去，取而代之的是每一行文字，同時(shí)為了體現(xiàn)更好的效果，可在右上角添加黨旗Logo。如圖8所示：

圖8年終述職總結(jié)（三）

經(jīng)過(guò)修改后的幻燈片，開(kāi)會(huì)時(shí)關(guān)注度明顯增高，達(dá)到了這位工會(huì)主席想要的效果。

修改之后的幻燈片的文字量并沒(méi)有減少，只不過(guò)借助地圖效果做了一個(gè)轉(zhuǎn)化，結(jié)果明顯提

高了幻燈片的等級(jí)，達(dá)到了形象生動(dòng)的效果，使PowerPoint的重點(diǎn)更突出。由此可見(jiàn)，想要提高幻燈片的等級(jí)，并不一定要減少文字，也可以借助其他手段實(shí)現(xiàn)。

有人曾說(shuō)：“文字是優(yōu)秀幻燈片的天敵�！�，認(rèn)為幻燈片中的文字過(guò)多就會(huì)降低幻燈片的優(yōu)秀率。事實(shí)上，有些文字較多的幻燈片，優(yōu)秀程度也并沒(méi)有降低，因此，更精準(zhǔn)的觀(guān)點(diǎn)應(yīng)該是“多余文字是優(yōu)秀演示文稿的天敵”。

3.多用圖型和圖表說(shuō)話(huà)

在PPT的設(shè)計(jì)中，為了減少在文稿中多使用文字，需要牢記多用圖型代替文字和多使用圖表兩條錦囊妙計(jì)。

多用圖型說(shuō)話(huà)

用圖型代替文字。這里的“圖型”是指圖形和模型。圖形和模型的配合本身已經(jīng)表達(dá)了幻燈片的觀(guān)點(diǎn)，也就沒(méi)有必要再寫(xiě)多余的文字，自然而言減少了文字的使用。圖型的優(yōu)勢(shì)包括表達(dá)文字內(nèi)容、減少冗余文字、表現(xiàn)力強(qiáng)、形象生動(dòng)四個(gè)方面。

圖9滑輪模型效果

圖9所做的是一個(gè)模型效果，其滑輪是固定的，表達(dá)份額的大小。經(jīng)過(guò)對(duì)其大小和顏色的區(qū)分，在數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單更新的基礎(chǔ)上，又增加了動(dòng)畫(huà)效果，使滑輪有一個(gè)滑動(dòng)的過(guò)程，就形成了比較，如圖10所示。在比較的同時(shí)形成了對(duì)比過(guò)程，省略了語(yǔ)言和文字，使觀(guān)眾很直觀(guān)就能知道份額多少的關(guān)系，既形象，又生動(dòng)。

圖10修改后的滑輪模型效果圖10中的組合可以分解為很多幻燈片自帶的圖形，只要進(jìn)行組合、復(fù)制，再配合動(dòng)畫(huà)就可以完成。做這樣的效果看上去很復(fù)雜，事實(shí)上，熟能生巧，只要熟練了就會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。

在實(shí)際操作中，有些效果也可以做得很簡(jiǎn)潔�！静僮餮菔尽�

新建一張幻燈片，斜著畫(huà)條直線(xiàn)，直接在流程圖中找到三角形繪制出來(lái)，并稍微

調(diào)整其位，然后再畫(huà)一條直線(xiàn)，接著在下方畫(huà)一個(gè)矩形，再接著畫(huà)個(gè)圈，圈住直線(xiàn)和矩形，在畫(huà)圈時(shí)沒(méi)有包含旁邊的三角形，隨后按Ctrl鍵直接拖，變成“復(fù)制”效果，通過(guò)Ctrl鍵的配合可以直接拖到指定位。

整張幻燈片只要加上標(biāo)題，即只需在矩形中點(diǎn)右鍵添加文字，即使忽略動(dòng)畫(huà)制作，這張幻燈片的演示效果也會(huì)一目了然。

概括來(lái)說(shuō)，在繪制圖形時(shí)，有兩個(gè)小建議：

第一，只要選擇Shift鍵，就能畫(huà)成規(guī)則的圖形。按Shift畫(huà)直線(xiàn)，會(huì)形成沒(méi)有任何鋸齒的直線(xiàn)；按Shift鍵畫(huà)矩形，會(huì)變成正方形；按Shift鍵畫(huà)橢圓，會(huì)形成正圓。不僅如此，在Office所有軟件和PhotoShop等繪圖軟件中，都可以配合Shift鍵完成規(guī)則圖形的繪制。

第二，在幻燈片中復(fù)制文字和圖形不建議使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。因?yàn)閺?fù)制后再粘貼時(shí)，粘貼的位還需要再調(diào)整，不好操作，因此可以直接畫(huà)個(gè)圈，圈選，按住Ctrl鍵直接拖到制定的位，再做微調(diào)，就可以實(shí)現(xiàn)想要的效果。

注意，對(duì)于工作中用到的數(shù)據(jù)對(duì)比，平衡關(guān)系等情況，在幻燈片設(shè)計(jì)時(shí)，同樣也可以利用相應(yīng)的圖形關(guān)系繪制。

【操作演示】

按Shift鍵畫(huà)一條直線(xiàn)，再畫(huà)一條向上的直線(xiàn)，可以通過(guò)復(fù)制多畫(huà)幾條，并將線(xiàn)的位微調(diào)，之后畫(huà)一個(gè)圈圈住這些直線(xiàn)，點(diǎn)右鍵做一個(gè)組合，把多個(gè)圖形變成一個(gè)。按住Ctrl鍵復(fù)制，做三個(gè)相同的圖形。

緊接著，畫(huà)一段弧，旋轉(zhuǎn)綠色空點(diǎn)將其轉(zhuǎn)成所需要的角度。此時(shí)弧的兩邊都是線(xiàn)，要做跨欄的感覺(jué)，就要把右側(cè)的線(xiàn)變成箭頭：首先把該線(xiàn)選中，點(diǎn)擊“繪圖工具欄”的“箭頭樣式”的按鈕，選擇樣式五，直接單擊，右側(cè)箭頭就會(huì)出現(xiàn)，按Ctrl鍵拖動(dòng)。然后，在左側(cè)畫(huà)一個(gè)實(shí)心的大圓，右邊畫(huà)一個(gè)實(shí)心的小圓，在下方用文本框填寫(xiě)每一個(gè)的主題。如圖11所示：

圖11跨欄效果

比如，某企業(yè)的研討會(huì)的主題為“如何讓消費(fèi)者輕松越過(guò)三關(guān)”，其中，第一關(guān)是品牌關(guān)，第二關(guān)是質(zhì)量關(guān)，第三關(guān)是價(jià)格關(guān)。很多人都是用文字表現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)比的效果，一張幻燈片寫(xiě)一關(guān)，結(jié)果用了三、四張幻燈片，最后還增加一個(gè)小結(jié)和總結(jié)，這樣的幻燈片做出來(lái)后關(guān)注度非常低；也有人通過(guò)“一越過(guò)三關(guān)”的圖型表達(dá)，路徑動(dòng)畫(huà)，隨著講解讓圓不斷地跳動(dòng)，讓觀(guān)眾聯(lián)想到一關(guān)跳過(guò)一關(guān)，能夠讓實(shí)際消費(fèi)人群和有意向人群近似。這種幻燈片的關(guān)注度最高，效果最好。

“SmartArt”的運(yùn)用。在Office201*和201*版本中，有一個(gè)非常重要的功能，即“插入”中的“SmartArt”。SmartArt由Smart（聰明）和Art（藝術(shù)）組成，概括起來(lái)就是“聰明的藝術(shù)圖式”。當(dāng)在窗口中點(diǎn)擊“SmartArt”時(shí)，就會(huì)打開(kāi)各種事物關(guān)系，從而省去自己做模型。比如，在“列表”中，有六邊形蜂窩狀多級(jí)列表、上下多級(jí)圖文列表、圖文列表；在“流程”中，有步驟和階段；在“循環(huán)”中，有相互循環(huán)的關(guān)系，有齒輪咬合相互的關(guān)聯(lián)；在“層次結(jié)構(gòu)”中，有常見(jiàn)的制作組織結(jié)構(gòu)圖效果；在“關(guān)系”中，有平衡關(guān)系、有漏斗做篩選、有矛盾和沖突，還有做工作總結(jié)和計(jì)劃時(shí)常用的目標(biāo)圖、同心圓等。通過(guò)這些模型，可以在工作時(shí)很輕易就能把幻燈片的效果做得非常好。

以介紹今年的優(yōu)秀員工和銷(xiāo)售冠軍為例�！静僮餮菔尽�

選擇“圖文列表”，點(diǎn)擊“確定”，可以在頁(yè)面上看到三個(gè)框，上面是圖，下面是文字介紹。由于需要介紹四個(gè)人，所以需要添加一個(gè)框：選中“設(shè)計(jì)”，在左邊“添加形狀”處單擊。在幻燈片中點(diǎn)右鍵編輯文字，直接就可以填寫(xiě)所有人名，然后點(diǎn)擊圖片框中“插入圖片”的按鈕，單擊圖片即可插入。完成以上操作后，在“設(shè)計(jì)”“顏色更改”中更改顏色，在SmartArt樣式中，將其改成三維的光影效果。

圖12圖文列表效果

在制作幻燈片時(shí)，很多其他關(guān)系也可以通過(guò)SmartArt來(lái)展示�！静僮餮菔尽�

點(diǎn)擊“插入”“SmartArt”“關(guān)系”中的向右傾斜，如圖13所示，天平的右上方是三個(gè)，左上方是二個(gè)，光標(biāo)在左側(cè)添加一個(gè)形狀，兩邊都是三個(gè)，就會(huì)自動(dòng)達(dá)到SmartArt平衡關(guān)系。

圖13平衡關(guān)系效果圖

接著，更改顏色為“彩色”，點(diǎn)擊“樣式”做“三維光影”，不用加文字，就可以得到很好的效果。

圖14SmartArt的功效

在工作中，經(jīng)常會(huì)制作表示相互關(guān)系的圖表，比如“目標(biāo)圖”，可以在“插入”“關(guān)系”中直接添加。也就是說(shuō)，在PowerPoint中，只要掌握技巧，做出效果很好的幻燈片是不需要花費(fèi)很多時(shí)間的。

多用圖表說(shuō)話(huà)

在進(jìn)行幻燈片制作時(shí)，要想做到形象生動(dòng)，除了多用圖型，還要多用圖表說(shuō)話(huà)。圖表有直觀(guān)、表現(xiàn)力強(qiáng)、便于記憶、形象生動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，是其它工具無(wú)法取代的。

在幻燈片制作中，把結(jié)果轉(zhuǎn)化成結(jié)論的最好方式就是把文字?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成圖表。圖表的優(yōu)勢(shì)跟圖型很像，而區(qū)別在于圖表本身就很形象生動(dòng)，數(shù)據(jù)不用文字表達(dá)，而是通過(guò)柱圖、餅圖、折線(xiàn)圖直觀(guān)地表示。需要注意的是，由于幻燈片中的圖表只是用來(lái)表達(dá)結(jié)論，所以會(huì)有真圖表和假圖表之分。

真圖表。如圖15所示，這是一個(gè)真圖表幻燈片，但是效果不是非常理想，觀(guān)眾的關(guān)注度很低。

圖15非專(zhuān)業(yè)真圖表

真正的幻燈片應(yīng)該做到放映時(shí)看不到數(shù)據(jù)，只能看到網(wǎng)格和圖例，如圖16所示，幻燈片中的三個(gè)產(chǎn)品配合動(dòng)畫(huà)放映隨著單擊圖表會(huì)紛紛出現(xiàn)，這樣能夠很明顯地提升觀(guān)眾關(guān)注度，從而達(dá)到吸引觀(guān)眾的效果。

圖16專(zhuān)業(yè)真圖表

假圖表。假圖表在工作中也經(jīng)常用到，如圖17所示，這是一個(gè)典型假“模擬條形圖”，從中可以看出數(shù)據(jù)對(duì)比的情況。

圖17假模擬條形圖

不難看出，假圖表的表現(xiàn)力比真圖表要強(qiáng)很多，不論是光影的感覺(jué)，還是朦朧的標(biāo)題，這種美感真圖都很難達(dá)到。

制作假圖表需要掌握一些方法，以圖17所示的幻燈片為例：【操作演示】畫(huà)一個(gè)矩形，在“設(shè)顏色”的時(shí)候選擇“綠色”，并將透明度設(shè)成40%。選“顏色填充”時(shí)，如果透明度默認(rèn)為零，就會(huì)看不到背景信息，如果透明度調(diào)到20%左右，在預(yù)覽中就會(huì)出現(xiàn)若隱若現(xiàn)的效果，而調(diào)到40%左右，就會(huì)有朦朧的感覺(jué)，越調(diào)大就會(huì)越清晰�？梢�(jiàn)，清晰度是通過(guò)透明度來(lái)調(diào)整的。

假圖表最終所達(dá)到就是若隱若現(xiàn)、半遮半掩的效果。在幻燈片中，有很多表現(xiàn)方式和手法可以取得更好的效果和關(guān)注度，這是真圖表無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，因此，在實(shí)際的運(yùn)用中，假圖表比真圖表使用更廣泛。

總的來(lái)說(shuō)，在兩種情況下，必須要用到真圖表：

第一，數(shù)據(jù)同步更新。在Excel中做圖表，隨機(jī)寫(xiě)幾個(gè)數(shù)目，將數(shù)據(jù)信息選中生成柱圖，這就是用Excel數(shù)據(jù)生成的真表。“復(fù)制”Excel中生成的柱圖，粘貼到幻燈片中時(shí)，應(yīng)該點(diǎn)擊“編輯”“選擇性粘貼”“粘貼鏈接”，如果Excel的數(shù)據(jù)源發(fā)生變化，幻燈片中的數(shù)據(jù)源也會(huì)跟著真圖表的變化而自動(dòng)改變。如果直接粘貼到ppt中，數(shù)據(jù)源是獨(dú)立的，即使Excel數(shù)據(jù)發(fā)生改變，幻燈片中的數(shù)據(jù)也不會(huì)發(fā)生改變。這也就要求了在選擇粘貼鏈接工作圖表對(duì)象時(shí)，應(yīng)該注意“鏈接”（Update），要把Office中所有“鏈接”都想象成“自動(dòng)更新”，只要做鏈接，就可以直接把幻燈片和數(shù)據(jù)源中的圖表自動(dòng)做同步變化。因此，經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)變化工作是需要用真圖表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

第二，數(shù)據(jù)要求精確。如果是假圖表，非整數(shù)數(shù)據(jù)的表現(xiàn)就不會(huì)很清晰。比如，當(dāng)前幻燈片數(shù)據(jù)是整數(shù)97%，如果是97.64%帶小數(shù)的數(shù)值，假圖表就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。在電視節(jié)目中，股市行情時(shí)時(shí)變化和更新，而且數(shù)據(jù)要求非常精確，表達(dá)精確的數(shù)據(jù)關(guān)系，是性命攸關(guān)的大事，因此股價(jià)圖表必為真。

要點(diǎn)提示

必須用真圖表的兩種情況：①數(shù)據(jù)同步更新；②數(shù)據(jù)要求精確。

三、把握細(xì)節(jié)原則

細(xì)節(jié)決定成敗，把握細(xì)節(jié)很重要。很多幻燈片無(wú)法達(dá)到優(yōu)秀等級(jí)，實(shí)際上就是因?yàn)闆](méi)有把握好細(xì)節(jié)，比如，文字的位、形狀、大小以及顏色配合，線(xiàn)的直度，網(wǎng)格的平均分布等。

圖18幻燈片的細(xì)節(jié)原則

1.文字、圖片巧排列

如圖19所示，該幻燈片效果不理想的原因有兩個(gè)：一是細(xì)節(jié)沒(méi)有做到位，表單左側(cè)文字對(duì)齊方式不統(tǒng)一；二是Logo的背景有白色的底色，直接影響了美觀(guān)。

圖19不理想的幻燈片

文字對(duì)齊很簡(jiǎn)單，就不再做贅述，重點(diǎn)講一下取消圖片的白色背景方法�！静僮餮菔尽�

選中照片，點(diǎn)右鍵出現(xiàn)圖片工具欄，點(diǎn)擊圖片工具欄倒數(shù)第二個(gè)按鈕“設(shè)透明色”，鼠標(biāo)指針此時(shí)會(huì)變成一支筆，對(duì)準(zhǔn)白色部分單擊，白色變成透明色，幻燈片中的文字和背景就融為一個(gè)整體。如圖20所示：

圖20理想幻燈片

很多人在幻燈片中復(fù)制Excel圖表時(shí)，通常會(huì)將Excel圖表的白色底也都復(fù)制過(guò)來(lái)，導(dǎo)致和幻燈片格格不入。對(duì)于這一問(wèn)題，只要在Excel中雙擊，借助透明色將背景設(shè)為“無(wú)色”，再粘貼到幻燈片中，圖片就會(huì)和幻燈片融為整體。

如圖21所示，這張幻燈片也犯了同樣的問(wèn)題，每個(gè)Logo都有白底，而且排列不整齊，造成幻燈片整個(gè)畫(huà)面很凌亂。

圖21帶白底的LOGO圖

【操作演示】

選中一張圖片，利用圖片工具欄把白底調(diào)成透明色，選擇“沒(méi)有線(xiàn)條顏色”取消圖片的線(xiàn)條，結(jié)果表現(xiàn)為既沒(méi)白底也沒(méi)有線(xiàn)條，同樣的方法更改剩余圖片，之后對(duì)圖片再進(jìn)行排列。

排列也有方法和操作步驟。【操作演示】

首先，按shift鍵畫(huà)一條直線(xiàn)，然后按ctrl鍵，拖出兩條直線(xiàn)，用選框圈住這兩條直線(xiàn)，按ctrl變成四條，再圈住四條直線(xiàn)，按ctrl變成八條直線(xiàn)（這是呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)的）。將最上方的線(xiàn)離頂邊的位以及最下方的線(xiàn)離底邊的位手動(dòng)調(diào)整好，中間的線(xiàn)的位以及是否對(duì)齊不用管，然后將八條線(xiàn)全選，雙擊“繪圖”工具欄的“對(duì)齊或分布”菜單，就可以達(dá)到對(duì)齊。對(duì)齊分布包括“左對(duì)齊、水平居中、右對(duì)齊”三種形式，選擇“水平居中”，八條直線(xiàn)就會(huì)對(duì)齊。再次打開(kāi)“對(duì)齊或分布”菜單，選擇“縱向分布”調(diào)整中間線(xiàn)的位，點(diǎn)擊后這些線(xiàn)就各自找到平均點(diǎn)。

圖22直線(xiàn)的排列

在幻燈片中，有很多類(lèi)似的工具和命令能協(xié)助實(shí)現(xiàn)分布和對(duì)齊。不僅網(wǎng)格可以手動(dòng)做到分布、對(duì)齊外，圖片和圖形同樣也可以做到平均分布�！静僮餮菔尽拷ㄐ乱粡埢脽羝�，插入幾張大小不一的照片。首先，把照片進(jìn)行縮放，使其大小平均。

然后，將三張照片圈選，利用“繪圖”“對(duì)齊或分布”“底端對(duì)齊”，讓三個(gè)圖形或者文本框的底端在一條水平線(xiàn)上，再進(jìn)行“繪圖”“對(duì)齊或分布”“橫向分布”，由于兩邊圖形已經(jīng)做好了定點(diǎn)，中間的照片會(huì)通過(guò)“橫向分布”找到平均的分布點(diǎn)，點(diǎn)擊后，圖片就會(huì)達(dá)到了分布對(duì)齊的效果。

接著，在三張圖片下方畫(huà)一條直線(xiàn)，滿(mǎn)不滿(mǎn)一屏都可以，然后“復(fù)制”直線(xiàn)，再圈選兩條直線(xiàn)，點(diǎn)擊“繪圖”“對(duì)齊或分布”“水平居中”調(diào)整直線(xiàn)的位，把下面的直線(xiàn)選中變粗調(diào)整位。再將兩條線(xiàn)同時(shí)選中，選擇一種顏色，用文本框在直線(xiàn)下方給對(duì)應(yīng)的圖片標(biāo)注文字。

最后，在最上方添加一個(gè)標(biāo)題。

圖23圖片的排列和對(duì)齊

圖23所演示的效果是將大小、橫縱不一致的照片，通過(guò)對(duì)齊分布方式的調(diào)整，達(dá)到完整的效果�？梢�(jiàn)，細(xì)節(jié)可以通過(guò)“分布”、“圖片的透明”、“對(duì)齊”等技術(shù)方式得到更好的展示。

2.學(xué)會(huì)制作假圖表【操作演示】

接著圖22所示的幻燈片中的上面七條直線(xiàn)選中，做成虛線(xiàn)，第八條線(xiàn)不動(dòng)，在所有線(xiàn)條的左側(cè)從下往上按著shift鍵畫(huà)一個(gè)向上的箭頭。假圖表的數(shù)值軸都是有箭頭的，下方的分類(lèi)軸沒(méi)有箭頭。點(diǎn)右鍵，選擇“背景”的“下拉列表”中“填充效果”為背景設(shè)顏色（如果面積大，背景最好是漸變色，純色是單一顏色，做整個(gè)背景效果不好），選擇“漸變”“單色”中的綠色（根據(jù)投影情況來(lái)定），選擇“角部輻射”，單擊“確定”，角部輻射的漸變綠色就變成了幻燈片的背景。

綠色作背景，前景網(wǎng)格顏色選擇白色或淺色才會(huì)清晰。圈住所有的線(xiàn)，把顏色統(tǒng)一做成白色，可以把線(xiàn)條加粗使效果明顯。

圖24假圖表數(shù)值軸制作

同樣的效果，可以做成帶光影光柱的假圖表。

圖25柱形圖示表

如圖25所示，這張幻燈片中的假圖表，也是用綠色做背景，點(diǎn)擊鼠標(biāo)從下往上就會(huì)升起真正數(shù)據(jù)的圓柱，這種效果的制作步驟如下：

【操作演示】

在圖24所示幻燈片的基礎(chǔ)上，進(jìn)行如下操作：

首先，點(diǎn)擊“自選圖形”“基本形狀”“圓柱形”，從上至下繪制一個(gè)圓柱，調(diào)整黃色控點(diǎn)，把圓柱的上蓋調(diào)小，視覺(jué)上的三維感覺(jué)會(huì)更好。

其次，設(shè)顏色。進(jìn)入“填充”“填充效果”“漸變”，用“單色”、“雙色”都可以，單色一定選“白色”，雙色選“上白下灰”的模式，就會(huì)出現(xiàn)從白到灰兩種顏色的漸變。在左側(cè)下方“底紋樣式”中選擇“垂直”效果，即左右是白色，中間是灰色，做成100%透明效果。在顏色控制透明度設(shè)中有兩個(gè)透明度，第一個(gè)透明度是調(diào)整顏色1，第二個(gè)透明度是調(diào)整顏色2，配合兩個(gè)顏色的選擇。白色的透明度也調(diào)到15%以下。線(xiàn)條選擇“無(wú)線(xiàn)條色”，按ctrl鍵復(fù)制兩個(gè)柱體，選擇“橫向分布”把三個(gè)圖形等分間距。再次，在透明柱形的內(nèi)部做一個(gè)小的基本形狀圓柱形，做具體的數(shù)據(jù)顯示，用黃色控點(diǎn)調(diào)整柱形大小。打開(kāi)“填充”“單色”“藍(lán)色”“垂直”，選擇“變形中”右下角的“兩邊深，中間淺”的樣式，透明度要默認(rèn)的0%。“確定”之后將線(xiàn)條取消。復(fù)制兩個(gè)柱體，放入其余兩個(gè)大的柱體中，用鼠標(biāo)拖拽成長(zhǎng)短不一的柱形。選中它們，在“對(duì)齊或分布”中選擇“水平居中”，實(shí)心的柱形就在中心了。

最后，畫(huà)一個(gè)基本形狀的平行四邊形，黃色控點(diǎn)調(diào)整大小，點(diǎn)右鍵“疊放次序”“于低層”，把線(xiàn)條色取消。這個(gè)平行四邊形襯在柱表下面，相當(dāng)于圖表的底座。用文本框在圖表的下方書(shū)寫(xiě)文字，分別寫(xiě)出三個(gè)柱表的月份，然后文字改成白色，并放大。也要利用“對(duì)齊或分布”命令，將文字與柱表的位對(duì)準(zhǔn)，把字體加粗，并將左邊的每一個(gè)刻度0、100、200、300做好。放映效果如圖26所示：

圖26放映效果圖

整個(gè)假圖表在制作過(guò)程中，每一步操作都有很精細(xì)的調(diào)整，把握好細(xì)節(jié)就體現(xiàn)在操作和命令上。

3.制作表現(xiàn)力有方法

在幻燈片中，假圖表的效果通過(guò)操作層面的細(xì)節(jié)體現(xiàn)出來(lái)的，掌握細(xì)節(jié)表現(xiàn)力的規(guī)律和方法，再去制作幻燈片，就能為幻燈片中的問(wèn)題找到完美解決方案。

人的眼睛常常產(chǎn)生錯(cuò)覺(jué)，利用這種錯(cuò)覺(jué)，往往可以做出很好的演示文稿�！静僮餮菔尽�

新建一個(gè)幻燈片，選擇空白版式，點(diǎn)擊右鍵選擇“設(shè)背景格式”“填充顏色”“漸變”“單色”“綠色”“角部輻射”。

在前景中畫(huà)兩個(gè)圓形，第一個(gè)按Shift鍵畫(huà)正圓，稍微大些，做填充效果，選擇“單色”“白色”，“底紋樣式”選“斜上”，“變形”效果選左上角第一種（左上角是白，右下角是灰）底紋樣式，點(diǎn)擊“確定”，當(dāng)前的大圓就會(huì)變成左上角白右下角灰的效果。取消線(xiàn)條色。再畫(huà)一個(gè)稍小的圓，同樣選擇“填充效果”，選擇“單色”“白色”，“底紋樣式”選“斜上”，“變形”效果選右上角第二種（左上是灰，右下是白），點(diǎn)擊“確定”，取消線(xiàn)條色。

把小圓放在大圓上面，呈現(xiàn)出強(qiáng)烈的凹凸感，簡(jiǎn)稱(chēng)為“假平凹”。人眼睛的錯(cuò)覺(jué)就是這樣產(chǎn)生的。

如果把小圓再變小，做成一個(gè)橢圓，放在大圓上面，就被勺子挖掉一塊一樣。按Shift鍵把小圓做成正圓，對(duì)其進(jìn)行復(fù)制，全部選中放在大球上面，就像高爾夫球的感覺(jué)。最高境界的演示文稿是做模擬、比喻和講故事類(lèi)型的，很多人的年終總結(jié)都會(huì)選擇這種方式。

比如，下載《七劍下天山》的電影海報(bào)，用photoshop將七把劍摳出來(lái)，七把利劍表示七個(gè)產(chǎn)品，根據(jù)每把劍的特點(diǎn)顯示產(chǎn)品銷(xiāo)售情況，整個(gè)主題都是由七把劍來(lái)展現(xiàn)，這就是故事類(lèi)型的演示文稿。

再如，在幻燈片中制作一個(gè)穿馬甲卡通人物，馬甲上有三個(gè)扣子，每個(gè)扣子都有目錄文字，只要點(diǎn)擊第一個(gè)扣子，就會(huì)解決第一個(gè)問(wèn)題，跳轉(zhuǎn)到后面的幻燈片，要點(diǎn)講述完畢后就會(huì)再返回卡通人物，接著點(diǎn)擊第二個(gè)扣子解決第二個(gè)問(wèn)題，如此解決三個(gè)問(wèn)題�？ㄍㄈ宋锏鸟R甲好畫(huà)，扣子卻不容易做出來(lái)，對(duì)此，可先畫(huà)一個(gè)大圓，接著畫(huà)一個(gè)橢圓，再?gòu)?fù)制兩個(gè)小圓，做成黑色，把橢圓放到大圓中間，兩個(gè)小黑圓放在橢圓中間，最后把所有的圓圈選，右鍵選擇“組合”，縮小后紐扣就形成了。

在幻燈片中這種表現(xiàn)力的方法是有規(guī)律的，可以利用人眼睛的錯(cuò)覺(jué)做成很精美的效果�！静僮餮菔尽�

首先，按shift鍵畫(huà)一個(gè)大的正圓，選擇“填充效果”“單色”“白色”上白下灰，畫(huà)一個(gè)小圓，選擇“單色”“白色”“上白下灰”，點(diǎn)右鍵將兩個(gè)圓“組合”縮小。接著，按Shift鍵畫(huà)一條直線(xiàn)，把線(xiàn)條變粗，填充白色，點(diǎn)擊右鍵把這條線(xiàn)“于底層”。

再畫(huà)一個(gè)“圓角矩形”，設(shè)顏色，填充“單色”為“白色”，“底紋樣式”選擇“斜上”，“變形”效果為左上白，右下灰的底紋樣本，取消線(xiàn)條。

接著點(diǎn)中小圓，選擇右鍵添加文字。

然后把整個(gè)效果復(fù)制三至四個(gè)，修改編號(hào)，點(diǎn)擊右鍵在每一個(gè)圓角矩形里添加文字，最終制作成了目錄摘要，如圖27所示：

圖27目錄摘要制作效果

圖27是一張典型的工作中經(jīng)常用到目錄摘要幻燈片，主要靠視覺(jué)上的假象在簡(jiǎn)短時(shí)間達(dá)到的效果，很多類(lèi)似的模版都是采用同樣的方式制作出來(lái)的。四、移動(dòng)原則

幻燈片的制作除了注意細(xì)節(jié)外，還要做到移動(dòng)原則。移動(dòng)原則是在幻燈片規(guī)劃構(gòu)建的基礎(chǔ)上，按照一定的規(guī)律實(shí)行的，由此引出移動(dòng)原則的兩個(gè)顯著特點(diǎn)：一是邏輯縝密，有條有理；二是讓觀(guān)眾的視線(xiàn)隨演講人的思路移動(dòng)。

圖28移動(dòng)原則

觀(guān)眾觀(guān)看幻燈片時(shí)，能夠根據(jù)幻燈片的設(shè)計(jì)關(guān)注不同的信息，才是移動(dòng)原則的根本所在，而這就需要在制作過(guò)程中掌握一定的方法。

地圖展示是很多人做幻燈片時(shí)都會(huì)用到的方法。有的人在幻燈片中將地圖作為銷(xiāo)售額演示圖表，每個(gè)省最少包括銷(xiāo)售額、完成率、目標(biāo)值3個(gè)數(shù)據(jù)，有的省份甚至多達(dá)9個(gè)數(shù)據(jù)，其在幻燈片中畫(huà)了很多引導(dǎo)線(xiàn)，把字都寫(xiě)在圖片之外，導(dǎo)致幻燈片全是密密麻麻數(shù)據(jù)和引線(xiàn)，看上去很混亂，效果可想而之。

以天氣預(yù)報(bào)為參考對(duì)象，每個(gè)省會(huì)的天氣不是在地圖中直接觀(guān)看，而是分成東北、華北、華南、西南不同區(qū)域，在演示某一區(qū)域的天氣時(shí)，都是伴隨播音員講述，圖表出現(xiàn)閃爍變色，給人很直觀(guān)的感覺(jué)，這是最好的播放方式。因此，相類(lèi)似的，這張幻燈片可以更改為：把銷(xiāo)售情況分為東北、華北、華南、西南四個(gè)區(qū)域。如把東北各城市的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)情況列出來(lái)，當(dāng)觀(guān)眾觀(guān)看以后，就點(diǎn)擊鼠標(biāo)刪掉，接著進(jìn)入下一個(gè)區(qū)域，也是以同樣的方式，把看過(guò)的數(shù)據(jù)刪掉，隨著這樣點(diǎn)擊播放，觀(guān)眾觀(guān)看幻燈片就會(huì)感覺(jué)很直觀(guān)，演講的效果也就會(huì)很好。

總之，修改后的幻燈片就是采用移動(dòng)的播放方式，讓觀(guān)眾的視線(xiàn)跟隨幻燈片或者演講者的思路移動(dòng)，這是幻燈片制作的重要方式之一。五、結(jié)合原則

PowerPoint是一種很靈活的軟件，在大原則基礎(chǔ)上，可以實(shí)施多種形式的具體操作，因此在操作中要遵循結(jié)合原則。

結(jié)合原則包括兩方面特點(diǎn)：一是設(shè)計(jì)新穎，動(dòng)靜結(jié)合；二是文本、圖像、圖標(biāo)、多媒體等元素有機(jī)結(jié)合。

圖29結(jié)合原則

通過(guò)結(jié)合原則可以做多種形式的設(shè)計(jì)，除了插入文字圖形圖表、flash動(dòng)畫(huà)或者音樂(lè)、視頻等多媒體對(duì)象外，還能做出陰影、三維等豐富的效果，當(dāng)然，即使做出多種效果，沒(méi)有進(jìn)行有效結(jié)合，也不算真正的幻燈片。沒(méi)有經(jīng)過(guò)結(jié)合的幻燈片通常會(huì)出現(xiàn)如下情況：

第一，只有簡(jiǎn)單的靜態(tài)形式而沒(méi)有動(dòng)畫(huà)，或者全部都是動(dòng)畫(huà)沒(méi)有靜態(tài)文本；

第二，只有文字沒(méi)有圖片圖形，或者全是照片沒(méi)有文字等。只有照片沒(méi)有文本的是圖片查看器，只有音樂(lè)的是mp3，只有視頻就是mediaplayer。

……

事實(shí)上，這些僅是局限在表面形式的多樣化，不是真正的幻燈片。【案例】

視頻演示文稿

某培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)員進(jìn)行結(jié)業(yè)考試，要求每人做一張幻燈片進(jìn)行演說(shuō)，且不限定內(nèi)容，結(jié)果做出來(lái)的PPT千姿百態(tài)。

有的學(xué)員為了節(jié)省時(shí)間，將自己喜歡的偶像做成演示文稿，在網(wǎng)上直接搜索到相關(guān)的文字介紹，圖片視頻等相關(guān)素材。有些從事保險(xiǎn)行業(yè)的學(xué)員，利用此次機(jī)會(huì)直接把公司的產(chǎn)品展示給大家。也有學(xué)員把自己喜歡的東西做出來(lái)，比如臺(tái)球、籃球等。還有一位學(xué)員買(mǎi)了一張盜版光盤(pán)《人猿泰山》，將電影截成多個(gè)片段，每個(gè)片段3分鐘，在幻燈片中拉出全屏，放映時(shí)才發(fā)現(xiàn)整個(gè)演示文稿只有片頭“人猿泰山”四個(gè)字，也沒(méi)有副標(biāo)題，演示文稿全是電影片段，整個(gè)幻燈片播放花費(fèi)15分鐘。

最終，最后一位學(xué)員延期畢業(yè)。原因很簡(jiǎn)單，其沒(méi)有對(duì)幻燈片進(jìn)行快進(jìn)、倒退、重新播放等控制。

在幻燈片中可以播放視頻文件，但是在放映之前要對(duì)其有所控制，包括開(kāi)始和停止的時(shí)間，單擊播放還是自動(dòng)播放等�！景咐�】

結(jié)合效果之“懷念喬丹”

有人為了懷念喬丹退役，制作了一個(gè)非常精美演示文稿。

在該演示文稿中，首先是喬丹的文字介紹并配合一些插圖，接著講述“飛人”由來(lái)，包括三次扣籃大賽冠軍，用文字描述比賽時(shí)間，同時(shí)在旁邊配合相應(yīng)的扣籃照片。正在這時(shí)，從右下角飛出一個(gè)很小的視頻框，播放10秒鐘喬丹精彩的扣籃慢動(dòng)作，然后切換到下一張幻燈片。凡是介紹精彩投籃的鏡頭，都有相應(yīng)的10到15秒的視頻片斷。整個(gè)演示文稿中，文字、圖片、視頻貫穿始終，再加上一首專(zhuān)門(mén)為喬丹做的歌曲《我相信我能飛》作為背景音樂(lè)，雖然沒(méi)有很多動(dòng)畫(huà)效果，但效果非常理想。

真正的幻燈片就是要達(dá)到這樣的效果，視頻可以用，但是要簡(jiǎn)短，達(dá)到畫(huà)龍點(diǎn)睛之意。電視劇中插播的廣告片都很簡(jiǎn)短精煉，通常是5到10秒的時(shí)間，在很短的時(shí)間內(nèi)要吸引觀(guān)眾；兩集電視劇之間的廣告通常都比較長(zhǎng)，甚至達(dá)到半分鐘。這就是通過(guò)結(jié)合原則突出重點(diǎn)，與演示文稿的制作有著異曲同工之妙。

可以說(shuō)，移動(dòng)原則和結(jié)合原則都共同指向了PowerPoint功能中的動(dòng)畫(huà)配合。六、統(tǒng)一原則統(tǒng)一原則是指幻燈片結(jié)構(gòu)清晰，風(fēng)格一致，包括統(tǒng)一的配色、文字格式、圖形使用的方式和位等，在幻燈片中形成一致的風(fēng)格。

圖30統(tǒng)一原則

當(dāng)然，統(tǒng)一并不是絕對(duì)的，如果幻燈片從第一張到最后一張都是同一種風(fēng)格，就會(huì)缺失個(gè)性，因此，統(tǒng)一是相對(duì)的。有些人做幻燈片，卻將相同的系列和產(chǎn)品填充了不同的顏色，這樣做給人感覺(jué)不專(zhuān)業(yè)。同系列、同種產(chǎn)品、相同觀(guān)點(diǎn)應(yīng)做到一致，封面、封尾、中間不同的產(chǎn)品，可以變化不同的風(fēng)格。

一般來(lái)說(shuō)，做講義，可以設(shè)講義母版；打印備注，要先做備注母版。在做風(fēng)格統(tǒng)一時(shí)，選擇“視圖”“母版”“幻燈片母版”，幻燈片都會(huì)隱藏，取而代之的是母版視圖，而在此基礎(chǔ)上需要做到三個(gè)統(tǒng)一：內(nèi)容統(tǒng)一、格式統(tǒng)一和動(dòng)畫(huà)統(tǒng)一。

1.內(nèi)容統(tǒng)一

公司的Logo、名稱(chēng)、網(wǎng)址、電話(huà)、演講者聯(lián)系方式等信息不應(yīng)該在幻燈片中出現(xiàn)，可以在母版中體現(xiàn)�！静僮餮菔尽�

進(jìn)入“母版”，畫(huà)一個(gè)文字框書(shū)寫(xiě)信息，插入公司Logo圖片，縮小放在左上角，右邊的文字框做出藍(lán)色效果，前期準(zhǔn)備做完后關(guān)閉“母版視圖”，回到幻燈片，每張幻燈片就都會(huì)帶有在母版中設(shè)的公司Logo和文字框。2.格式統(tǒng)一

進(jìn)入“母版”，用光標(biāo)點(diǎn)擊標(biāo)題，該標(biāo)題用來(lái)做“編輯母版標(biāo)題樣式”格式美化效果，在其中打字是無(wú)效的，要想每張幻燈片都有相同文字，需要插入新的文本框，更改文字顏色、格式和字體，每一級(jí)文字都可以根據(jù)需要進(jìn)行分別調(diào)整，一般來(lái)說(shuō)，只需做大標(biāo)題和一級(jí)文本即可�；氐交脽羝�后會(huì)發(fā)現(xiàn)，每張幻燈片的標(biāo)題或者新建幻燈片的標(biāo)題，無(wú)論字體、格式、顏色都會(huì)和母版保持絕對(duì)統(tǒng)一。

很多人都習(xí)慣輸入文字后就進(jìn)行字體、字號(hào)和顏色等方面的更改，事實(shí)上，一旦手動(dòng)更改了這些格式，這張幻燈片和母版就永遠(yuǎn)不會(huì)再保持同步。須知手動(dòng)優(yōu)先級(jí)是第一，其與編輯母版無(wú)法統(tǒng)一，手動(dòng)更改后，PowerPoint就不會(huì)對(duì)其進(jìn)行默認(rèn)。因此通常在幻燈片的片頭片尾或者文本框的文字做完，就一定要馬上做格式美化。如果是用占位符文本，就不用再做格式美化，因?yàn)槠涫怯媚赴婊蚰０遄龅�。這就體現(xiàn)了母版的內(nèi)容與格式的統(tǒng)一。

3.動(dòng)畫(huà)統(tǒng)一在“母版”中可以選中文字，在“自定義動(dòng)畫(huà)”中為文字框標(biāo)題做統(tǒng)一動(dòng)畫(huà)，回到幻燈片后每張幻燈片標(biāo)題動(dòng)畫(huà)都是統(tǒng)一的。這種效果顯然很單調(diào)，所以想使每張幻燈片都呈現(xiàn)不同的效果，通常不在母版中做動(dòng)畫(huà)。

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