復印機、打印機和傳真管理及工作報告各項事宜管理

電話、復印機、打印機和傳真機管理制度

1.0目的：為使電話、復印機、傳真機到有效管理和監(jiān)控,也更為了合理有效利

用。

2.0范圍：適用公司全體人員。

3.0職責：行政人事部負責復印機、傳真機的維修和維護。4.0內容：4.1電話

4.1.1公司電話主要用于業(yè)務開展與外部交流，禁止在電話中閑聊，嚴禁

撥打私人電話、聲訊和信息電話。

4.1.2撥打長途電話應盡量長話短說，簡明扼要，不得煲電話。

4.1.3公司業(yè)務電話應盡量避免接私人電話，接聽私人電話盡量長話短說，

一般應控制在3分鐘內，嚴禁占用業(yè)務資源并保持通話暢通。

4.1.4電話響鈴不得超過三聲，電話接聽電話的標準用語為：“您好！茗堯

百貨！”轉接用語為：“請稍等！”接打電話用語要求規(guī)范、簡潔、禮貌。

4.2復印機

4.2.1各部門要堅持節(jié)儉原則，嚴格掌握復印范圍和數量。

4.2.2公司機密文件一律不得復印，如有泄露公司機密的按公司管理制度

進行處罰。

4.2.3復印有密級的文件，要按保密文件等級進行管理�？刂品輸�，嚴格

登記，用后及時收回，按規(guī)定銷毀，防止失、泄密事件的發(fā)生。

4.2.4外單位使用復印時，須經行政人事部經理批準。

4.2.5注意保持復印機周圍的衛(wèi)生，在每一次復印之后要及時處理復印產

生的廢紙、臟紙。加強復印機的維護保養(yǎng)，按復印機使用規(guī)則定期維護保養(yǎng)，延長使用壽命。

4.2.6為避免因操作不當造成復印機零件破損等現象的發(fā)生,并延長復印

機的使用壽命，在使用二手紙復印時，必須保證紙張平整、去除紙張上留有的回形針或訂書針等物品，以免出現卡紙、磨損復印機零件現象。否則，將根據零件損壞程度的輕重對損壞當事人作出相應

處罰。在未掌握操作復印機的情況下，出現卡紙現象，須及時通知復印機管理員，由管理員負責解決并傳授操作方法。

4.3傳真機

4.3.1外用單位使用傳真時，須經行政人事部經理批準。

4.3.2不得使用傳真機上的紙張復印或打印文件，一經發(fā)現將給予10元/

次處罰。

4.3.3不得使用傳真機打私人電話。

4.3.4由管理員每天負責檢查、接收傳真文件，并及時將文件送達收件人。4.3.5員工在使用傳真機時，如發(fā)現機器故障應及時向行政人事部報修。4.3.6注意保持傳真機周圍的衛(wèi)生，在每一次傳真之后要及時處理傳真產

生的廢紙。加強傳真機的維護保養(yǎng)延長使用壽命。

4.3.7傳真機主要應用于接收客戶傳真，特殊情況除外。4.4打印機

4.4.1外用單位使用打印機時，須經行政人事部經理批準。4.4.2不得使用公司打印機打印私人文件，違者每次罰款10元。4.4.3打印文件前，須自覺至管理員處領取紙張；盡量使用再生紙。4.4.4員工在使用打印機時，如發(fā)現機器故障應及時向行政人事部報修。4.4.5注意保持打印機周圍的衛(wèi)生，在每一次打印之后要及時處理打印產

生的廢紙。加強打印機的維護保養(yǎng)，延長使用壽命。

5.0附則：

5.1本制度的執(zhí)行責任人：行政人事部助理，本制度的監(jiān)督責任人：行政

人事部經理。

5.2本制度自批準生效之日起執(zhí)行。5.3本制度解釋權歸行政部。

茗堯百貨公司年月日

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復印機、打印機和傳真管理及工作報告各項事宜管理

*******公司文件章節(jié)號版本1.20標題B頁碼復印、打印、傳真管理制度1/2文件編號1.0目的：為使復印機、打印機、傳真機到有效管理和監(jiān)控,也更為了合理有效利用。

2.0范圍：適用公司全體人員。

3.0職責：人力資源行政部負責復印機、打印機、傳真機的維修和維護。4.0內容：4.1.復印

4.1.1.各部門要堅持節(jié)儉原則，嚴格掌握復印范圍和數量。

4.1.2各部門需復印文件、資料、報表等，要填寫復印登記簿，方可復印。4.1.3公司機密文件一律不得復印，如有泄露公司機密的按公司管理制度進

行處罰。

4.1.4公司機密文件一律不得復印，如有泄露公司機密的按公司管理制度進

行處罰。

4.1.5復印有密級的文件，要按保密文件等級要求管理�？刂品輸�，嚴格登

記，用后

及時收回，按規(guī)定銷毀，防止失、泄密事件的發(fā)生。4.1.6外單位使用復印時，須經人力資源行政部經理批準。

4.1.7注意保持復印機周圍的衛(wèi)生，在每一次復印之后要及時處理復印產生

的廢紙、

臟紙。加強復印機的維護保養(yǎng)，按復印機使用規(guī)則定期維護保養(yǎng)，延長使用壽命。

ZF-QW-HR-C

4.1.8某些員工復印完文件、資料后，未能自覺登記，而有些員工雖經多次

提醒，仍

未養(yǎng)成登記習慣。公司曾明文規(guī)定，凡復印文件者，須自覺登記。如發(fā)現未登記者，將給予5元/次處罰。負責復印管理的人員，須定期檢查登記本，如因管理人員疏忽或放任不管的，給予管理人員10元/次處罰。

4.1.9為避免因操作不當造成復印機零件破損等現象的發(fā)生,并延長復印機

的使用壽命，在使用二手紙復印時，必須保證紙張平整、去除紙張上留有的回形針或訂書針等物品，以免出現卡紙、磨損復印機零件現象。否則，將根據零件損壞程度的輕重對損壞當事人作出相應處罰。在未掌握操作復印機的情況下，出現卡紙現象，須及時通知復印機管理員，由管理員負責解決并傳授操作方法。

4.2.傳真

4.2.1外用單位使用傳真時，須經人力資源行政部經理批準。

4.2.2不得使用傳真機上的紙張復印或打印文件，一經發(fā)現將給予50元/次

處罰。

*******公司文件章節(jié)號版本1.20標題B頁碼復印、打印、傳真管理制度2/2文件編號4.2.3不得使用傳真機打私人電話。4.2.4由管理員每天負責檢查、接收傳真文件，并及時將文件送達收件人。4.2.5員工在使用傳真機時，如發(fā)現機器故障應及時向人力資源行政部報

修。

4.2.6注意保持傳真機周圍的衛(wèi)生，在每一次傳真之后要及時處理傳真產生

的廢紙。加強傳真機的維護保養(yǎng)延長使用壽命。

4.2.7傳真機主要應用于接收客戶傳真，特殊情況除外。4.3.打印

4.3.1外用單位使用打印機時，須經人力資源行政部經理批準。4.3.2不得使用公司打印機打印私人文件，違者每次罰款10元。

ZF-QW-HR-C

4.3.3打印文件前，須自覺至管理員處領取紙張；盡量使用再生紙。4.3.4員工在使用打印機時，如發(fā)現機器故障應及時向人力資源行政部報

修。

4.3.5注意保持打印機周圍的衛(wèi)生，在每一次打印之后要及時處理打印產生

的廢紙。

加強打印機的維護保養(yǎng)，延長使用壽命。

5.0附則：

5.1本制度的執(zhí)行責任人：人力資源行政部助理，本制度的監(jiān)督責任人：人

力資源行政部經理。

5.2本制度自批準生效之日起執(zhí)行。5.3本制度解釋權歸行政部。

*******公司文件章節(jié)號版本1.21標題B頁碼有關工作報告事宜之規(guī)定1/1文件編號1.0目的：為使員工對工作報告重視并將工作報告相關事項書面化管理,特制定本規(guī)定。

2.0范圍：公司全體員工。

3.0權責：總經辦負責員工月工作報告的匯總,評比及問題跟蹤落實。4.0內容：

ZF-QW-HR-C

4.1每月5號必須按時上交工作報告（遇特殊情況另行通知）。另財務部每月

必須10號前上交。如未按期上交者按如下方式進行處罰：兩天內上交者按10元處罰；遲交三天以上（含三天）者，按50元處罰；遲交一周者按100元處罰，遲交兩周者按200元處罰，以此類推。同時，當年累計遲交次數達3次以上者（含3次），將與崗位獎、年終獎評分掛鉤。4.2工作報告的內容明顯敷衍了事者，一經發(fā)現必須重寫，直至合格。同時，

按照本規(guī)定的4.1款執(zhí)行，同時與崗位獎、年終獎掛鉤。4.3對提交的工作報告評比獲優(yōu)秀獎者，公司將給予一定的獎勵。

4.4總經理辦組織公司各部門相關領導針對員工所提問題給予調查、核實及回

復并相應進行追蹤工作。

5.0如有違反本管理制度者，公司將視情節(jié)情重按規(guī)定給予處罰。6.0附則

6.1本制度的執(zhí)行責任人：總經辦秘書，本制度的監(jiān)督責任人：副總經理。6.2本制度自批準生效之日起執(zhí)行。6.3本制度解釋權歸總經辦。

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