紙箱跟單員須知

跟單員手冊

一、跟單員的工作時間

1、同工廠車間的作息時間相同。

2、每月有四天休息，在不影響工作的情況下，可自行輪流調(diào)整休息。

二、一個端正、四個熟悉

1、一個端正是指：跟單員必須端正工作態(tài)度，不能把個人的“喜怒哀樂“表現(xiàn)

在工作當(dāng)中，要有團隊精神，一切以團隊為主，團隊的成就就是你的成就，團隊的快樂就是你的快樂！2、熟悉公司的產(chǎn)品；3、熟悉公司的客戶；

4、熟悉跟單的工作職責(zé)和工作日程；

4.1負責(zé)客戶資料的管理，建立健全的客戶資料庫（客戶的名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、手機、傳真、郵箱、開戶帳號等等）；

4.2負責(zé)客戶訂單的處理（由接到訂單到貨到客戶手上順利出貨）；4.3負責(zé)客戶的投訴處理，對客戶的投訴做好記錄（投訴的問題和解決的過程及方法）

4.4負責(zé)協(xié)調(diào)訂單前期的設(shè)計、制作、調(diào)色、打樣、校對、簽樣等工作；4.5負責(zé)協(xié)調(diào)制印版和模版的工作；

4.6負責(zé)與生產(chǎn)車間溝通、協(xié)調(diào)各訂單的生產(chǎn)執(zhí)行情況；4.7負責(zé)協(xié)助財務(wù)部門的賬單核對及匯回款情況；

4.8負責(zé)收集客戶信息、意見、建議等反饋處理情況和記錄工作；4.9負責(zé)保管客戶提供的各項資料，包括電子文件、樣品等；

4.10認(rèn)真完成上級交辦的其他工作。5、熟悉工作流程和人際關(guān)系

5.1接單：客戶訂單有兩種方式，電話訂單和傳真。對于老客戶的電話訂單，必須與客戶就尺寸、用料等確認(rèn)無誤后，并明確符合公司要求后方可接單，一般情況下不提倡此類接單。5.2審單：

5.2.1確認(rèn)該訂單是否符合公司的接單要求，如是老客戶的老品種，可直接下單，老客戶的新品種和新客戶的訂單必須要樣板確認(rèn)后方可下單；5.2.2訂單審核的具體要求：

a.審核訂單信息是否完整，包括規(guī)格尺寸、楞型、外（內(nèi)）徑、嘜頭、用料、價格、交期等，發(fā)現(xiàn)不明確或不完整的及時與客戶溝通；

b.交期審核，是否符合公司接單要求規(guī)定，不符合條件的，及時與客人溝通；c.規(guī)格、顏色、箱型、制造條件的審核；

d.用料、價格審核，符合生產(chǎn)制造條件的方可下單，否則與客戶溝通，符合公司要求或上級主管認(rèn)可后方可下單。5.3核價

5.3.1對于老客戶老材質(zhì)按固定價格進行下單生產(chǎn)；

5.3.2對于新客戶或老客戶新材質(zhì)必須經(jīng)客戶書面簽認(rèn)單價后方可下單；5.3.3對于老客戶老材質(zhì)客戶要求降價的，請示上級主管，信息確認(rèn)后及時給予客戶答復(fù)。5.4下單

5.4.1生產(chǎn)流程單下單的具體內(nèi)容和要求

a.客戶名稱b.客戶訂單號c.客戶訂購的箱型

d.客戶訂購的規(guī)格（正常為外經(jīng)長x寬x高，單位為厘米或英寸）e.客戶訂購的材質(zhì)f.

客戶訂購的數(shù)量

g.客戶預(yù)計交貨的時間h.客戶要求的印刷顏色i.j.

是否有其他特殊制作要求

計算出所需訂購紙板的規(guī)格（坑高x坑長，以英寸為單位）

k.計算出所需訂購的紙板數(shù)量l.

總面積，根據(jù)成品規(guī)格、數(shù)量計算出的平方數(shù)

5.5改單

5.5.1接到客戶傳真或電話要求改單時，先查詢此單是否生產(chǎn)，如生產(chǎn)完畢向客戶說明情況，如沒有生產(chǎn)，可根據(jù)客戶要求以書面通知生產(chǎn)的相關(guān)部門按新要求生產(chǎn)，當(dāng)更改內(nèi)容較多時，應(yīng)請客戶提供文件以做更改憑據(jù)；

5.5.2對于客戶要求暫停作業(yè)的，接到通知后立即查詢生產(chǎn)情況，未開始生產(chǎn)的立即暫停一切作業(yè)，并將發(fā)放的作業(yè)單全部收回。如在生產(chǎn)過程匯總，立即通知相關(guān)未生產(chǎn)部門暫停生產(chǎn)�？煞譃橐韵聨追N情況：A、未排產(chǎn)B、已經(jīng)排產(chǎn)未生產(chǎn)C、已分紙未印刷D、已入庫E、已送貨對于A、B兩種情況可接受暫停

對于C、D、E三種情況立即通知客戶，無法更改的以書面形式通知客戶，并協(xié)調(diào)如何處理，并將相關(guān)處理情況上報上級。5.6接受客戶咨詢或投訴

5.6.1客戶咨詢：客戶來電咨詢訂單生產(chǎn)情況，應(yīng)及時回答，對于不能確定的情況，應(yīng)向有關(guān)上級咨詢，明確后及時給客戶回復(fù)。

5.6.2對客戶電話要求急要的訂單，生產(chǎn)部門能夠當(dāng)天完成的，及時聯(lián)系倉庫送貨，生產(chǎn)部門來不及生產(chǎn)的，與客戶溝通力求客戶滿意。

5.6.3接到客戶投訴，應(yīng)形成書面記錄，交內(nèi)勤主管匯總后，交相關(guān)部門處理，形成處理意見后及時反饋給客戶。5.7定期統(tǒng)計

5.7.1定期統(tǒng)計庫存對于紙箱客戶訂單量比較大的，每周統(tǒng)計庫存情況后反饋給客戶，再根據(jù)客戶要貨計劃酌情下達任務(wù)給生產(chǎn)部門。

5.7.2每天上午了解所負責(zé)客戶產(chǎn)品入庫情況和超交期情況，對超交期庫存及時反饋給客戶，自行與客戶溝通交貨時間，對客戶自提的入庫產(chǎn)品及時通知客戶提貨。

5.8定期整理客戶資料

5.8.1及時將客戶電子檔案更新，確保下單時完整無誤；5.8.2每季度把所有資料按類、按日期裝訂成冊，以便隨時查找。

擴展閱讀：跟單員注意事項

跟單員注意事項

1.跟單員工作的重要性主要表現(xiàn)在：

1/.跟單員需要面對客戶、面對訂單開展工作。

2/.跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務(wù)員與客戶之間聯(lián)系的紐帶。

3/.隨著商品市場的多樣化、小批量化譯介節(jié)奏的加快，其工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象。

4/.跟單員工作是一項非�！熬C合性”和“邊緣性”的工作：對外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

2.所謂“跟單員”是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（或服務(wù)）運作流向的專職人員，是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心樞紐。

3.廣義跟單員：廠長、總經(jīng)理，以及所有圍繞著訂單去工作、對出貨交期負責(zé)的人，都是跟單員。4.業(yè)務(wù)跟單：嚴(yán)格來說應(yīng)該叫“業(yè)務(wù)跟進”，就是對準(zhǔn)客戶（即對本公司服務(wù)或產(chǎn)品有購買或享用意向的人群）進行跟進，以締結(jié)業(yè)務(wù)合同為目標(biāo)的一系列活動。

5.生產(chǎn)跟單：對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶前的生產(chǎn)進度、貨運報關(guān)跟進，以確保如期出貨搭上運輸器為目標(biāo)。

6.在小公司：跟單員就是內(nèi)勤業(yè)務(wù)員（或叫業(yè)務(wù)主管）、生產(chǎn)計劃員（或計劃主管）、物控員（物控主管）、采購員（或采購主管）。

7.跟單員的特性：動態(tài)性、核心性、抽象性、積累性、綜合性、跨越性。

8.主導(dǎo)性的你：心中不妨把別人看成是自己的部下，你不做我做，結(jié)果導(dǎo)向?qū)ψ罱K結(jié)果負責(zé)，以整件事的成敗論英雄，對別人的不配合負責(zé)，沒有理由可講。

9.跟單員的成功模式：基礎(chǔ)值：穩(wěn)定、可靠；必然、必然性；增長的必然性；投資性：長線“投資”；積累而勢不可擋；穩(wěn)步發(fā)展：志在必��；99%的勤奮：扼住命運的咽喉。

10.成功的跟單員應(yīng)可扮演及具備以下角色或能力：1.談判者；2.與工程人員共事的能力；3.絕佳人際關(guān)系處理能力；

11.客戶落單方式主要有電話（口頭）、傳真、E-mail三種方式。確認(rèn)產(chǎn)品名稱規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、交期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。

12.客戶的包裝資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標(biāo)簽、說明書。

13.付款方式有T/T（電匯）、L/C（信用證）、D/P（付款交單）、D/A（承兌交單）。

14.工廠《裝箱單》的制作：制作《裝箱單》首先應(yīng)明確此次出貨產(chǎn)品的品名規(guī)格、數(shù)量、箱數(shù)、凈重、毛重、包裝尺寸、體積、箱號、麥頭。

15.貨柜規(guī)格的選擇：現(xiàn)普遍使用的有6米柜、12米柜，還有加高12米柜。最好的方法就是根據(jù)貨柜的內(nèi)尺寸，結(jié)合紙箱的尺寸，構(gòu)想貨柜里的不同擺放方式，看一個貨柜到底能裝多少箱的貨物。16.審單需做以下幾點：品名規(guī)格、單價金額、數(shù)量、交期、付款方式、包裝方式、出貨方式。17.網(wǎng)印就是OEM產(chǎn)品，需按客戶要求網(wǎng)印客戶品牌或技術(shù)參數(shù)在產(chǎn)品上。18.船樣就是完整包裝的產(chǎn)品樣品，可以發(fā)貨上船的程度。19.出貨單由行銷部開立，有會計聯(lián)、營銷聯(lián)、資材聯(lián)、保安聯(lián)。

20.貨出工廠后，有部分不良產(chǎn)品，客戶投訴，退回的產(chǎn)品，需寫《退貨單》給倉庫作收貨的憑證。再寫《客戶抱怨處理單》給質(zhì)保部討論，是何種原因，如何避免此類現(xiàn)象的發(fā)生作出總結(jié)。

21.評審內(nèi)容：1.技術(shù)開發(fā)部評審產(chǎn)品的技術(shù)性能安全及工藝、包裝要求，明確是否需要進行產(chǎn)品開發(fā)，增設(shè)相應(yīng)的模、夾、量具及設(shè)備，并制定出相應(yīng)的《產(chǎn)品物料清單》與產(chǎn)品工藝要求應(yīng)按評審規(guī)定的時間下發(fā)到相關(guān)部門。2.品管部評審產(chǎn)品所需的檢測能力、品質(zhì)控制能力，是否需要編制《質(zhì)量計劃》，如需編制《質(zhì)量計劃》應(yīng)在評審時確定《質(zhì)量計劃》發(fā)放到相應(yīng)部門。3.采購部評審訂貨產(chǎn)品的所需的原材料、外購件、外協(xié)件的采購能力。4.制造部評審產(chǎn)品的交貨期、交貨數(shù)量及生產(chǎn)能力。22.制造企業(yè)五大職能要素：銷售管理；生產(chǎn)管理；財務(wù)管理；人事管理；物料管理。23..制造企業(yè)生產(chǎn)的兩種類型：需求計劃型；訂單生產(chǎn)型。

24.生管工作特點：1.提前計劃性：要有“趕鴨子上架”的雷厲風(fēng)行的習(xí)慣；不求完美逐漸確定，敢于調(diào)整自己的計劃；有的計劃早做與晚做的工作量都是一樣的，我們及早去做就是很合算的。2.準(zhǔn)確及時性。3.全面完整性。

25.生產(chǎn)能力（簡稱產(chǎn)能）是指生產(chǎn)設(shè)備在一定的時間內(nèi)所能生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量，產(chǎn)能統(tǒng)稱以標(biāo)準(zhǔn)直接工時為單位。

26.制定生產(chǎn)計劃應(yīng)遵循的原則及要考慮的因素：交貨期先后原則；客戶分類原則；產(chǎn)能平衡原則；工藝流程原則；工作部門因素；時間因素。

27.物控目標(biāo)：適時；適質(zhì)；適量；適價；適地。

28.常見的規(guī)定采購要求的文件：采購合同；圖樣；標(biāo)準(zhǔn)；樣板；技術(shù)協(xié)定書。29.采購主管的三把伙：抓采購進度跟蹤表；抓供應(yīng)商資料表；抓物料庫存金額檢討表。

30.收料流程：貨物驗收，應(yīng)做到進出驗收，品質(zhì)第一。貨物的驗收工作，是做好倉庫管理的基礎(chǔ)。一般來說，倉庫貨物的驗收主要包括四個方面：品名、規(guī)格；數(shù)量；品質(zhì)；憑據(jù)。

31..產(chǎn)品交貨條件一般有：FOB船上交貨（指定起運地點）、FOR鐵路交貨（指定起運地點）、FOT貨車交貨（指定起運地點）、自提（供方廠區(qū)交貨），供方承擔(dān)的奉賢和費用到指定的交貨點為止。32.物料管理技巧：定量包裝；區(qū)別建卡；流水帳。33.生產(chǎn)部管理基本目標(biāo)：工時降低；損耗降低；輔料降低。

34.制定工時標(biāo)準(zhǔn)的方法：用馬表（秒表）測量中等程度作業(yè)人員在各環(huán)節(jié)工作中的時間耗用量并記錄下來匯總合計即得；用現(xiàn)有平均生產(chǎn)水平為標(biāo)準(zhǔn)推算；通過分組比賽評獎去獲得較高的生產(chǎn)率水平然后再來推算出工時標(biāo)準(zhǔn)。

35.推行5S運動（整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)），因為它是養(yǎng)成（好習(xí)慣），屏棄（草率），建立（講究）的基礎(chǔ)工程，也是做好品管工作，提高工作效率，降低生產(chǎn)成本的先決條件。工作有條不紊、一絲不茍、管理落實到位才是5S的精義。

36.在工廠里，檢驗制度通常包括：進料檢驗IQC；制程檢驗IPQC；最終檢驗FQC；出貨檢驗OQC；品質(zhì)稽核QA。

37.ISO9000的原意是“質(zhì)量保證體系”也就是提供了一種企業(yè)用以保證其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的管理的要點、原則、規(guī)范等，它要求一個企業(yè)必須有哪些制度、哪些記錄、哪些工作指南等等最后去“保證質(zhì)量”。而實際上，由于企業(yè)管理是一個完整、聯(lián)系的整體，于是從質(zhì)量保證這一條主線上所展開的管理體系，卻恰恰對整個企業(yè)的管理起到非同尋常的作用。ISO9000=“質(zhì)量保證體系”+科學(xué)的管理體系+科學(xué)管理指南38.成品入庫單既是成品庫存管理之入庫憑據(jù)（成品一旦入庫，成品倉權(quán)責(zé)人員即有責(zé)任對其未來去向要有交代），同時也作為制造（組裝）計件工資計算之依據(jù)，有成品倉敢認(rèn)帳收到成品，可保產(chǎn)品正確無誤。39.成品出貨單是成品倉權(quán)責(zé)人員對其入庫成品之去向的交代，為確保去向之合理明確，成品出貨單之客戶代碼/名稱不得為空，否則系統(tǒng)將不予確認(rèn)和接受；成品出貨單是客戶方面應(yīng)收款之依據(jù)，因此，客戶代碼/名稱只能從系統(tǒng)中選擇而不能由作業(yè)人員臨時輸入，因為貨款是否可以收回，不是倉管員的權(quán)責(zé)范圍，故客戶之登錄（以供此處選擇）須經(jīng)總經(jīng)理簽核。

40.采購工作有兩個日常動態(tài)數(shù)據(jù)處理大項：一是按訂單展開計算物料的需求量（這就是人們常說的MRP物料需求計劃）；二是由收貨信息轉(zhuǎn)換為物料的進度跟蹤。

41.企業(yè)管理電腦化進程內(nèi)容：基于局域網(wǎng)下的資源共享；國際規(guī)范化管理信息系統(tǒng)MIS導(dǎo)入；基于Internet平臺及電子商務(wù)環(huán)境下的ERP系統(tǒng)導(dǎo)入。

42.軟件設(shè)計指導(dǎo)思想是面對企業(yè)管理實際，以國際規(guī)范化管理為樣板將其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，然后通過專案開發(fā)，將其管理納入電腦管理系統(tǒng)。

43.在工廠管理中，有如下幾種力量會阻礙形成良好的資訊傳遞習(xí)慣：工作中懶惰的習(xí)慣；對良好資訊傳遞的重要性不以為然的無知；流氓習(xí)氣者有意識的資訊阻礙和資訊獨占以達成和保持自己的壟斷和“權(quán)威”地位；心胸狹隘者下意識的資訊阻礙和資訊獨占以達成和保持對別人的排斥和對自己的保護。

44.表格化的妙處：立體化地傳遞信息；整體性、完整性；作者、讀者均可享有俯瞰之勢、信息交流空間充滿人類智慧的靈光、讀者可以輕松而高效率地閱讀世界因此而更美麗。45.合作溝通的基本原則：自信；助人；友善；熱忱；關(guān)切。

46.溝通管理重要性：人際之間借著溝通傳達信息，在企業(yè)里，企業(yè)猶如一部大機器，良好的溝通就像潤滑劑，企業(yè)這部大機器就能快速運轉(zhuǎn)。主管與部屬之間如缺乏良好的溝通，輕者打擊士氣，造成部門效率低落，重者相互之間形成敵意。1.管理人員應(yīng)塑造自己的管理威信。2.尊重組織倫理。3.布建溝通管道。4.建立工作感情。

47.貿(mào)易術(shù)語又稱貿(mào)易條件、價格術(shù)語或價格交貨條件，它說明價格的構(gòu)成及買賣雙方有關(guān)風(fēng)險、費用和責(zé)任的劃分，以確定買賣雙方在交貨和接貨過程中應(yīng)盡的義務(wù)。

48.當(dāng)進口財貨是要課稅時，則有良種稅率可以適用：從價稅、從量稅或復(fù)合稅，從價稅是最常用的進口稅。

49.合同中的商品檢驗條款1.以離岸品質(zhì)、數(shù)量為準(zhǔn)。這種規(guī)定方法的基本涵義是貨物在出口方裝運前進行檢驗，取得的檢驗證書作為最后依據(jù)，貨物到達進口國后的檢驗不能作為提出異議的依據(jù)。2.以到岸品質(zhì)、數(shù)量為準(zhǔn)。這種規(guī)定方法的基本涵義是貨物到達進口國卸船后的檢驗證書作為最后的機遇，裝運前的證書不具效力。3.以裝運地的商品檢驗證書作為議付依據(jù)，貨到目的地后，買方有復(fù)驗權(quán)。這種規(guī)定方法的基本涵義是同時承認(rèn)進出口雙方的檢驗證書的效力，因此比較公平。

50.提單是海上貨物運輸合同的證明。1.提單是承運人或其代理人收到貨物的收據(jù)。2.提單是承運人憑以交付貨物的具有物權(quán)特性的憑證。

51.貿(mào)易合同的形式，可采用正式的合同、確認(rèn)書，也可采用協(xié)議、備忘錄等各種形式。確認(rèn)書的內(nèi)容比合同簡單一些，一般只包括主要的交易條件。其中，由賣方出具的確認(rèn)書稱為“銷售確認(rèn)書”；由買方出具的確認(rèn)書稱為“購貨確認(rèn)書”。

52.目前銷售包裝上常使用物品條碼標(biāo)志：UPC，EAN。

53.押匯又稱買單結(jié)匯，是指議付行在審單無誤的情況下，按信用證條款買入受益人（出口方）的匯標(biāo)和單據(jù)，從票面金額中扣除從議付日到估計收到票款之日的利息及手續(xù)費，將余款按議付日外匯牌價折成人民幣，撥付外貿(mào)公司。

54.匯付的方式：電匯T/T；信匯M/T；票匯D/D。

55.信用證業(yè)務(wù)的特點，信用證是目前使用最為廣泛的支付方式，它有三個特點：銀行信用；信用證是一種自足的文件；信用證業(yè)務(wù)是“單據(jù)買賣”。

56.管理是指利用擁有的資源，建立過程控制，完成增加價值的轉(zhuǎn)換（或稱產(chǎn)生新的價值）過程。資源包括人員、資金、設(shè)備、技術(shù)、方法、情報及時間。

57.效率管理的極其重要的組成部分，它是指輸入與輸出的關(guān)系。對于給定的輸入，如果你能獲得更多的輸出，你就提高了效率。管理就是要使資源成本最小化。效果當(dāng)管理者實現(xiàn)了組織的目標(biāo)，我們就說他們是效果的。因此，效率涉及是活動方式，而效果涉及的是活動的結(jié)果。

58.等級鏈從最高層管理到最低層管理的直線取權(quán)代表了一個等級鏈，信息應(yīng)當(dāng)按等級鏈傳遞。59.管理者的五個必要條件：掌握處理工作的相關(guān)知識；熟知植物責(zé)任的相關(guān)知識；改善的技能；教育技能；處理人際關(guān)系的技能。

60.管理溝通的四個滿意：與上級溝通；與下級溝通；與前后關(guān)聯(lián)部門同事溝通；與自己溝通。61.下達命令的三大原則：明確具體；確認(rèn)了解程度；激發(fā)部屬執(zhí)行意愿。

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