旅行社計調(diào)
計調(diào),(英文名稱OPERATOR,簡稱OP)就是計劃與調(diào)度的結合稱謂,是旅行社內(nèi)部專職為旅行團,散客的運行走向安排接待計劃,統(tǒng)計與之相關的信息,并承擔與接待相關的旅游服務采購和有關業(yè)務調(diào)度工作的一種職位類別。
對計調(diào)而言,成本領先與質(zhì)量控制是計調(diào)崗位的兩大核心。1.成本領先---掌握著旅行社的成本;要與接待旅游團隊的酒店、餐館、旅游車隊及合作的地接社等洽談接待費用。所以,一個好的計調(diào)人員必須要做到成本控制與團隊運作效果相兼顧,也就是說,必須在保證團隊有良好的運作效果的前提下,在不同行程中編制出一條能把成本控制得最低的線路出來。在旅游旺季,計調(diào)要憑自己的能力爭取到十分緊張的客房、餐位等,這對旅行社來說,相當重要!
2.質(zhì)量控制即在細心周到地安排團隊行程計劃書外,還要對所接待旅游團隊的整個行程進行監(jiān)控。因為導游在外帶團,與旅行社惟一的聯(lián)系途徑就是計調(diào),而旅行社也恰恰是通過計調(diào)對旅游團隊的活動情況進行跟蹤、了解,對導游的服務進行監(jiān)管,包括對游客在旅游過程中的突發(fā)事件代表旅行社進行靈活地應變。所以說,計調(diào)是一次旅行的幕后操縱者。
在質(zhì)量控制上,中小旅行社十分需要水平高的計調(diào)人員進行總控。整合旅游資源、包裝旅游產(chǎn)品、進行市場定位等都需要計調(diào)來完成。計調(diào)是市場的敏銳器,要求懂游客心理,具有分銷意識及產(chǎn)品的開發(fā)能力等等。在具體操團過程中,一名稱職的計調(diào)要業(yè)務熟練,對團隊旅行目的地的情況、接待單位的實力、票務運作等都胸有成竹。還要具有五大素質(zhì)
一、責任心。一名好的計調(diào)會讓導游和旅行社省心;
二、工作有計劃性。如出境游需要提前多少天辦理簽證,要給自己建立一個預警機制;
三、掌握與合作地接社、酒店的談判技巧;
四、有風險和法律意識,對旅游相關法規(guī)要了如指掌;五、市場意識。這一點是目前計調(diào)普遍缺乏的。
盡管總社的分工細化,在制定線路、新產(chǎn)品的開發(fā)及采購上要求計調(diào)必須具備強烈的市場意識。要對旅游市場、各旅游目的地的變化、各地接待單位實力的情況等有所了解;按季節(jié)及時掌握各條線路的成本及報價,確保對外報價的可靠性、可行性及準確性,還要不斷地對工作進行創(chuàng)新。目前,高水平、高素質(zhì)的計調(diào)人才實在難求。一方面是因為旅游從業(yè)人員門檻低,文化素質(zhì)和經(jīng)驗不足。另一方面就是分工細化后,計調(diào)僅僅是熟練的流水線作業(yè),而不關心其他業(yè)務工作,所以真正達到要求的人員很少。現(xiàn)實中,有些小旅行社計調(diào)是導游、外聯(lián)、計調(diào)集于一身,而如此大的工作量會令其心理不平衡。計調(diào)是旅行社完成地接、落實發(fā)團計劃的總調(diào)度、總指揮、總設計。可以說,“事無巨細,大權在握”,具有較強的專業(yè)性、自主性、靈活性,而不是一個簡單重復的技術性勞動。計調(diào)崗位十分需要高素質(zhì)、高水平的人員,一個優(yōu)秀的導游或外聯(lián)人員能直接給旅行社帶來客源效益,計調(diào)人員的價值也同樣重要。這位幕后英雄的優(yōu)秀與否,是旅行社經(jīng)營運作的一個重要原素。
計調(diào)工作流程:一、報價:
根據(jù)對方詢價編排線路,以《報價單》提供相應價格信息(報價);二、計劃登錄:
接到組團社書面預報計劃,將團號、人數(shù)、國籍、抵/離機(車)、時間等相關信息登錄在當月團隊動態(tài)表中。如遇對方口頭預報,必須請求對方以書面方式補發(fā)計劃,或在我方確認書上加蓋對方業(yè)務專用章并由經(jīng)手人簽名,回傳作為確認件;三、編制團隊動態(tài)表:
編制接待計劃,將人數(shù)、陪同數(shù)、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態(tài)表》中;四、計劃發(fā)送:
向各有關單位發(fā)送計劃書,逐一落實。
1、用房:根據(jù)團隊人數(shù)、要求,以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計劃書》并要求對方書面確認。如遇人數(shù)變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送,并要求對方書面確認;如遇酒店無法接待,應及時通知組團社,經(jīng)同意后調(diào)整至同級酒店。
2、用車:根據(jù)人數(shù)、要求安排用車,以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送《訂車計劃書》并要求對方書面確認。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送,并要求對方書面確認。
3、用餐:根據(jù)團隊人數(shù)、要求,以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐計劃書》。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議餐廳發(fā)送,并要求對方書面確認。
4、地接社:以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送《團隊接待通知書》并要求對方書面確認。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送,并要求對方書面確認。
5、返程交通:仔細落實并核對計劃,向票務人員下達《訂票通知單》,注明團號、人數(shù)、航班(車次)、用票時間、票別、票量,并由經(jīng)手人簽字。如遇變更,及時通知票務人員。五、計劃確認:逐一落實完畢后(或同時),編制接待《確認書》,加蓋確認章,以傳真方式發(fā)送至組團社并確認組團社收到。六、編制概算:
編制團隊《概算單》。注明現(xiàn)付費用、用途。送財務部經(jīng)理審核,填寫《借款單》,與《概算單》一并交部門經(jīng)理審核簽字,報總經(jīng)理簽字后,憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務部領取借款。七、下達計劃:
編制《接待計劃》及附件。由計調(diào)人員簽字并加蓋團隊計劃專用章。通知導游人員領取計劃及附件。附件包括:名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結算單、導游人員填寫的《陪同報告書》、游客(全陪)填寫的《質(zhì)量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等,票款當面點清并由導游人員簽收。
八、編制結算:
填制公司《團隊結算單》,經(jīng)審核后加蓋公司財務專用章。于團隊抵達前將結算單傳真至組團社,催收。九、報帳:
團隊行程結束,通知導游員憑《接待計劃》、《陪同報告書》、《質(zhì)量反饋單》、原始票據(jù)等及時向部門計調(diào)人員報帳。計調(diào)人員詳細審核導游填寫的《陪同報告書》,以此為據(jù)填制該《團費用小結單》及《決算單》,交部門經(jīng)理審核簽字后,交財務部并由財務部經(jīng)理審核簽字,總經(jīng)理簽字,向財務部報帳。
第三減少計調(diào)查詢成本
計調(diào)去安排一個行程,總離不開票務,租車等環(huán)節(jié),通過網(wǎng)上查找這些信息,會方便很多,因為通過電話詢問,一次只能獲得一個信息,而在網(wǎng)上,你可以查詢到所有票務、租車信息,而且可以把自己急需的信息放在網(wǎng)上,方便票務公司和租車公司來和你聯(lián)系。第四減少信息反饋成本
過去一個團隊結束,組團社不會把游客反饋的小建議和意見反饋到地接社,因為又會增加通訊成本,現(xiàn)在你把游客的建議直接通過網(wǎng)上會員傳真發(fā)給地接社就行了,費用可以忽略不計.
擴展閱讀:旅行社計調(diào)人員五大重要職責
計調(diào)人員五大重要職責!
一、信息資料員。信息資料員的具體職責:1、收集、整理來自旅游業(yè)的各種信息;
2、將匯編的信息資料下發(fā)給有關部門,并存檔及使用;3、向旅行社的決策層提供所需信息及資料分析報告;4、收集旅游團的反饋信息并制作列表。
二、統(tǒng)計員。統(tǒng)計員的具體職責:
1、統(tǒng)計全社旅游業(yè)務月、季報表,編寫接待人數(shù)月、季報告;2、承接并向有關部門及人員分發(fā)旅游團的接待計劃;3、承接并安排各地旅行社的接待計劃;
4、向旅行社的決策部門、財務部門提供旅游團(者)流量、住房、交通等方面的業(yè)務統(tǒng)計及分析報告;5、編寫全社年度業(yè)務計劃。
三、值班聯(lián)絡員。值班聯(lián)絡員的具體職責:
1、做好晝夜值班記錄和電話記錄,并正確無誤地進行轉(zhuǎn)達與傳遞;
2、全社的接待計劃應做到了如指掌,并在登記表上及時標出接待團的編號、人數(shù)、服務等級、訂房情況、抵離日期等;
3、掌握旅游團取消、更改情況,并及時通知有關人員做好調(diào)整接待。
四、訂房業(yè)務員。訂房業(yè)務員的具體職責:1、飯店洽談房價,簽訂協(xié)議書;
2、根據(jù)接待計劃為游客及導游預定住房;要認真負責做好預定房的變更或取消工作;3、制作旅行社住房流量表及其單項統(tǒng)計;
4、協(xié)同財務部做好旅游團(者)用房的財務核算工作。
五、內(nèi)勤業(yè)務員。內(nèi)勤業(yè)務員的具體職責:1、餐館、車隊進行洽談,簽訂協(xié)議書;
2、根據(jù)接待計劃,為旅游團訂餐、訂車,要做好有關變更或取消的工作;3、為旅游團預訂文藝節(jié)目票,負責落實專場演出等;4、負責安排特殊要求的參觀、訪問、拜會。5、市場意識。這一點是目前計調(diào)普遍缺乏的。
旅行社計調(diào)操作流程
一、報價:根據(jù)對方詢價編排線路,以《報價單》提供相應價格信息(報價);二、計劃登錄
接到組團社書面預報計劃,將團號、人數(shù)、國籍、抵/離機(車)、時間等相關信息登錄在當月團隊動態(tài)表中。如遇對方口頭預報,必須請求對方以書面方式補發(fā)計劃,或在我方確認書上加蓋對方業(yè)務專用章并由經(jīng)手人簽名,回傳作為確認件;三、編制團隊動態(tài)表
編制接待計劃,將人數(shù)、陪同數(shù)、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態(tài)表》中;四、計劃發(fā)送:向各有關單位發(fā)送計劃書,逐一落實。
1、用房:根據(jù)團隊人數(shù)、要求,以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計劃書》并要求對方書面確認。如遇人數(shù)變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送,并要求對方書面確認;如遇酒店無法接待,應及時通知組團社,經(jīng)同意后調(diào)整至同級酒店。
2、用車:根據(jù)人數(shù)、要求安排用車,以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送《訂車計劃書》并要求對方書面確認。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送,并要求對方書面確認。
3、用餐:根據(jù)團隊人數(shù)、要求,以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐計劃書》。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議餐廳發(fā)送,并要求對方書面確認。
4、地接社:以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送《團隊接待通知書》并要求對方書面確認。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送,并要求對方書面確認。
5、返程交通:仔細落實并核對計劃,向票務人員下達《訂票通知單》,注明團號、人數(shù)、航班(車次)、用票時間、票別、票量,并由經(jīng)手人簽字。如遇變更,及時通知票務人員。
五、計劃確認:逐一落實完畢后(或同時),編制接待《確認書》,加蓋確認章以傳真方式發(fā)送至組團社并確認組團社收到。六、編制概算
編制團隊《概算單》。注明現(xiàn)付費用、用途。送財務部經(jīng)理審核,填寫《借款單》,與《概算單》一并交部門經(jīng)理審核簽字,報總經(jīng)理簽字后,憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務部領取借款。七、下達計劃
編制《接待計劃》及附件。由計調(diào)人員簽字并加蓋團隊計劃專用章。通知導游人員領取計劃及附件。附件包括:名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結算單、導游人員填寫的《陪同報告書》、游客(全陪)填寫的《質(zhì)量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等,票款當面點清并由導游人員簽收。
八、編制結算:填制公司《團隊結算單》,經(jīng)審核后加蓋公司財務專用章。于團隊抵達前將結算單傳真至組團社,催收。九、報帳
團隊行程結束,通知導游員憑《接待計劃》、《陪同報告書》、《游客意見表》、原始票據(jù)等及時向部門計調(diào)人員報帳。計調(diào)人員詳細審核導游填寫的《陪同報告書》,以此為據(jù)填制該《團費用小結單》及《決算單》,交部門經(jīng)理審核簽字后,交財務部并由財務部經(jīng)理審核簽字,總經(jīng)理簽字,向財務部報帳。十、登帳:部門將涉及到該團的協(xié)議單位的相關款項及時登錄到《團隊費用往來明細表》中,以便核對。十一、歸檔:整理該團的原始資料,每月底將該月團隊資料登記存檔,以備查詢。
什么是計調(diào)?計調(diào)是干什么的?
一、什么是計調(diào)?
計調(diào)是旅行社內(nèi)部的核心職位,在旅游團出行之前,專門負責為游客安排吃、住、行、游、購、娛等行程服務項目的總策劃。計調(diào)就是計劃調(diào)配的意思,它的運作通常是這樣的:
1、從銷售部或銷售人員手中接下任務后,計調(diào)人員開始操作。
2、進行用車的調(diào)配、行程的安排、酒店的落實、票務的預訂、景點的確認。
3、然后交給接待部門執(zhí)行。通過計調(diào)部的有效運作使各部門形成完整的、互動的經(jīng)營體系。
二、為什么選擇計調(diào)職業(yè)?
1、旅行社計調(diào)是一份白領的工作,不用風吹日曬,四處奔波,工作穩(wěn)定,收入可觀;
2、旅行社計調(diào)利用工作之便,可以免費到國內(nèi)外各地旅游觀光;迅速進入旅游圈并滿足你帶團當導游的欲望;
3、旅行社計調(diào)可以迅速積累人脈資源、客源,創(chuàng)造人生更多的發(fā)展機遇;
三、計調(diào)在旅行社所處的位置?
在旅行社運作過程中,從始至終的環(huán)節(jié)里,計調(diào)起著主導作用!
1、為游客核價報價,線路咨詢,行程設置,簽訂合同,采購產(chǎn)品,聯(lián)絡通報,核算成本,具體落實安排等一系列前期工作。
2、一個優(yōu)秀的計調(diào)設計的行程,可以讓游客享受出游的樂趣,而一個不專業(yè)計調(diào)則會讓游客怨聲載道!3、一個旅行社能否正常運作,創(chuàng)造最佳業(yè)績,在旅游行業(yè)里立于不敗之地,離不開擁有一支最專業(yè)的,最優(yōu)秀的計調(diào)團隊!
四、計調(diào)人員的素質(zhì)要求?
1、業(yè)務熟練:必須對團隊的旅行目的地情況、接待單位的實力、票務運作都胸有成竹。
2、敬業(yè)精神:必須熱愛旅游事業(yè),計調(diào)工作是由無數(shù)瑣碎的工作環(huán)節(jié)組成,沒有敬業(yè)樂業(yè)的精神,是無法把這份工作做好的。
3、工作態(tài)度:認真負責的工作態(tài)度,票務、用車、接送團隊等其中任何一環(huán)都必須認真負責安排妥當。4、預算能力:必須要做到精確的成本控制與團隊運作效果相兼顧。能制造出成本控制得最低的最佳線路出來。
5、創(chuàng)新能力:計調(diào)人必須認真了解旅游市場、各旅游目的地的變化、各地接待單位實力的消長情況等,不斷對工作進行創(chuàng)新。
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