公文寫作復習六

公文的分類及名稱

一、公文的分類

由于公文所反映的社會現(xiàn)象是極其紛繁復雜的，為了保證機關文書工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關公文的性質(zhì)、特點和作用入手，對機關在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。這是人們認識公文這一事物并探求其科學規(guī)律的一種有效的方法。

常見的、基本的公文的分類，主要是從文件的來源、使用范圍、行文關系、性質(zhì)與作用內(nèi)容與特點等方面來劃分的。現(xiàn)分述于下：

1、從公文的來源來劃分

一般所來，一個機關或機關內(nèi)部某個部門的文件，按照他們的來源可以分為外機關發(fā)來的文件和本機關制成的文件兩大類。其中，由本機關制成的文件按照制發(fā)文件的目的、發(fā)送對象，又可以分為向外機關發(fā)出的文件和在本機關內(nèi)部使用的文件。因此，按照文件的來源，一個機關的文件可分為三個部分：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。

（1）對外文件。對外文件簡稱發(fā)文。是指本機關擬制的對外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達本機關的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機關的文件。如林業(yè)部1987年9月16日向國務院發(fā)出的《關于加強森林防火工作的報告》，就是林業(yè)部的對外文件，是發(fā)文。而國務院就是這份發(fā)文的針對機關。

（2）收來文件。收來文件簡稱收文，是指由外機關擬制的，作業(yè)傳達其自身機關的意圖，發(fā)送到本機關來的文件。比如上面講的林業(yè)部向國務院發(fā)出的報告，對國務院來說就是收來文件。又如上級機關發(fā)來的指示、通知，下級機關送來的報告、請示，同級機關或不相隸屬機關送來的公函等，都是本機關的收文。

（3）內(nèi)部文件。內(nèi)部文件就是指制發(fā)和使用都限于機關內(nèi)部的文件。比如機關內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、經(jīng)驗總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報等。如《××工廠1996年度生產(chǎn)計劃》、《××大學關于加強校園管理、維護教學秩序的幾項規(guī)定》，就是限定在某工廠和某大學內(nèi)部使用的文件。

在機關文書工作中，為了管理文件的方便，對機關的發(fā)文、收文和內(nèi)部文件，一般由文書部門或指定專人分別進行登記。需要說明的是，在實際工作中，對某份具體文件來說，這樣劃分又不是絕對的。有時會發(fā)生交錯或互相轉(zhuǎn)化的情況，這是由公文的復雜性所決定的。例如，主要用于機關內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等，有時也要報送上級機關備案或發(fā)給下級機關參閱與其他機關交流；有時收到上級機關的批示、通知又需要轉(zhuǎn)發(fā)給下級機關貫徹執(zhí)行。這樣，內(nèi)部文件和收來文件在一定條件下就又轉(zhuǎn)化成發(fā)文了。

2、從公文的德文關系上來劃分

行文關系，是指發(fā)文機關同收文機關之間的文件往來關系。這種關系是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權(quán)范圍確定的。從一個單位的對外文件來說，可以按照它們的行文關系、文件的去向，劃分為上行文、平行文和下行文。

（1）上行文。上行文就是指下級機關向它所屬的上級領導機關所發(fā)送的文件，也就是自下而上的德文，故稱上行文。比如，國務院各部、委，各省、自治區(qū)、市給國務院所報送的工作報告和請示就是上行文。一般地說，上行文是作為下級機關向上級領導機關、下級業(yè)務部門向上級業(yè)務主管部門匯報工作，請示問題，請示給予領導和指導的文件。

（2）平行文。平行文就指同級機關或者不相隸屬的沒有領導指導關系的機關之間的一種行文。比如，中共中央各個部之間，國各院的各個部、委、局之間，省人民政府之間，各個縣委之間，各個縣人民政府之間都是平級平行機關。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學校和工廠之間，沒有領導指導關系，是一些不相隸屬的機關。上述這些機關之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問題時，一般都適宜于使用公函作為平行文。

需要說明的是，機關之間的上級與下級的關系并不等同于級別高與級別低的關系。在行政和業(yè)務上均無隸屬關系的單位之間，即使地位有高下之分，但雙方之間的行文關系仍然是平行關系。如某縣公安局與鄰縣的縣政府，某地方中學與某省軍區(qū)，它們之間雖然地位、級別不等，但彼此之間聯(lián)系工作仍應以平等關系行文。

（3）下行文。下行文就是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。比如，中央給各個省委，國務院給各個部委局和各省人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復等。

下行文是上級機關對下級機關實施領導、指導責任的重要工具。對下級機關來說是重要的收文。一些面向群眾的布告、通知等文件，也是下行文。

3、從公文的秘書程度和閱讀范圍來劃分

從公文的內(nèi)容是否涉及到黨和國家的秘書，涉及到秘書的程度，以及公文所限定的閱讀范圍，又可將公文劃分為秘書文件、普通文件和公布文件。

（1）秘密文件。秘密文件是指內(nèi)容涉及到黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。根據(jù)文件的秘密程度，又可以確定為秘密、機密、絕密三種，通稱“三密”文件。密級越高，傳送、閱讀和保管的要求也就越嚴。因此，確定和劃分文件的密級要十分慎重，力求準確。否則，密級過高不利于文件內(nèi)容的傳播；密級過低則擴大了知密范圍，給黨和國家造成不應有的損失。當然，文件的保密要求不是一成不變的，密件的內(nèi)容隨著時間的推移和形勢的發(fā)展，其秘密的性質(zhì)也會發(fā)生變化。所以文件的保密要求應當有時間限制，經(jīng)過一定的時間，應按有關規(guī)定對“三密”文件進行清理，該降密的應作降密處理，該解密的則應予解密。

（2）普通文件。普通文件是相對秘書文件而言的，從這個角度說，也可稱非密文件。這種普通文件也并非無密可保，可以供任何人閱看。如機關、組織的決議、工作計劃、總結(jié)，對工作人員的處理決定、通報等。這類普通文件閱讀的范圍比較寬。但一般只限于本機關、組織內(nèi)，不對外頌，即不在社會上公布，不向國外傳播。

（3）公布文件。公布文件就是向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。比如一些公告、通告、公報、法律、法令、中央領導同志的某些重要講話、報告等，通常都可以采用廣播、電視播放、報刊登載，公開張貼或口頭傳達等方式進行公布。

4、從公文制發(fā)機關的性質(zhì)和公文作用來劃分

從公文的制發(fā)機關的性質(zhì)和公文的作用可以將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。

（1）法規(guī)文件。法規(guī)文件是指由中央和地方各級權(quán)力機關、行政機關所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)文件。法規(guī)文件一般分為以下三種：

①法律文件。法律文件是體現(xiàn)統(tǒng)治階級的利益和意志，以國家強制力來保證其實施的行為規(guī)則，是實行階級專政的一種工具。法律文件在我國是由行使最高立法權(quán)的機關全國人民代表大會按照立法程序制定的。如《憲法》、《刑法》、《刑事訴訟法》等。

②法令文件。法令文件是根據(jù)憲法的有關規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務院總理的名義發(fā)布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大強制性行政措施時發(fā)布的命令等。

③行政法規(guī)文件。行政法規(guī)文件是由國家行政機關和地方行政機關，為具體貫徹執(zhí)行法律、法令和行政法規(guī)，對于行政措施、行政制度和活動規(guī)則所制定的條例、辦法、細則、規(guī)定等。

（2）行政文件。行政文件主要是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。具有行政指揮、領導指導工作和公務聯(lián)系的作用。例如政府機關、行政管理機關使用比較普遍的指示、通知、請示、報告等。

（3）黨的文件。黨的文件是指由黨的機關、組織形成和使用的文件，反映黨的領導、黨的工作和黨的建設等活動。其中，只限定在黨的組織和黨員中間閱讀和傳達的文件，又叫黨內(nèi)文件。

5、從公文的內(nèi)容和特點來劃分

按照公文的性質(zhì)、內(nèi)容和特點，可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。

（1）指揮性公文。指揮性公文是指上級領導機關對下級機關或群眾發(fā)出的用以領導和指導工作的公文。它需要下級機關單位和有關人員認真學習和貫徹執(zhí)行，是下級單位決策和進行工作活動的依據(jù)。例如命令、指示、決定、意見、批復和政策性通知等。

（2）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文是指由機關、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強的規(guī)范性和強制性。例如章程、條例、規(guī)定、辦法、細則、規(guī)則等。

（3）報請性公文。報請性公文是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。這類公文主要是報告、請示等。

（4）知照性公文。知照性公文是指機關單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機關單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。例如公報、公告、通知、通報、函等。

（5）記錄性公文。記錄性公文是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。如會議記錄、會議紀要、大事記、日志等。

常見的公文的分類還有：從文件的緩急程度上劃分，可分為急件和平件，急件又可分為特急件和急件；從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件；從文件的發(fā)送目的來劃分，可分類為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；從文件的處理要求上來劃分，可以分為需辦文件和參閱文件等。

二、公文的名稱

任何事物都有自己的名稱。名稱就是事物的概念，事物的稱號。公文作為國家管理的一種工具，也有自己的名稱。如命令、決定、通知、章程、條例、計劃、總結(jié)等都是公文的名稱。在通常情況下，人們把這些具體的公文名稱統(tǒng)稱為文種。

1957年10月，國務院秘書廳《關于公文名稱和體式問題的幾點意見（稿）》指出：“不同的公文名稱，反映著不同的目的和要求，也反映著行文機關之間的關系和發(fā)文機關的權(quán)限范圍。劃清各種公文名稱的使用界限，正確地使用公文名稱，對于做好文書處理工作，具有重要意義�！币簿褪钦f，一份文件的名稱并不是隨意確定的，它是根據(jù)發(fā)文機關的權(quán)限、發(fā)文機關和收文機關之間的關系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。各種不同的文件名稱，可以概括地表明和反映各種文件的不同性能和不同作用，有利于機關工作的順利進行和實現(xiàn)文書處理的規(guī)范化、制度化。

現(xiàn)行機關的行文，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關的職權(quán)范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用文件名稱，不能濫用。否則，就會妨礙收文機關對文件意圖的準確理解，影響文件的及時處理。例如，對于要向上級領導機關請示的問題，如果不使用“請示”，而錯誤地使用了“報告”這一文件名稱，就可能造成上級領導機關認為是一般性的工作報告，不需要作答復，而沒有及時處理，以致耽誤了工作。再如，同不相隸屬的機關聯(lián)系工作問題，即使發(fā)文機關的級別比受文機關級別高一些，也不能使用“命令”、“指示”，因為這不符合本機關的職權(quán)范圍和所處的地位，而應當使用“公函”。又如，有的機關發(fā)文，不分什么內(nèi)容和性質(zhì)，總是使用“通知”這一名稱，這樣也就失去了以文件名稱來概括和提示文件意圖的作用。

中華人民共和國成立以來，國家對統(tǒng)一公文的名稱非常重視。1951年9月，中央人民政府政務院班頒布了《公文處理暫行辦法》，規(guī)定公文名稱為7類12種，即①報告；②簽報；③命令；④批復；⑤通報，通知；⑥布告、公告；⑦公函、便函。此后，國務院辦公廳在1957年、1981年、1987年、1993年又先后四次對公文處理辦法進行修改調(diào)整。在1993年11月21日，國務院辦公廳經(jīng)修訂后重新發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》中，將現(xiàn)行國家行政機關的公文文種調(diào)整為12類13種，即：①命令（令）；②議案；③決定；④指示；⑤公告、公告通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示；⑩批復；⑾函；⑿會議紀要。

以上黨政領導機關用法規(guī)性文件的形式發(fā)布的主要的公文文種都具有法規(guī)的嚴肅性。其所屬的、有關的各級機關組織在行文時都必須嚴格遵守，不能違反，因而被稱作法定公文文種。這些法定的公文文種都具有獨立對外行文的資格，可以使用套紅的“文件版頭”德文，通常稱之為“紅頭文件”；機關中還有一些其他常用的應用文種，如計劃、總結(jié)、方案、細則等。此外，在企業(yè)單位和涉外機構(gòu)，根據(jù)其業(yè)務工作范圍的特殊需要而專門形成和使用的專業(yè)文種。這些文種的使用范圍和寫作要求將在以下有關章節(jié)中分別敘述。

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公文的分類及名稱

一、公文的分類

由于公文所反映的社會現(xiàn)象是極其紛繁復雜的，為了保證機關文書工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關公文的性質(zhì)、特點和作用入手，對機關在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。這是人們認識公文這一事物并探求其科學規(guī)律的一種有效的方法。

常見的、基本的公文的分類，主要是從文件的來源、使用范圍、行文關系、性質(zhì)與作用內(nèi)容與特點等方面來劃分的�，F(xiàn)分述于下：

1、從公文的來源來劃分

一般所來，一個機關或機關內(nèi)部某個部門的文件，按照他們的來源可以分為外機關發(fā)來的文件和本機關制成的文件兩大類。其中，由本機關制成的文件按照制發(fā)文件的目的、發(fā)送對象，又可以分為向外機關發(fā)出的文件和在本機關內(nèi)部使用的文件。因此，按照文件的來源，一個機關的文件可分為三個部分：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。

（1）對外文件。對外文件簡稱發(fā)文。是指本機關擬制的對外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達本機關的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機關的文件。如林業(yè)部1987年9月16日向國務院發(fā)出的《關于加強森林防火工作的報告》，就是林業(yè)部的對外文件，是發(fā)文。而國務院就是這份發(fā)文的針對機關。

（2）收來文件。收來文件簡稱收文，是指由外機關擬制的，作業(yè)傳達其自身機關的意圖，發(fā)送到本機關來的文件。比如上面講的林業(yè)部向國務院發(fā)出的報告，對國務院來說就是收來文件。又如上級機關發(fā)來的指示、通知，下級機關送來的報告、請示，同級機關或不相隸屬機關送來的公函等，都是本機關的收文。

（3）內(nèi)部文件。內(nèi)部文件就是指制發(fā)和使用都限于機關內(nèi)部的文件。比如機關內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、經(jīng)驗總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報等。如《××工廠1996年度生產(chǎn)計劃》、《××大學關于加強校園管理、維護教學秩序的幾項規(guī)定》，就是限定在某工廠和某大學內(nèi)部使用的文件。

在機關文書工作中，為了管理文件的方便，對機關的發(fā)文、收文和內(nèi)部文件，一般由文書部門或指定專人分別進行登記。需要說明的是，在實際工作中，對某份具體文件來說，這樣劃分又不是絕對的。有時會發(fā)生交錯或互相轉(zhuǎn)化的情況，這是由公文的復雜性所決定的。例如，主要用于機關內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等，有時也要報送上級機關備案或發(fā)給下級機關參閱與其他機關交流；有時收到上級機關的批示、通知又需要轉(zhuǎn)發(fā)給下級機關貫徹執(zhí)行。這樣，內(nèi)部文件和收來文件在一定條件下就又轉(zhuǎn)化成發(fā)文了。

2、從公文的德文關系上來劃分

行文關系，是指發(fā)文機關同收文機關之間的文件往來關系。這種關系是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權(quán)范圍確定的。從一個單位的對外文件來說，可以按照它們的行文關系、文件的去向，劃分為上行文、平行文和下行文。

（1）上行文。上行文就是指下級機關向它所屬的上級領導機關所發(fā)送的文件，也就是自下而上的德文，故稱上行文。比如，國務院各部、委，各省、自治區(qū)、市給國務院所報送的工作報告和請示就是上行文。一般地說，上行文是作為下級機關向上級領導機關、下級業(yè)務部門向上級業(yè)務主管部門匯報工作，請示問題，請示給予領導和指導的文件。

（2）平行文。平行文就指同級機關或者不相隸屬的沒有領導指導關系的機關之間的一種行文。比如，中共中央各個部之間，國各院的各個部、委、局之間，省人民政府之間，各個縣委之間，各個縣人民政府之間都是平級平行機關。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學校和工廠之間，沒有領導指導關系，是一些不相隸屬的機關。上述這些機關之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問題時，一般都適宜于使用公函作為平行文。

需要說明的是，機關之間的上級與下級的關系并不等同于級別高與級別低的關系。在行政和業(yè)務上均無隸屬關系的單位之間，即使地位有高下之分，但雙方之間的行文關系仍然是平行關系。如某縣公安局與鄰縣的縣政府，某地方中學與某省軍區(qū)，它們之間雖然地位、級別不等，但彼此之間聯(lián)系工作仍應以平等關系行文。

（3）下行文。下行文就是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。比如，中央給各個省委，國務院給各個部委局和各省人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復等。

下行文是上級機關對下級機關實施領導、指導責任的重要工具。對下級機關來說是重要的收文。一些面向群眾的布告、通知等文件，也是下行文。

3、從公文的秘書程度和閱讀范圍來劃分

從公文的內(nèi)容是否涉及到黨和國家的秘書，涉及到秘書的程度，以及公文所限定的閱讀范圍，又可將公文劃分為秘書文件、普通文件和公布文件。

（1）秘密文件。秘密文件是指內(nèi)容涉及到黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。根據(jù)文件的秘密程度，又可以確定為秘密、機密、絕密三種，通稱“三密”文件。密級越高，傳送、閱讀和保管的要求也就越嚴。因此，確定和劃分文件的密級要十分慎重，力求準確。否則，密級過高不利于文件內(nèi)容的傳播；密級過低則擴大了知密范圍，給黨和國家造成不應有的損失。當然，文件的保密要求不是一成不變的，密件的內(nèi)容隨著時間的推移和形勢的發(fā)展，其秘密的性質(zhì)也會發(fā)生變化。所以文件的保密要求應當有時間限制，經(jīng)過一定的時間，應按有關規(guī)定對“三密”文件進行清理，該降密的應作降密處理，該解密的則應予解密。

（2）普通文件。普通文件是相對秘書文件而言的，從這個角度說，也可稱非密文件。這種普通文件也并非無密可保，可以供任何人閱看。如機關、組織的決議、工作計劃、總結(jié)，對工作人員的處理決定、通報等。這類普通文件閱讀的范圍比較寬。但一般只限于本機關、組織內(nèi)，不對外頌，即不在社會上公布，不向國外傳播。

（3）公布文件。公布文件就是向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。比如一些公告、通告、公報、法律、法令、中央領導同志的某些重要講話、報告等，通常都可以采用廣播、電視播放、報刊登載，公開張貼或口頭傳達等方式進行公布。

4、從公文制發(fā)機關的性質(zhì)和公文作用來劃分

從公文的制發(fā)機關的性質(zhì)和公文的作用可以將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。

（1）法規(guī)文件。法規(guī)文件是指由中央和地方各級權(quán)力機關、行政機關所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)文件。法規(guī)文件一般分為以下三種：

①法律文件。法律文件是體現(xiàn)統(tǒng)治階級的利益和意志，以國家強制力來保證其實施的行為規(guī)則，是實行階級專政的一種工具。法律文件在我國是由行使最高立法權(quán)的機關全國人民代表大會按照立法程序制定的。如《憲法》、《刑法》、《刑事訴訟法》等。

②法令文件。法令文件是根據(jù)憲法的有關規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務院總理的名義發(fā)布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大強制性行政措施時發(fā)布的命令等。

③行政法規(guī)文件。行政法規(guī)文件是由國家行政機關和地方行政機關，為具體貫徹執(zhí)行法律、法令和行政法規(guī)，對于行政措施、行政制度和活動規(guī)則所制定的條例、辦法、細則、規(guī)定等。

（2）行政文件。行政文件主要是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。具有行政指揮、領導指導工作和公務聯(lián)系的作用。例如政府機關、行政管理機關使用比較普遍的指示、通知、請示、報告等。

（3）黨的文件。黨的文件是指由黨的機關、組織形成和使用的文件，反映黨的領導、黨的工作和黨的建設等活動。其中，只限定在黨的組織和黨員中間閱讀和傳達的文件，又叫黨內(nèi)文件。

5、從公文的內(nèi)容和特點來劃分

按照公文的性質(zhì)、內(nèi)容和特點，可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。

（1）指揮性公文。指揮性公文是指上級領導機關對下級機關或群眾發(fā)出的用以領導和指導工作的公文。它需要下級機關單位和有關人員認真學習和貫徹執(zhí)行，是下級單位決策和進行工作活動的依據(jù)。例如命令、指示、決定、意見、批復和政策性通知等。

（2）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文是指由機關、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強的規(guī)范性和強制性。例如章程、條例、規(guī)定、辦法、細則、規(guī)則等。

（3）報請性公文。報請性公文是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。這類公文主要是報告、請示等。

（4）知照性公文。知照性公文是指機關單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機關單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。例如公報、公告、通知、通報、函等。

（5）記錄性公文。記錄性公文是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。如會議記錄、會議紀要、大事記、日志等。

常見的公文的分類還有：從文件的緩急程度上劃分，可分為急件和平件，急件又可分為特急件和急件；從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件；從文件的發(fā)送目的來劃分，可分類為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；從文件的處理要求上來劃分，可以分為需辦文件和參閱文件等。

二、公文的名稱

任何事物都有自己的名稱。名稱就是事物的概念，事物的稱號。公文作為國家管理的一種工具，也有自己的名稱。如命令、決定、通知、章程、條例、計劃、總結(jié)等都是公文的名稱。在通常情況下，人們把這些具體的公文名稱統(tǒng)稱為文種。

1957年10月，國務院秘書廳《關于公文名稱和體式問題的幾點意見（稿）》指出：“不同的公文名稱，反映著不同的目的和要求，也反映著行文機關之間的關系和發(fā)文機關的權(quán)限范圍。劃清各種公文名稱的使用界限，正確地使用公文名稱，對于做好文書處理工作，具有重要意義�！币簿褪钦f，一份文件的名稱并不是隨意確定的，它是根據(jù)發(fā)文機關的權(quán)限、發(fā)文機關和收文機關之間的關系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。各種不同的文件名稱，可以概括地表明和反映各種文件的不同性能和不同作用，有利于機關工作的順利進行和實現(xiàn)文書處理的規(guī)范化、制度化。

現(xiàn)行機關的行文，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關的職權(quán)范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用文件名稱，不能濫用。否則，就會妨礙收文機關對文件意圖的準確理解，影響文件的及時處理。例如，對于要向上級領導機關請示的問題，如果不使用“請示”，而錯誤地使用了“報告”這一文件名稱，就可能造成上級領導機關認為是一般性的工作報告，不需要作答復，而沒有及時處理，以致耽誤了工作。再如，同不相隸屬的機關聯(lián)系工作問題，即使發(fā)文機關的級別比受文機關級別高一些，也不能使用“命令”、“指示”，因為這不符合本機關的職權(quán)范圍和所處的地位，而應當使用“公函”。又如，有的機關發(fā)文，不分什么內(nèi)容和性質(zhì)，總是使用“通知”這一名稱，這樣也就失去了以文件名稱來概括和提示文件意圖的作用。

中華人民共和國成立以來，國家對統(tǒng)一公文的名稱非常重視。1951年9月，中央人民政府政務院班頒布了《公文處理暫行辦法》，規(guī)定公文名稱為7類12種，即①報告；②簽報；③命令；④批復；⑤通報，通知；⑥布告、公告；⑦公函、便函。此后，國務院辦公廳在1957年、1981年、1987年、1993年又先后四次對公文處理辦法進行修改調(diào)整。在1993年11月21日，國務院辦公廳經(jīng)修訂后重新發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》中，將現(xiàn)行國家行政機關的公文文種調(diào)整為12類13種，即：①命令（令）；②議案；③決定；④指示；⑤公告、公告通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示；⑩批復；⑾函；⑿會議紀要。

以上黨政領導機關用法規(guī)性文件的形式發(fā)布的主要的公文文種都具有法規(guī)的嚴肅性。其所屬的、有關的各級機關組織在行文時都必須嚴格遵守，不能違反，因而被稱作法定公文文種。這些法定的公文文種都具有獨立對外行文的資格，可以使用套紅的“文件版頭”德文，通常稱之為“紅頭文件”；機關中還有一些其他常用的應用文種，如計劃、總結(jié)、方案、細則等。此外，在企業(yè)單位和涉外機構(gòu)，根據(jù)其業(yè)務工作范圍的特殊需要而專門形成和使用的專業(yè)文種。這些文種的使用范圍和寫作要求將在以下有關章節(jié)中分別敘述。

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