《現(xiàn)代漢語詞典》中將協(xié)調(diào)解釋為“使配合得適當”。說得通俗一點,協(xié)調(diào)就是運籌,協(xié)調(diào)就是公關,協(xié)調(diào)就是化解矛盾。機關業(yè)務部門多,領導層次多,對上對下的聯(lián)系多,機關干部辦文、辦會、辦事,都有個協(xié)調(diào)問題,協(xié)調(diào)是必備素質(zhì)之一。有人做過這樣一個形象的比喻:協(xié)調(diào)是杠桿,能夠增大工作動力;協(xié)調(diào)是潤滑油,可以減少工作阻力;協(xié)調(diào)是催化劑,能夠提高工作效率;協(xié)調(diào)是黏合劑,能夠增強團隊凝聚力。比喻得很形象、很到位。究竟怎么搞好協(xié)調(diào),各有各的高招和道道,所處環(huán)境不同、層次不同,辦法也不盡相同。在工作實踐中,應注意把握這么幾條。
一、及時明確任務要求
一般情況下,領導在交代任務的同時,會對有關協(xié)調(diào)方面的工作提出明確要求,但在交代時不會每次都講得很具體,有時比較原則,特別是對一些協(xié)調(diào)過程中的細節(jié)問題,也可能不一次性涉及,往往會隨著工作的深入逐步提出來
因此,作為機關工作人員來講,就有一個進一步理解任務、消化指示、把握標準的問題。對領導提出的標準要求要逐字逐句地研究思考,對一些特殊要求,特別是蘊含在指示中的基本意圖、指向性和最終目的,一定要準確理解領會,否則在工作中就會出現(xiàn)偏差。這里需要提出的是,往往有個誤區(qū),有的同志比較強調(diào)自己的主觀愿望,認為好心一定能辦出好事來,就是出些差錯領導也會原諒的,其實不然,一旦出現(xiàn)了問題,首要的決不會看你的愿望如何,這大概也是一些同志有時受到領導批評還感覺委屈的主要原因。
因此,搞好工作協(xié)調(diào),應當具有良好的愿望加上科學的思維和一定的協(xié)調(diào)能力,才能把好事辦好。某機關一位領導到一個下級單位檢查工作,由秘書科孫科長負責搞好協(xié)調(diào)。為了使領導有面子,孫科長擅自要求受檢單位兩位領導和有關部門領導到機場迎接,房間內(nèi)擺放了鮮花,還購買了紀念品,安排的飯菜也很奢侈。領導一看到這陣勢,很不高興,責問受檢單位領導為什么頂風、違紀、搞形式主義,當?shù)弥菍O科長的授意安排時,立即火冒三丈,把孫科長狠狠批了一頓,命令他立即作出書面檢查,不久,孫科長被調(diào)離機關。
二、主動適應協(xié)調(diào)對象
所謂協(xié)調(diào),不管是什么樣的工作,說到底是人與人之間的協(xié)調(diào)。對協(xié)調(diào)對象把握得怎么樣,結果是不一樣的。如果用一個模式、一種方法、一個節(jié)奏來搞協(xié)調(diào),就難以達到預期效果。這里說把握協(xié)調(diào)對象,并不是指那種看風使舵式的,也不是按照自己的標準來分個三六九等,更不是以自己的好惡來作取舍,而是根據(jù)協(xié)調(diào)對象的自身特點、傳統(tǒng)做法、相互關系、地位作用等情況,選擇最恰當?shù)姆绞胶娃k法,提高工作協(xié)調(diào)的成效。
平時協(xié)調(diào)處理工作,涉及其他部門、其他單位掌管的業(yè)務,都要事先與之協(xié)商,取得一致意見后,再呈報審批。當對方提出不同意見時,要耐心聽取,認真研究,甚至調(diào)整或改變自己的方案。如果對方完全不同意,或者意識到根本行不通時,則應放棄自己的意見,另外研究其他辦法。
尤其要注意,凡是幾個部門意見尚未統(tǒng)一時,一般不要上報審批,不能把矛盾上交。機關部門領導也不要輕易將幾個部門意見相左的議題提交辦公會,以免議而不決,決而不行。某機關理研室負責籌備部里理論骨干培訓班,其中起草領導講話材料這項工作,需要辦公室的支持幫助。按傳統(tǒng)做法,事前應先征求辦公室的意見,在協(xié)商一致的情況下,再向部領導呈報培訓班方案。
由于理研室沒有事先征求辦公室的意見就上了件,把辦公室的兩個人分在了材料組,部領導簽批后,理研室到辦公室要人幫忙,結果碰了釘子,辦公室以工作太忙、抽不出來人為由,拒絕了理研室的要求。結果理研室抽人這件事做成了“夾生飯”,弄得很尷尬。這就是協(xié)調(diào)的方式方法出了問題,主要原因是不按機關規(guī)矩來辦事,事前不商量,以領導壓人,把工作強加到別人頭上,這是機關工作最忌諱的事情,機關干部一定要注意這個問題。
三、隨時掌握情況變化
機關的同志都知道,協(xié)調(diào)工作從來沒有一次就完事的,這也是符合規(guī)律的,尤其是涉及上級領導和本級領導的活動,“變”是絕對的,“不變”是相對的。從某個角度講,能不能及時準確地掌握變化了的情況,既是協(xié)調(diào)工作成敗的前提和基礎,也是很關鍵的因素。
實踐中,有些變化了的情況,領導會告訴你,有些變化了的情況,則需要你去向領導及時報告,并提出調(diào)整協(xié)調(diào)工作的意見建議。也可以說,你對變化的情況掌握得越早越及時,工作就越主動,否則,可能會給領導造成被動,甚至不可挽回、難以彌補。因此,當最初的協(xié)調(diào)方案領導同意后,要做到“案”定思考不停,反復地想一想還有哪些因素考慮不夠充分,還會出現(xiàn)哪些由不確定因素造成的后果,究竟有幾套方案比較可行,等等,做到有備無患,隨時從容應對突發(fā)情況。
有一天,某機關的張秘書,根據(jù)副市長指示,分別通知了有關領導下午4時開會,部署安全生產(chǎn)工作。下午2時30分,副市長突然打電話告訴他,因下午4時另外有一個活動,會議提前到下午3時召開。張秘書趕緊把參加會議的人員重新通知了一遍,唯獨忘記告訴拿鑰匙的人了,結果與會人員要進會議室時門還鎖著,到處找這個人也沒找到,弄得與會人員很有意見,副市長很不高興,狠狠批評了張秘書一頓。這就是對工作想得不細,考慮不周,對突然變化了的情況沒有應對好。
四、堅決說好該說的話
語言是協(xié)調(diào)的重要媒介和基本載體。工作協(xié)調(diào)能否順利進行取得成功,講究語言藝術很重要。常言道:“良言一句三冬暖”。得體的語言既能簡明扼要,完整表達自己的意圖,又能使對方入心入耳入腦,使其愉快地接受協(xié)調(diào)。說話人人都會,但能知道什么場合該說、什么場合不該說,而且能夠把該說的說好、把不該說的憋住,是很不容易的,值得每位機關干部用心體會,下功夫歷練。機關干部向領導報告情況、通知事情、協(xié)調(diào)活動比較多,更要注意語言修養(yǎng),提高說話的藝術。
話到嘴邊要掂量,想好再說也無妨,拿捏不準的話可以少說、慢說或不說;要多一些換位思考,話出口要想到聽者的感受,防止說者無心聽者有意而禍從口出。有一次,某省委組織部副部長到一個縣召開座談會,會上,市領導問縣委組織部的一個副部長:“最近工作怎么樣啊?”這位副部長隨口答道:“副部長是個閑職,能干成啥事?”這句話把在座的四級副部長“一網(wǎng)打盡”,氣氛一下子就變得尷尬起來。
省委組織部副部長馬上說這個縣委組織部副部長一句:“副部長需要協(xié)助部長干成的事很多,怎么能是一個閑職呢?你肯定沒有盡到應盡的職責,好好反思反思吧。”機關干部還要注意觀察分析每位領導的性格特點,并據(jù)此把握說話的要領,防止話不投機半句多。
另外,要善于選擇說話的時機,多一些臨機處置,少一些照本宣科和千篇一律,多一些“雪中送炭”和“雨中遞傘”,切忌“火中取栗”和“火上澆油”;要注意態(tài)度,慎用指令性語言,多用商量的口氣,即使傳達上級的指示,轉(zhuǎn)達領導交辦的事項,也不要口氣太硬。在一般協(xié)調(diào)場合,更要注意語言平和,態(tài)度隨和。在說好該說的話的同時,機關干部還要時刻牢記,不該說的話堅決不說,要“守口如瓶”,始終給嘴巴安一把“保密鎖”,決不因多知道一些內(nèi)部情況去炫耀,傳播小道消息,更不得隨便議論領導工作上的事情,特別是不能擴散領導中的意見分歧。
五、相互支持、與人為善
機關是一個協(xié)作的群體,同志之間、部門之間一定要相互支持、相互配合?雌饋砀鱾部門各管一攤,實際上工作都是互相聯(lián)系的,都是為了單位建設。從這個目標出發(fā),一定要團結協(xié)作。要少扯皮,少推諉,多幫忙,同志之間要互相提攜,拾遺補闕,只要有精力,盡量伸出援助之手。部門之間,有些工作是交叉的,分不那么清楚,有些工作要幾個部門一起來做,只要有力量,就主動多承擔一些。如果你推給我,我推給你,吃苦的事交給別人,得利的事攬給自己;當著領導都接受,背著領導都推掉,是最影響關系的。
某機關有一個局牽頭籌備一個會議,把購買物品、安排住宿、餐飲、簽到等容易辦的事情留給了自己做,而把起草領導講話、修改典型發(fā)言一類的重活累活全都推給了別的部門。由于安排的工作不公平、不合理,在協(xié)調(diào)會上,幾個局長意見很大,與這個牽頭局長爭吵起來,一致表示,不能這樣分配工作,應當把輕活、重活安排科學,牽頭局應帶頭承擔材料起草工作,不能只挑輕活干。
部門間還有一個相互服務的問題,相互支持既有利于別人,也有利于自己,最終是有利于工作。無論哪個部門,無論它自身多么強,各方面的關系處理不好,也會四處碰壁,也難以順順當當?shù)剞k成幾件事情。還有就是對同志、對上級都應本著維護的態(tài)度、理解的態(tài)度,真心實意地希望自己的同志和領導能夠工作得很好,發(fā)展得很好。如果嫉賢妒能,生怕人家過得比自己好,這個關系就難處了。
這方面一定要注意多宣傳別人的好處、優(yōu)點,好話不僅講在當面,而且講在背后,特別不要背后議論人家的短處。再就是要多一點理解。人人都需要理解,也能夠被人理解。理解不是講的弄清是非,而是善于去體察是非背后的合乎人情事理的原因,原因清楚了,就容易寬容對方了。
六、做到快準細嚴實
有的時候領導交代一些工作的時候,表面上聲音不大、要求不急,只是寥寥數(shù)語,有時甚至看起來有些輕描淡寫。但作為機關工作人員,決不能因此自我減輕壓力、降低標準、放松要求。機關工作無小事,有時一個座位排得不妥、一個文件傳閱的順序不對、一個通知拿捏得不準、一次車輛調(diào)度得不夠到位等等,都可能帶來不可小視的影響。
要減少和杜絕差錯,有“五個字”始終不能忘。即“快”,就是要有很強的時間觀念,做到話音一落就行動,反應要快,快速思考對策、拿出方案;動作要快,在最短時間內(nèi)進入實質(zhì)性操作;情況反饋要快,及時請示匯報進展情況和過程中出現(xiàn)的矛盾問題。如果拖拖拉拉、磨磨蹭蹭,往往會事倍功半,把簡單的事情辦得復雜化,把一件事拖成兩件或多件。
“準”,就是要做到掌握情況準確無誤,匯報情況實事求是,請示和答復問題要言之有據(jù),不說沒有依據(jù)的話,不說沒有經(jīng)過核實的話。“細”,就是膽大心細,關注細節(jié),無論是什么事情,都要想周到、想具體、想細致,多問幾個為什么,多設想幾套方案,多搞幾遍推演,多深入一線,多來幾個“回頭看”,盡量避免使用“大概”“也許”“可能”等模糊概念, 應盡量去除“上有領導把關,下有機關和基層落實,不會有啥問題”等僥幸心理,做到每一步協(xié)調(diào)都有細化的計劃,都有留有余地的時間節(jié)點,都有具體的工作對象,都有明確的責任區(qū)分,使整個協(xié)調(diào)工作運作起來嚴絲合縫、不丟三落四。“嚴”,就是嚴密、完整,辦文、辦事過程要反復校對、嚴格把關,避免粗疏錯漏;每件事辦完之后要及時向領導反饋,做到件件有著落,事事有回音;要養(yǎng)成勤于記錄的習慣,辦任何事情都應有記載,以備有案可查。
“實”,就是要做到態(tài)度老實,樹立對工作極端負責的精神,耐得住寂寞,樂于犧牲奉獻,辦事不張揚,低調(diào)做人,勤勤懇懇辦好每一件事;作風扎實,提倡“事必躬親”,什么事情都要親自看一看、試一試、跑一跑,決不能當“甩手掌柜”、搞遙控指揮;工作務實,落實到每個環(huán)節(jié)、每個部位、每個人頭,確保每項工作都能落實到底到邊,決不能出現(xiàn)虎頭蛇尾、只看過程不問結果的現(xiàn)象。
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