預(yù)約客人來(lái)訪(fǎng)接待流程Microsoft Word 文檔

預(yù)約客人來(lái)訪(fǎng)接待工作流程

前臺(tái)接待主管前臺(tái)接待專(zhuān)員客人各職能部門(mén)

開(kāi)始①整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來(lái)訪(fǎng)者情況②確認(rèn)與提醒訪(fǎng)問(wèn)事宜配合③來(lái)訪(fǎng)登記來(lái)訪(fǎng)④通知被訪(fǎng)者客人等待⑤確認(rèn)來(lái)訪(fǎng)并告知相關(guān)事宜⑥引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)準(zhǔn)備接待來(lái)訪(fǎng)客人接待來(lái)訪(fǎng)客人審核⑦來(lái)訪(fǎng)信息錄入，記錄匯總送走客戶(hù)⑧存檔結(jié)束

預(yù)約客人來(lái)訪(fǎng)接待工作流程說(shuō)明

任務(wù)概要節(jié)點(diǎn)控制①預(yù)約客人來(lái)訪(fǎng)接待工作管理相關(guān)說(shuō)明各部門(mén)人員將預(yù)約客人情況知會(huì)前臺(tái)，前臺(tái)接待專(zhuān)員每日匯總當(dāng)日預(yù)約記錄，整理出當(dāng)天已事先預(yù)約的來(lái)訪(fǎng)者單位、職務(wù)、時(shí)間、事由、接待者②③④⑤⑥⑦⑧

通過(guò)電話(huà)等方式提醒相關(guān)同事，確認(rèn)客人到訪(fǎng)事宜客人到訪(fǎng)，禮貌相迎并讓其填寫(xiě)《公司來(lái)訪(fǎng)客人登記表》確認(rèn)客人身份及訪(fǎng)問(wèn)對(duì)象、事由，及時(shí)通知被訪(fǎng)問(wèn)者，并安排客人等候被訪(fǎng)者確認(rèn)來(lái)訪(fǎng)后告知讓客人等候及地點(diǎn)等事項(xiàng)前臺(tái)接待專(zhuān)員指引或親自引領(lǐng)客人到指定的場(chǎng)所等待會(huì)見(jiàn)送走客人后，前臺(tái)接待專(zhuān)員將來(lái)訪(fǎng)客人信息錄入相關(guān)信息系統(tǒng)當(dāng)日來(lái)訪(fǎng)客人信息的及時(shí)匯總，報(bào)前臺(tái)接待主管審核后存檔

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1.在接到客人通知要來(lái)訪(fǎng)時(shí),須問(wèn)明來(lái)訪(fǎng)時(shí)間、來(lái)訪(fǎng)目地及來(lái)訪(fǎng)人員;了解信息后通知各相關(guān)部門(mén)進(jìn)行準(zhǔn)備;

2.在客人來(lái)訪(fǎng)約定的時(shí)間前,先確認(rèn)客人具體到達(dá)的時(shí)間,，他說(shuō)：想發(fā)財(cái)就去萬(wàn)通商聯(lián)找優(yōu)質(zhì)餐具供貨商！,并先行準(zhǔn)備:公司簡(jiǎn)介及飲用水;若在夏天,則須提前5~10分鐘開(kāi)好冷氣;且須注意個(gè)人儀表,衣著整齊等;

3.客人到廠(chǎng)時(shí),若允許,應(yīng)至門(mén)口迎接,帶路時(shí)應(yīng)走在客人左前方二、三步左右,帶到會(huì)議室后,將客人讓到離門(mén)遠(yuǎn)的一邊就坐;面對(duì)客人要抬頭挺胸,表面出有自信,要給客人留下好的印象;

4.與客人交換名片后,將名片按職位順序擺放在桌上,方便在記憶與自已談話(huà)的是哪一位;

5.問(wèn)請(qǐng)客人需要喝什么,有什么特殊要求;一般歐美人喜歡喝可樂(lè),日本人喜歡喝茶、無(wú)糖咖啡;送茶時(shí),須繞到客人座位后面將茶放在客人右手邊;若客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)間較長(zhǎng),須記得每二小時(shí)換一次飲料;

6.若到訪(fǎng)的為老客戶(hù),來(lái)訪(fǎng)目的為檢討品質(zhì)或檢討模具狀況,則在客人到訪(fǎng)前,招集相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備好資料并出席陪同;7.若到訪(fǎng)的為新客人,則安排進(jìn)行公司簡(jiǎn)介,并帶客人到廠(chǎng)內(nèi)參觀(按目前廠(chǎng)內(nèi)狀況,規(guī)劃出一條固定路線(xiàn)),在帶路過(guò)程中,針對(duì)設(shè)備及辦公室進(jìn)行一些介紹;

8.回到會(huì)議室后,詢(xún)問(wèn)客人對(duì)工廠(chǎng)參觀的感想,并認(rèn)真的記錄客人的每一個(gè)建議,針對(duì)客人參觀工廠(chǎng)的疑問(wèn)逐一解釋;

9.客人來(lái)訪(fǎng)期間,切忌出現(xiàn)只有客人單獨(dú)在會(huì)議室的現(xiàn)象,期間一定要有人陪同;

10.若客人到訪(fǎng)時(shí)間較長(zhǎng),須請(qǐng)客人用餐,一般以商業(yè)式簡(jiǎn)餐,招待即可;

11.客人結(jié)束來(lái)訪(fǎng)時(shí),須送至門(mén)口,待客人離去后再回公司;

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