法院檔案整理講話稿

在每年的卷宗歸檔過程中都會出現(xiàn)許多不符合整理規(guī)定而被要求重新整理的事情發(fā)生，造成了人力物力上的極大浪費。為使案卷歸檔工作順利有序的開展，降低不合格卷宗整理歸檔率，提升案卷歸檔一次通過率，按照院領導的要求舉辦這次檔案業(yè)務培訓。目的就是為了提高卷宗質量。下面先講一下驗卷過程中經常出現(xiàn)的問題：

1、檔案中經常存留訂書釘、曲別針、大頭釘?shù)冉饘傥�，這些金屬物時間一長就會生銹，腐蝕紙張，影響檔案的壽命。

2、書寫不工整、不全面。填寫經常缺項，如原審法院漏寫，或歸檔日期提前填寫等。

3、紙張大小不齊，沒有折疊或裱糊，或者是折疊不規(guī)范。

4、訴訟案卷卷內目錄頁碼填寫不規(guī)范、封條粘貼不牢固、判決書沒蓋章等。

針對以上問題，下面把案卷整理從頭到尾講一遍，有什么問題可以當場交流。

一、訴訟文書材料的收集

1、材料必須收集齊全，若不完整的，應及時補齊或補救，并去掉與本案無關的材料，再行排列整理。

2、入卷的訴訟文書材料，一般只保存一份（有領導人指示的材料除外），重份的材料一律剔除。

二、訴訟文書材料的排列

訴訟文書材料的排列順序，總的要求是按照訴訟程序的客觀進程形成文書時間的自然順序，兼顧文件之間的有機聯(lián)系進行排列。（排列順序詳見《訴訟文書歸檔辦法》）

三、訴訟文書材料的立卷編目

1、訴訟文書材料經過系統(tǒng)排列后，要逐頁編號。頁號須用自動號碼機機打，不能手寫。頁號一律用三位阿拉伯數(shù)字編寫在有文字正面的右上角，背面的左上角。如果頁碼有變，則只需劃掉錯號即可。卷宗封面、卷內目錄、備考表、證物袋、卷底不編號。

2、卷宗封面的填寫。訴訟性質及審級應填寫規(guī)范，尤其是“卷宗”前的審級必須寫清楚；“訴訟雙方的稱謂和姓名”經常出現(xiàn)雙方上訴填寫錯誤的問題，在第一行第一格填寫雙方上訴人，第一行第二格寫雙方的名稱即可；結案日期填寫判決書等法律文書上的日期；原審法院漏填的比較多，不僅移送的法院名稱要填，中院一審的也要填“唐山市中級人民法院”；一審結果、二審結果、復核再審結果，填錯漏填的情況也不少，要分別按法律文書上的結果或結案方式填寫；歸檔日期不要提前填寫，在向檔案室移交案卷時由檔案室人員填；保管期限一定要填，按保管期限表劃分保管期限（永久、長期、短期），蓋上印章。

3、卷內目錄應按訴訟文書材料排列順序逐件填寫。一份訴訟文書材料編一個順序號，填寫順序號和頁號字跡要工整、規(guī)范、清晰，最好是打印版，除卷宗材料最后一份文書材料編寫起、止頁碼外，其余的只填起號。一案多卷的，各卷頁號均從卷內材料首頁起編頁碼至卷末，卷與卷之間的頁號不連接。

4、備考表的填寫。立卷人由書記員填寫、檢查人由審判長填寫，驗收人由檔案員填寫。如有需要說明的問題可在空白處填寫。

四、卷宗裝訂

1、卷宗裝訂前，要對訴訟文書材料進行全面檢查，材料不完整的要補齊，破損或褪色的要修補、復制。訂口過窄或有字跡的要粘貼襯紙。紙張過大的材料要修剪折疊，過小的要裱糊。加邊、加襯、折疊均以A4辦公紙為準。對于字跡難以辨認的材料，應附上抄件。文書材料上的金屬物必須剔除干凈。

2、每卷的厚度以不超過15毫米為宜。材料過多的，應按順序分冊裝訂，兩冊以上的應在卷宗封面左下角標注第幾冊共幾冊，如2-5，指一共5冊，本卷是第2冊。卷宗必須地腳和翻口取齊，用線繩三孔一線裝訂。

3、在卷底裝訂線結扣處粘貼封條。由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章，審判員名章蓋在封條兩頭，檔案室章加蓋在封條中間。

4、凡能附卷保存的證物均應裝訂入卷。無法裝訂的可裝入證物袋，并標明證物名稱、數(shù)量、特征、來源。不便附卷的證物應拍照片附卷。

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