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領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)

 

領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)

摘要：為了領(lǐng)導(dǎo)更高效地開展工作，產(chǎn)生了秘書這一崗位，本文歸納了領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的一些共同標(biāo)準(zhǔn)，具體從秘書個(gè)人道德素質(zhì)、工作態(tài)度、專業(yè)能力、職業(yè)修養(yǎng)四方面進(jìn)行了分析討論，并對(duì)秘書標(biāo)準(zhǔn)的未來走向進(jìn)行了粗淺的探討。

關(guān)鍵詞：秘書、標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)修、未來趨向一、引言

秘書是當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊綜合辦理日常事務(wù)，即辦文辦事辦會(huì)、溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、完成交辦任務(wù)、提供跟蹤服務(wù)的參謀助手。負(fù)有參政設(shè)謀，協(xié)調(diào)綜合，督促檢查，拾遺補(bǔ)缺等重大責(zé)任。秘書人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)，直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低，關(guān)系黨和國家方針政策的正確貫徹及各項(xiàng)事業(yè)的興衰成敗。因而，選擇怎樣的一個(gè)秘書對(duì)任何領(lǐng)導(dǎo)來說都是十分重要的。盡管不同的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的選擇會(huì)有不同的具體標(biāo)準(zhǔn)，但我們發(fā)現(xiàn)在這些不同中有不少共通之處。

二、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的選擇標(biāo)準(zhǔn)

第一，看思想作風(fēng),是否品德端正，為人實(shí)在,待人誠懇。具體而言領(lǐng)導(dǎo)希望他們的秘書應(yīng)該具有實(shí)在、謙虛、誠懇、開朗的品質(zhì)。所謂實(shí)在,指要有與人為善之心,無危害他人之意;有嚴(yán)于律己之美德,無文過飾非、委過于人之劣習(xí)。所謂謙虛,指要善于取人長補(bǔ)己短,尊重同志,虛心求教,而不自視高明、自以為是,甚至盛氣凌人。所謂誠懇,指要真心實(shí)意、熱情待人,而不油嘴滑舌、曲意奉承、搬弄是非、愛打聽別人的秘密。所謂開朗,要能夠向領(lǐng)導(dǎo)敞開思想、溝通感情。所以領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的首要標(biāo)準(zhǔn)是看秘書是否品德端正，為人正直，謙虛謹(jǐn)慎，平易近人。

第二，看工作態(tài)度是否工作積極主動(dòng)，,辦事認(rèn)真高效。在領(lǐng)導(dǎo)眼里,一個(gè)能力強(qiáng)但辦事不力的秘書往往還不如一個(gè)能力弱些但辦事認(rèn)認(rèn)真真的秘書。因?yàn)楣ぷ鲬B(tài)度是基礎(chǔ),沒有認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度,再有能力又有什么用呢?而工作是否主動(dòng)、辦事是否認(rèn)真,這主要表現(xiàn)為對(duì)待分內(nèi)工作是否能盡心盡力,即使加班加點(diǎn)也要將它保質(zhì)保量地按時(shí)完成;對(duì)待分外的工作是否能主動(dòng)參與、樂于承擔(dān);對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)是任勞任怨、言而有信,還是滿口答應(yīng),過后便忘得無影無蹤;辦公室里諸如打打水掃掃地之類的小事是否能主動(dòng)去干,領(lǐng)導(dǎo)沒有考慮到的一些細(xì)節(jié)問題是留心注意、及時(shí)提醒,還是熟視無睹。

第三，看專業(yè)技能，是否能獨(dú)當(dāng)一面，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。無論領(lǐng)導(dǎo)還是秘書,每個(gè)人都有自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作,對(duì)于這些自己的分內(nèi)事,要善于獨(dú)立處置。有的秘書認(rèn)為多請(qǐng)示多匯報(bào),表明自己對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的尊重,一定是不會(huì)錯(cuò)的,其實(shí)這并不一定。習(xí)慣于大事小事都要請(qǐng)示的秘書并不是合格的秘書。有很多時(shí)候很多工作,需要辦事人員沖在前頭,這樣即使一時(shí)解決不了,還有領(lǐng)導(dǎo)可以出來協(xié)調(diào),假如什么事情都呈遞給領(lǐng)導(dǎo),有時(shí)就容易造成被動(dòng)。一個(gè)優(yōu)秀的秘書應(yīng)該是，順境中能讓領(lǐng)導(dǎo)更借東風(fēng)，在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾。因而是否具備過硬的業(yè)務(wù)技能，具備各方面的能力，是領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。

第四，看職業(yè)修養(yǎng),是否知書達(dá)禮,尊從上級(jí)。作為秘書,尊重領(lǐng)導(dǎo)、聽從指揮是必備的素質(zhì)和修養(yǎng)。如果一個(gè)秘書不能夠做到充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖,按領(lǐng)導(dǎo)的安排行事,那就會(huì)使工作亂套。喜歡在領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)講話時(shí)交頭接耳的秘書肯定不招領(lǐng)導(dǎo)喜歡。因?yàn)樗�連起碼的禮貌都不懂。習(xí)慣在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時(shí)隨便插嘴的秘書領(lǐng)導(dǎo)也不喜歡，因?yàn)樵谒�心目中根本就沒有上下級(jí)之間應(yīng)有的規(guī)矩。所以,選人必須考察其素質(zhì)修養(yǎng),知書達(dá)禮也是基本的條件。當(dāng)然,服從決不是盲從,服從應(yīng)建立在相互信賴、相互支持、相互取長補(bǔ)短的基礎(chǔ)上,而不是不問正確與否,只要領(lǐng)導(dǎo)決定就一味低三下四、做出奴才相,盲目服從,這樣的秘書也是不受歡迎的。秘書的工作性質(zhì)決定秘書人員應(yīng)該服從領(lǐng)導(dǎo)和上司，關(guān)心下屬。所以一個(gè)秘書的素養(yǎng)的高底也是領(lǐng)導(dǎo)很看重的標(biāo)準(zhǔn)。

三、展望選擇秘書標(biāo)準(zhǔn)的未來趨向

隨著改革開放的進(jìn)一步深入，我國將越來越融入世界這個(gè)大家庭。而互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使中國與世界的距離縮短了。在這種情況下領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于秘書的選擇上也將必然做出相應(yīng)變化。秘書部門將負(fù)有更大的使命，從工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容上都對(duì)秘書工作提出了新的要求。只有適應(yīng)這些要求，才能更好地發(fā)揮秘書部門的作用。

首先是要求秘書的視野要寬、知識(shí)面要廣。隨著改革開放的不斷推進(jìn)，跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國界的經(jīng)濟(jì)文化交流也將更加頻繁。在這樣的情況下，領(lǐng)導(dǎo)們需要一個(gè)不僅能了解各行各業(yè)、全國各地，也能密切注視世界的動(dòng)向的秘書。

其次是要求能夠適應(yīng)越來越先進(jìn)的工作平臺(tái)。當(dāng)今科技日新月異，為我們的生活工作帶來了極大地方便。秘書通過先進(jìn)的工作平臺(tái)更能準(zhǔn)確把握信息，快速地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。

再次是注重秘書接受新知識(shí)的能力�，F(xiàn)今是個(gè)知識(shí)大爆炸的時(shí)代，只有不斷更新知識(shí)，接受新知識(shí)才能算是個(gè)有才華有智謀的秘書。而這樣的秘書也是領(lǐng)導(dǎo)所稱心的秘書。四、總結(jié)

隨著時(shí)代的推進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的要求也高了。但無論領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)怎么變，只要秘書人員不斷地加強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)，克服思想及行為上的偏差，就能在本職崗位上得心應(yīng)手并能取得更大的成績。

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秘書服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作標(biāo)準(zhǔn)

第一節(jié)處好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

這個(gè)題目主要是在秘書的日常工作中完成的，解決好這個(gè)問題，也就是解決好了為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作服好務(wù)的問題。一、建立和諧關(guān)系

秘書要擺正自己的位，努力保持與領(lǐng)導(dǎo)者之間的和諧關(guān)系。秘書工作最基本的任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)。如不能保持和諧統(tǒng)一、默契配合的關(guān)系，秘書人員的一切努力往往會(huì)成為無效勞動(dòng)。所謂和諧，即兩者之間的默契、合拍統(tǒng)一。秘書具有的特性之一的中介性決定了秘書的參謀、助手的作用。這種作用的發(fā)揮使秘書在一定程度上具備有影響領(lǐng)導(dǎo)的能力，領(lǐng)導(dǎo)往往能接受秘書的正確思想影響，在一定條件下采納秘書的正確意見和方案。依存性決定了秘書應(yīng)在工作方法上和某些生活習(xí)慣上也力求與領(lǐng)導(dǎo)保持和諧。秘書要善于學(xué)習(xí)，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方法，要善于改變自己的生活習(xí)慣而適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的生活習(xí)慣。并主動(dòng)地搞好領(lǐng)導(dǎo)工作、生活諸方面的服務(wù)。具體方法是：1.要善于掌握領(lǐng)導(dǎo)者行為規(guī)律

每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有一套自己的工作和生活的規(guī)律。何時(shí)工作，何時(shí)休息，何時(shí)鍛煉，性格、思想有什么特點(diǎn)，辦事有什么習(xí)慣，工作有什么要求等等，各有不同，秘書必須熟悉領(lǐng)導(dǎo)的行為規(guī)律、性格特點(diǎn)，才容易領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，工作起來才能夠得心應(yīng)手、事

半功倍。秘書要盡量做到：(1)知心

首先領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思想活動(dòng)、情緒反映等有一個(gè)準(zhǔn)確的了解，通過領(lǐng)導(dǎo)的一舉一動(dòng)能夠體察出“心”之所在，從而盡力同領(lǐng)導(dǎo)者保持思想上的一致，成為領(lǐng)導(dǎo)的貼心人，得到領(lǐng)導(dǎo)的信任。其次是要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的行為作出一定的揣想、假設(shè)，就其行為可能產(chǎn)生的反應(yīng)作出預(yù)測估計(jì)，從而正確選擇參謀手段、時(shí)機(jī)和方案。(2)知情

對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的思想修養(yǎng)、工作狀況、身體素質(zhì)、文化水平、個(gè)性特點(diǎn)、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及交際人員、日常生活起居規(guī)律及飲食習(xí)慣等有盡可能全面的了解，從而酌情處理、形成默契。(3)知時(shí)

要掌握領(lǐng)導(dǎo)者動(dòng)機(jī)的激勵(lì)規(guī)律，適時(shí)地實(shí)施參謀。必須了解領(lǐng)導(dǎo)者的思想，掌握其動(dòng)機(jī)的變化規(guī)律，從而尋求在領(lǐng)導(dǎo)者思想狀況和動(dòng)機(jī)基礎(chǔ)上的激勵(lì)和調(diào)節(jié)。一般的領(lǐng)導(dǎo)者都存在有動(dòng)機(jī)的“興奮點(diǎn)”，這個(gè)興奮點(diǎn)可以是某項(xiàng)決策的舉動(dòng)，或者是對(duì)某個(gè)愿望的追求。秘書能夠適時(shí)地準(zhǔn)確地把握時(shí)機(jī)啟動(dòng)“興奮點(diǎn)”是保持和諧的一個(gè)重要手段。

2.要努力提高自身的素質(zhì)，不斷縮小工作差距

即令秘書具備很高的必須的素質(zhì)，但由年齡和經(jīng)驗(yàn)的限制也必然地與領(lǐng)導(dǎo)者存在著工作水平上的差距，秘書在完善提高本身

素質(zhì)的過程中要善于發(fā)現(xiàn)差距，不斷調(diào)整、完整自己，盡可能縮小差距以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作需要，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。3.要注意尋求保持和諧的恰當(dāng)方法

由于領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性特別不同，保持和諧的方法也千差萬別。歷史上東方朔用滑稽詼諧的方法，使?jié)h武帝從中采納有益的經(jīng)驗(yàn)，魏征的直言勸諫也使唐太宗引為鑒戒�？梢姳３趾椭C的方法應(yīng)是因人而異、因事而異、因時(shí)而異的�，F(xiàn)提出以下一些方法，可供借鑒。

(1)首次強(qiáng)烈印象法

即首次同領(lǐng)導(dǎo)接觸，首次完成任務(wù)，要力爭給領(lǐng)導(dǎo)留下好印象。第一印象雖然不會(huì)完全正確，但往往強(qiáng)烈、鮮明、牢固，并在一定程度上決定以后的關(guān)系。在心理學(xué)上稱之為“首次效應(yīng)”。（2）迂回法

通過此事而導(dǎo)入彼事，可以借喻或通過第三者架設(shè)互相了解的橋梁。如將自己的一些不夠成熟的見解先講給某一經(jīng)驗(yàn)比較成熟又與領(lǐng)導(dǎo)能夠交心的同事聽。（3）環(huán)境適應(yīng)法

要選擇適應(yīng)于領(lǐng)導(dǎo)者本身特點(diǎn)的外部環(huán)境，包括所處的不同時(shí)間、地點(diǎn)、范圍等。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在不同的時(shí)間、不同的環(huán)境，接受同等輸入量，其反映程度是不同的。秘書要學(xué)會(huì)選擇和創(chuàng)造符合領(lǐng)導(dǎo)者習(xí)慣的最佳環(huán)境。（4）娛樂法

政治思想工作常采取寓教于樂的方法。秘書人員也可以采用類似的方法，通過某種媒介相同的娛樂愛好等，溝通二者之間的情感交流，造成和諧的心理反應(yīng)。（5）心理相通法

即通過各種條件造成秘書同領(lǐng)導(dǎo)者思想、心理的相互諧調(diào)。例如同領(lǐng)導(dǎo)者保持相同的觀點(diǎn)、態(tài)度、興趣、動(dòng)機(jī)目標(biāo)等等，從而互相信賴、支持、適應(yīng)建立心理相通關(guān)系。二、贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任

建立了和諧關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)信任的結(jié)果，但贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任又是和諧關(guān)系的基礎(chǔ)。秘書要贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，必須做到以下幾點(diǎn)：1.真正熱愛秘書工作，具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任感

秘書工作是一項(xiàng)光榮、重要又很辛苦的工作，需要有一種獻(xiàn)身精神。經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，可能有更多的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)秀品質(zhì)，謙虛的工作作風(fēng)和科學(xué)的工作方法，不能存在私心雜念，要保持一種緊張興奮而又輕松愉快的心情。2.實(shí)事求是地反映情況，絕不順情說好話

不論對(duì)人的評(píng)價(jià)，對(duì)事的評(píng)價(jià)，不能以自己或揣測領(lǐng)導(dǎo)的好惡親疏為標(biāo)準(zhǔn)。一是一，二是二，不夸大，不縮小，客觀、公正、實(shí)事求是，要能夠經(jīng)得起考驗(yàn)。3.深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

平時(shí)要留心領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常說的，想的，然后把這些東西聯(lián)系起來考慮，反復(fù)琢磨，時(shí)間久了就能比較容易地抓住重點(diǎn)，也能更深

刻地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。這是做秘書的獨(dú)有的條件，一定要充分地利用。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)會(huì)得深刻，工作起來才能更主動(dòng)、更得心應(yīng)手。還要善于及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)意圖完善和豐富起來，盡可能使之深化、細(xì)化、具體化。

4.在各種場合都要注意言行得體、謙虛謹(jǐn)慎

秘書要特別注意自己的影響。這種影響好壞無論屬于什么性質(zhì)就會(huì)使人們馬上同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系起來。因此，處處都要謹(jǐn)慎。要注意如下一些問題：(1)宴會(huì)一般不參加。

(2)參加領(lǐng)導(dǎo)的各種會(huì)議要認(rèn)真聽、記、想，一般不要發(fā)言，但要隨時(shí)準(zhǔn)備發(fā)言。一旦被問到，能簡明、清晰地回答問題或說明自己的意見。如果確有一些重要的意見，一般可在會(huì)后適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)說。

(3)待人接物要熱情、謙和、禮貌，但為了保證領(lǐng)導(dǎo)的工作和休息，該擋駕的要擋駕。

(4)參加活動(dòng)應(yīng)盡量靠邊靠后，找不顯眼的地方，但注意力要集中，隨時(shí)準(zhǔn)備應(yīng)付各種情況。

(5)出去辦事，除特別需要，一般不要說明自己是某某領(lǐng)導(dǎo)的秘書。此外還要求秘書嚴(yán)于律己，不利用職權(quán)謀私利。辦事要認(rèn)真、迅速、準(zhǔn)確、穩(wěn)當(dāng)、高效率。

(6)凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情原則上都要有回音，自己代為處理的事情，事后都要匯報(bào)。

第二節(jié)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作方法

一、向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的方法

秘書向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作是最起碼、最經(jīng)常的工作之一，也是秘書的基本功之一。1.做好準(zhǔn)備

無論是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布的任務(wù)完成之后或中途的工作匯報(bào)，都翻開本子回憶對(duì)照一下領(lǐng)導(dǎo)布任務(wù)時(shí)的指示，檢查一下準(zhǔn)備匯報(bào)的內(nèi)容是否符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖。大致考慮一下匯報(bào)問題所需要的時(shí)間。如果時(shí)間較長，則要事先與領(lǐng)導(dǎo)打好招呼或約定時(shí)間，待同意后，準(zhǔn)時(shí)去匯報(bào)。較復(fù)雜的問題或向幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)匯報(bào)時(shí)，要打好腹稿或擬好匯報(bào)提綱，以免遺漏。2.要開門見山

即直截了當(dāng)，干脆利落，突出重點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，要節(jié)省時(shí)間，一般以半小時(shí)以內(nèi)為宜，過久易分散精力。匯報(bào)時(shí)一般只談一個(gè)問題，如需匯報(bào)幾個(gè)問題，匯報(bào)之前先點(diǎn)題目。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的年齡、習(xí)慣、特點(diǎn)，掌握好匯報(bào)速度。匯報(bào)中談到觀點(diǎn)、數(shù)字時(shí)要放慢速度，必要時(shí)還可將事先準(zhǔn)備好的文字說明和數(shù)據(jù)呈上，使領(lǐng)導(dǎo)邊聽邊看，加深印象。3.要有論據(jù)

反映情況或提出議論要有充足的理由，情況要屬實(shí)，準(zhǔn)確，不能講“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱兩可的情

況。對(duì)沒有經(jīng)過核實(shí)、沒有把握的事情，要按事情的本來面目反映其真實(shí)的情況，并說明情況來源和可靠程度。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)提問答不上來時(shí)，不可隨意編造，要記下待事后補(bǔ)充匯報(bào)。4.要選好時(shí)機(jī)

一般情況下，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、思考問題、接待客人、閱文、休息時(shí)，不去打擾。有時(shí)限的情況匯報(bào)要及時(shí)，失去時(shí)機(jī)，情況本身就可能失去使用價(jià)值。匯報(bào)時(shí)要舉止大方、明快、談吐清楚，不必拘謹(jǐn)，更不必唯唯諾諾、卑躬屈膝。二、觀察問題的方法

作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書，隨領(lǐng)導(dǎo)外出的機(jī)會(huì)多，有很多的觀察社會(huì)現(xiàn)象的條件，秘書必須具備一定的觀察能力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并向領(lǐng)導(dǎo)提供一切有價(jià)值的信息，從而對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策和工作產(chǎn)生積極作用。秘書觀察方法的特殊性表現(xiàn)為觀察方法的兩極性或稱二重性。

1.客觀觀察與微觀觀察

前者的任務(wù)是發(fā)現(xiàn)全局性的、綜合性的、規(guī)律性的東西，后者的任務(wù)是發(fā)現(xiàn)局部的、單項(xiàng)的、特殊的東西。2.表面觀察與深入觀察

前者揭示事物的表象、形式，后者揭示事物的實(shí)質(zhì)，內(nèi)在聯(lián)系及其變化規(guī)律。3.定性觀察與定量觀察

前者揭示對(duì)象的屬性，后者揭示量的變化。

4.縱向觀察與橫向觀察

前者觀察對(duì)象的歷史發(fā)展，目前狀況與發(fā)展方向，后者觀察對(duì)象與周圍同類事物的聯(lián)系與同異。5.上向觀察與下向觀察

前者觀察決策者意圖或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的部署，后者觀察決策具體實(shí)施者的行為動(dòng)態(tài)和反應(yīng)。6.正向觀察與反向觀察

前者觀察決策實(shí)施中的經(jīng)驗(yàn)和成果，后者觀察決策實(shí)施中反映出來的教訓(xùn)、缺陷和失誤。7.直接觀察與間接觀察

前者秘書人員親自對(duì)對(duì)象進(jìn)行觀察，后者是利用下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)對(duì)象的資料、報(bào)表、錄像等媒介進(jìn)行觀察。8.受命觀察與主動(dòng)觀察

前者觀察領(lǐng)導(dǎo)指定的對(duì)象，后者觀察領(lǐng)導(dǎo)未指定而又與秘書工作有關(guān)的對(duì)象。9.長期觀察與短期觀察

前者是對(duì)對(duì)象進(jìn)行系統(tǒng)的連續(xù)觀察，后者是對(duì)對(duì)象進(jìn)行臨時(shí)的短暫觀察。

上述這些觀察方法，要求秘書根據(jù)觀察目的的需要，有選擇地、靈活地交替運(yùn)用，切忌生搬硬套。

第三節(jié)具體服務(wù)工作要求

一、下鄉(xiāng)外出時(shí)的服務(wù)1.做好準(zhǔn)備工作

首先在接受領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)之后，要了解領(lǐng)導(dǎo)同志外出時(shí)的任務(wù)、意圖、時(shí)間、方向和地點(diǎn)，然后根據(jù)任務(wù)做必要的學(xué)習(xí)和研究，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)考慮完成任務(wù)的措施。

要做好各種具體的準(zhǔn)備，選帶有關(guān)的文件、學(xué)習(xí)材料、參考資料、地圖和所去單位主要領(lǐng)導(dǎo)的名單等；要安排好車輛，提醒司機(jī)做好應(yīng)有的準(zhǔn)備。如不帶車，就要提前購買好車、機(jī)、船票，熟記發(fā)車(機(jī)、船)時(shí)間，座位號(hào)數(shù)，是否有送行人員，是否有接站人員，旅行中領(lǐng)導(dǎo)的飲食安排，下車后第一站去向等等，均要提前檢點(diǎn)。同時(shí)還要注意在臨行前一、兩天，將領(lǐng)導(dǎo)的出發(fā)時(shí)間，所乘車(機(jī)、船)次、座號(hào)，一行人數(shù)(包括司機(jī))，所到地點(diǎn)和所需了解情況或準(zhǔn)備解決什么問題等基本情況及時(shí)通知給對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)或單位。外出即將結(jié)束返回，要提前告知本單位，以使本單位做好必要的接應(yīng)準(zhǔn)備。2.外出期間

(1)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)日程(如聽取匯報(bào)、調(diào)查研究、座談走訪、看望人員、參觀及行動(dòng)路線)進(jìn)行周密細(xì)致的安排。在征得領(lǐng)導(dǎo)的同意后，通知有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)，并告有關(guān)單位做好應(yīng)有的組織和準(zhǔn)備工作�；顒�(dòng)中要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的習(xí)慣，及時(shí)提供有關(guān)資料，

如所去單位領(lǐng)導(dǎo)的姓名及主要情況等。

(2)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，圍繞外出的任務(wù)，搞好調(diào)查研究，掌握第一手材料，為編寫專題調(diào)查報(bào)告和綜合匯報(bào)材料打好基礎(chǔ)。如果有單位要求領(lǐng)導(dǎo)講話，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授意或與領(lǐng)導(dǎo)溝通意見，認(rèn)真準(zhǔn)備好講話提綱。

二、參觀學(xué)習(xí)的服務(wù)1.做好準(zhǔn)備工作

出發(fā)前的準(zhǔn)備，包括思想準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備和后勤物質(zhì)準(zhǔn)備。(1)思想準(zhǔn)備

秘書要對(duì)即將開始的參觀學(xué)習(xí)目的，所走的路線，到些什么地方和單位，需要多長時(shí)間，要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，避免盲目、被動(dòng)。

(2)資料準(zhǔn)備

對(duì)參觀學(xué)習(xí)地區(qū)、單位的主要經(jīng)驗(yàn)、主要特點(diǎn)要有所了解；對(duì)該地區(qū)、單位領(lǐng)導(dǎo)成員、姓名，主要負(fù)責(zé)人愛好等也應(yīng)有所了解；對(duì)該地區(qū)、該單位的生產(chǎn)形勢、規(guī)模、技術(shù)設(shè)備條件，歷年來主要經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，對(duì)該地自然環(huán)境、風(fēng)土人情、歷史、現(xiàn)狀、物產(chǎn)資源方面的情況等，均應(yīng)尋找基本的情況和資料并力求熟悉。同時(shí)也要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的目的有針對(duì)性地索取一些本地、本單位這些方面的基本情況，以便在領(lǐng)導(dǎo)參觀學(xué)習(xí)過程中分析比較，使學(xué)習(xí)更有針對(duì)性。同時(shí)還需要掌握近年來上級(jí)有關(guān)會(huì)議的精神、

指示、文件等方面的資料。有的要盡可能爛熟于胸，有的則必須作為資料攜帶。(3)后勤物質(zhì)準(zhǔn)備

除了準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)的辦公用具、生活用具、必備藥物外，還要預(yù)支足夠的經(jīng)費(fèi)。如果帶專車，還應(yīng)關(guān)照司機(jī)提前檢修好車輛，并準(zhǔn)備好所需要的備用器材。2.參觀學(xué)習(xí)期間

在參觀學(xué)習(xí)中，秘書要注意眼明、多思、善于分析情況。在參觀學(xué)習(xí)現(xiàn)場，秘書要眼看心想，靈活敏捷，善于觀察并盡可能進(jìn)行較深層次的思考，從現(xiàn)象中捕捉具有典型意義的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的問題和對(duì)方的解釋要及時(shí)記錄，現(xiàn)場解答不了或解答得不完全而又比較重要的情況，事后要找有關(guān)人員了解。在聽取經(jīng)驗(yàn)介紹時(shí)，一方面要做好記錄，另一方面注意索要對(duì)方有關(guān)的文字材料，發(fā)現(xiàn)情況有矛盾的地方，要進(jìn)行核實(shí)。在個(gè)別走訪時(shí)，秘書免不了與他人接觸，言談要樸實(shí)、態(tài)度要謙虛和藹。有時(shí)對(duì)方也打聽本地、本單位的情況，要如實(shí)介紹，不要故弄玄虛或言不及義。

參觀學(xué)習(xí)返回后，認(rèn)真做好總結(jié)�？偨Y(jié)有時(shí)不一定秘書本人動(dòng)手，也可交給隨行的其他人員去搞，但總結(jié)材料呈送領(lǐng)導(dǎo)之前，秘書一定要認(rèn)真閱讀，看總結(jié)是否講清楚，如有關(guān)參觀學(xué)習(xí)所在地區(qū)、單位的基本情況、主要經(jīng)驗(yàn)。及在參觀學(xué)習(xí)中的主要感受，有無提出學(xué)習(xí)的主要措施和意見等內(nèi)容，如果不盡如意，秘書要

補(bǔ)充完善。及時(shí)結(jié)算各種賬目。

三、視察工作時(shí)的服務(wù)

領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常就自己所分管的工作的某方面進(jìn)行視察，秘書跟隨領(lǐng)導(dǎo)視察就成為一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，做好領(lǐng)導(dǎo)視察時(shí)的服務(wù)工作，是秘書工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，這方面的工作經(jīng)驗(yàn)和方法是：1.視察前

問清視察的內(nèi)容和指導(dǎo)思想、視察的對(duì)象和重點(diǎn)、視察的程序和時(shí)間安排、參加視察的陪同人員、要求被視察的單位提供什么情況、視察前需要查閱什么文件資料、或是需要召開什么預(yù)備會(huì)議等等。

掌握視察的要點(diǎn)和情況之后，要安排隨行有關(guān)人員或自己動(dòng)手針對(duì)不同的視察內(nèi)容和要求擬定出不同的視察方案，提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審查確定。

方案批準(zhǔn)后，可安排視察前的小型預(yù)備會(huì)議，印發(fā)視察方案和日程安排。如果需要分組，可根據(jù)陪同人員的具體情況和領(lǐng)導(dǎo)的意見，分成幾個(gè)小組，并確定小組帶隊(duì)人員，明確各組的視察范圍、重點(diǎn)和程序。提前通知被視察單位安排有關(guān)事宜，檢點(diǎn)配備各組的視察記錄人、聯(lián)絡(luò)人及食宿交通等問題。2.視察中

視察中，要注意分別將視察程序、時(shí)間通知各被視察單位。視察過程中，領(lǐng)導(dǎo)可能做出臨時(shí)性的安排，甚至改變?cè)�有的日程�?/p>

并有可能提出更新一步的安排。秘書要及時(shí)將這些變化中的細(xì)致的情況通知各小組或陪同人員。必要時(shí)組織臨時(shí)碰頭會(huì)做一個(gè)安排；檢查落實(shí)被視察單位的準(zhǔn)備情況，及被訪人員的動(dòng)向和聯(lián)絡(luò)辦法。做好記錄和有關(guān)主要資料的收集，并注意隨時(shí)掌握各視察組的進(jìn)度，不要失掉聯(lián)系，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.視察后

視察后應(yīng)做到：指定專人及時(shí)匯集各陪伺人員或各視察小組的情況小結(jié)；及時(shí)審查其整理寫好的視察報(bào)告初稿，并提交領(lǐng)導(dǎo)審定；安排印發(fā)視察報(bào)告；及時(shí)了解視察報(bào)告所提問題的解決落實(shí)情況。

這類視察活動(dòng)有時(shí)以一名領(lǐng)導(dǎo)為主，有時(shí)有多位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)進(jìn)行(但也有一名為主的領(lǐng)導(dǎo))，為主領(lǐng)導(dǎo)的秘書還要注意加強(qiáng)與其他各位領(lǐng)導(dǎo)的秘書的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)，并將為主領(lǐng)導(dǎo)的意圖特別是變化中的意圖、思路和想法首先通知到其他各位領(lǐng)導(dǎo)。

秘書工作條例

第一章秘書的任務(wù)

第一條秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理那些可以由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。這些工作不論大小，都應(yīng)看做是經(jīng)理的重要工作來接受。

為使經(jīng)理的工作得以順利進(jìn)行，對(duì)經(jīng)理的工作進(jìn)行計(jì)劃和準(zhǔn)備是秘書的主要職責(zé)。

第二條本公司秘書的工作有很多項(xiàng)內(nèi)容，簡單地表示如下：1.傳達(dá)2.運(yùn)轉(zhuǎn)3.助手

4.書籍、文件整理5.室內(nèi)整理6.代行事務(wù)7.會(huì)計(jì)事務(wù)8.調(diào)查9.記錄10.接待

第三條以上工作的內(nèi)容以及分量根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容決定。

第二章秘書的工作內(nèi)容

第四條傳達(dá)事務(wù)

傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下：1.接待來訪

來訪者形形色色，既有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職員，另外還有預(yù)約會(huì)見的申請(qǐng)人，報(bào)紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文件，也有的僅僅是問候。秘書要有區(qū)別對(duì)待來訪者的能力。

與對(duì)方會(huì)見時(shí)，在未充分了解以往交際關(guān)系的情況下，聽取了姓名和所要求后，通常是請(qǐng)對(duì)方稍候，而不直接說經(jīng)理在或不在、見還是不見。對(duì)應(yīng)該會(huì)見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室，不論對(duì)方要求見面還是僅僅預(yù)約。對(duì)不宜會(huì)見的人，在請(qǐng)示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會(huì)”或“工作很忙”等為由，拒絕對(duì)方，或是將個(gè)人意見報(bào)經(jīng)理后接受答復(fù)。

2.接聽電話

接聽電話時(shí)一定要先聲明“這里是××公司”或“這里是經(jīng)理室”，然后記下對(duì)方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對(duì)方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。

3.轉(zhuǎn)達(dá)

需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，根據(jù)情況問清楚并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá)。

4.文件的收發(fā)及分送

收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是要直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書再進(jìn)行處和整理的，或者是私用文書(這些區(qū)分的范圍需事先請(qǐng)示經(jīng)理)，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。

如遇經(jīng)理正在出差途中，而不能確定是否應(yīng)將郵件送至出差地時(shí)可與副經(jīng)理協(xié)商。經(jīng)理不在時(shí)如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞，可用電話告知。

第五條日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作

這項(xiàng)工作的具體內(nèi)容涉及出席會(huì)議、旅行、參加宴會(huì)、拜訪、起草文件等各方面。

1.日程的設(shè)計(jì)及其安排

對(duì)所確定的經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)如會(huì)見、出席高層職員會(huì)、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出的日程表。

日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。

2.準(zhǔn)備及安排

有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。

第六條用品的整理

秘書應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。這一工作根據(jù)經(jīng)理具體執(zhí)行公務(wù)情況的不同而有所

不同。

1.在辦公室內(nèi)

平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放合適的數(shù)量，為此，應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種、一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期，最好能做到事先心中有數(shù)。有了明細(xì)表，還必須存有一定量的備用品，以便隨時(shí)補(bǔ)充。

2.經(jīng)理外出時(shí)

經(jīng)理外出時(shí)需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)注意事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應(yīng)考慮出差地點(diǎn)和天數(shù)等，更要經(jīng)常征詢經(jīng)理意圖以準(zhǔn)備好所需用品。

3.文件、資料的準(zhǔn)備

首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。機(jī)密文件可以直接交經(jīng)理或是用封袋密封好后等待經(jīng)理的指示。

第七條文件整理業(yè)務(wù)

1.為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以根據(jù)需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)

常整理，做到很容易查到文件。

2.整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定，保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。

3.業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件，正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。

4.經(jīng)過這樣的整理后，有必要對(duì)其進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上便于參照。

第八條整理、清掃工作

此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點(diǎn)：

1.清理桌面。

臺(tái)歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹干凈。墨水瓶、筆桿、筆盒、吸墨紙、剪刀、裁紙刀、印泥及其他規(guī)定的常用品及用紙要準(zhǔn)備好。墨水、筆尖、筆桿、糨糊、別針、印臺(tái)、鉛筆、活動(dòng)鉛筆、圓珠筆、裁切刀、釘書機(jī)、吸墨紙、橡皮等都要按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。

2.室內(nèi)的雜物、家具如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。

3.根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。第九條代行業(yè)務(wù)

秘書可以代行的事務(wù)主要有：1.參加慶典、喪禮等儀式

這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時(shí)還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。因此，也可以平時(shí)將各種不同場合的范例及標(biāo)準(zhǔn)寒暄用語綜合歸納，以便查閱。

2.轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或命令

轉(zhuǎn)達(dá)是將經(jīng)理意見的原話轉(zhuǎn)達(dá)給對(duì)方，不能夾雜個(gè)人的感情和意見。表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，一旦馬虎將會(huì)引起不一致的后果。針對(duì)工作的命令，在轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要注意簡潔、迅速。有時(shí)根據(jù)情況，還要將對(duì)方的答復(fù)向經(jīng)理匯報(bào)。

第十條會(huì)計(jì)事務(wù)

該項(xiàng)事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項(xiàng)物品的購入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運(yùn)用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

1.關(guān)于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表，至少一個(gè)月要制作一張?jiān)聢?bào)表，在特殊情況下，要隨時(shí)根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理的要求拿出報(bào)表。

2.處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納賬中�，F(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)

手人和秘書的印章以明確責(zé)任，每個(gè)月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。

(2)日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，除此之外，若有特殊項(xiàng)目，應(yīng)申請(qǐng)?zhí)貏e支出的資金或開出支票。

(3)開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。

(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價(jià)證券、備用品及各種家具雜物的押金等。

應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺(tái)賬及有價(jià)證券簿詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價(jià)、數(shù)量，現(xiàn)有額及出入額等。

(5)銀行存款及郵政儲(chǔ)蓄要設(shè)存款底賬。接受款項(xiàng)者應(yīng)按名稱分別立賬并明示余額。

3.各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)特別注意有無使用申請(qǐng)和手續(xù)是否齊備，并及時(shí)入賬以免遺忘和推遲記賬。

第十一條協(xié)助調(diào)查

公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查工作時(shí)，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。

1.進(jìn)行調(diào)查工作時(shí)，秘書應(yīng)選擇合適的專家、顧問進(jìn)行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時(shí)提出調(diào)查課題請(qǐng)他們完成。

2.有些專業(yè)事項(xiàng)的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報(bào)告

給經(jīng)理。

第十二條文書工作

文書工作有三個(gè)方面，包括信函寫作、起草文件、以及謄清或印刷文件。

1.信函的完成

信件的寫作首先要準(zhǔn)備有不同內(nèi)容的信件范文，同時(shí)還應(yīng)備有辭典等工具書。

對(duì)經(jīng)理經(jīng)常會(huì)使用的信件種類可事先匯集為“標(biāo)準(zhǔn)通信范例”，需要時(shí)選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。

2.文件的謄清及印刷

文件的謄清及印刷主要包括將草案以筆記形式謄清、用打字機(jī)打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等四項(xiàng)工作。

第十三條聯(lián)系業(yè)務(wù)

聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項(xiàng)事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對(duì)方的答復(fù)，有時(shí)還要將這種答復(fù)再次告訴經(jīng)理，進(jìn)行反饋。

第十四條招待事務(wù)

招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時(shí)的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成�？畲�包括向?qū)�、收存攜帶物品，奉送茶點(diǎn)，迎來送往等。

1.為經(jīng)理服務(wù)

為經(jīng)理服務(wù)的工作內(nèi)容主要有以下一些：

(1)經(jīng)理外出時(shí)應(yīng)備好車輛。

(2)回到公司時(shí)，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時(shí)用刷子清潔這些衣物。

(3)從外面回到辦公室的時(shí)候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應(yīng)馬上遞上熱茶和咖啡。

(4)還要視天氣情況調(diào)好空調(diào)。2.為客人服務(wù)

除對(duì)經(jīng)理進(jìn)行服務(wù)外，秘書還必須對(duì)客人進(jìn)行服務(wù)，比如出入公司時(shí)參照對(duì)經(jīng)理的服務(wù)進(jìn)行接待。若需要來訪者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。炎熱的時(shí)候，可請(qǐng)客人脫掉外衣等。

秘書事務(wù)處理規(guī)定

第一條一般信件的處理

1.書信在社會(huì)生活中對(duì)于聯(lián)系人們感情、處理各種事務(wù)有著重要的作用。秘書必須能寫漂亮的信件。

2.信件只有一頁時(shí)，應(yīng)在信封內(nèi)再放入一張白紙更為妥帖。信封的正面右側(cè)寫收件人地址、中間寫收件人姓名，應(yīng)有尊敬的稱呼。收件人姓名下方可寫“足下”、“秘書”等字樣表示尊重，也可以根據(jù)信件內(nèi)容寫上“親啟”、“親閱”、“急件”等字樣。信封背面封口處通常用“×”符號(hào)或“封”、“緘”等字。

3.信件要寫得平易、準(zhǔn)確，文字寫得正確、易讀。第二條英文信件的處理

秘書到機(jī)要室發(fā)出英文信件時(shí)，應(yīng)依照以下方法進(jìn)行：1.信紙和信封一般采用白色，有時(shí)也可使用淺色調(diào)。信的結(jié)構(gòu)分為書頭(Heading)、起句(Opening)、正文(Body)、結(jié)句(Ending)、收件人地址(Address)和署名(Signature)六部分。

（1）書頭(Heading)

將發(fā)信人的住址、日期寫在左上角，日期也可寫在右上角。商業(yè)信件和公用信件標(biāo)識(shí)一般寫在右上或中間處。

(2)起句(Opening)

一般在信件開頭寫上“Dear××”。美式信件多采用MyDear、

或MyTanka等形式，而在英國使用“My”是親近的表現(xiàn)，對(duì)地位高的一方應(yīng)用“Sir”。

(3)正文(Body)直接寫主要內(nèi)容。(4)結(jié)句(Ending)

在正文內(nèi)容結(jié)束后寫上Yourssincerely,Yourstruly，更親切時(shí)可用Lovinglyfaithfully。對(duì)不認(rèn)識(shí)的人通常用Yoursfaithfully。

(5)收件人地址(Address)

在社交用信件中，收件人姓名已寫在信封上，因此正文中可省略。而公務(wù)信件應(yīng)在信紙第一頁的左下方寫上收件人姓名。

(6)署名(Signature)

署名要使用全稱，以示正式和尊重如用T〃Yamada，就不如用Taro〃Yamada。

2.信封的寫法信封的格式如下所示：Mr.TaroKobayasi2TaisidoSetagayaTokyoJapan

另外，信封中還有一些常用詞，比如轉(zhuǎn)送(Pleaseforward)、

親啟(Private)、加急(Immediate)、把××轉(zhuǎn)交(KindlyforwardedbyMr××)等。

第三條祝詞及禮儀信件的處理

秘書經(jīng)常要為各種各樣的典禮、儀式寫祝辭。祝辭的要領(lǐng)是簡短，但重要的內(nèi)容不能遺忘。公司備有祝辭禮儀大全，秘書可增刪后使用。

第四條郵寄物品的處理

秘書必須了解有關(guān)郵寄物品如信件、電報(bào)、包裹的常識(shí)。1.普通郵件

(1)第一種郵件(信件)①定形郵件

重量分25g、50～100g、100～250g、250～500g、1kg、2kg、3kg、4kg。

②簡便信件

(2)第二種郵件(明信片)①明信片××元②賀年卡××元③往返明信片××元④小盒明信片××元(3)第三種郵件

通報(bào)、公報(bào)、每月發(fā)行三次以上的報(bào)紙和推銷商發(fā)出的郵件。(4)第四種郵件(免封裝郵件)

①函授教育②盲文郵件(免費(fèi))2.特殊郵件(1)掛號(hào)信①現(xiàn)金。②非現(xiàn)金。③簡單掛號(hào)。第五條旅行安排

秘書必須為上司做好安排旅程，購買車票等工作。1.旅行日程

應(yīng)先寫出日程安排，發(fā)往所到之地和公司內(nèi)有關(guān)部門。2.購買票據(jù)

購買票據(jù)時(shí)應(yīng)注意下列事項(xiàng)：

(1)乘車票、臥鋪票,特快票購買最好提前預(yù)定。

(2)購來的車票是幾號(hào)車，座位號(hào)等要記下來，以便和迎接的分公司聯(lián)系。

(3)對(duì)常用的飛機(jī)航班和火車時(shí)刻應(yīng)事先準(zhǔn)備一張表。第六條禮品的回贈(zèng)

接受經(jīng)理購買禮品的旨意時(shí)，應(yīng)先詢問預(yù)算，確認(rèn)送禮目的，在被問到“買什么好”的時(shí)候，秘書要懂得一定的商品知識(shí)。為此秘書平時(shí)要很好閱讀百貨商店的介紹，有空還應(yīng)該到一些專賣店進(jìn)行調(diào)查。并問清受禮方的愛好、年齡等。

第七條就餐禮儀

1.就餐不要出聲音，喝湯時(shí)不能吸，飯后最好不使用牙簽。2.餐具應(yīng)從外側(cè)取用，刀、叉分放盤子兩側(cè)表示還要繼續(xù)用，若用餐完畢要將刀叉一并放在盤子右側(cè)，此時(shí)侍者會(huì)撤下盤子。

第八條服飾要求

1.服飾必須清潔衛(wèi)生，不能染上臟物。對(duì)女秘書來說，重要的是表現(xiàn)內(nèi)在美，提高修養(yǎng)。有好的修養(yǎng)，對(duì)服裝的鑒賞力就會(huì)提高。

2.秘書在公司時(shí)不應(yīng)穿著過于漂亮。

3.注意在以下場合的服飾要求：散步時(shí)不要戴耳飾，參加宴會(huì)時(shí)，套裙下不可穿短襪和低跟鞋。

4.在服飾的色彩搭配方面要考慮全身色調(diào)的和諧，不可以同時(shí)使用三種同樣的色彩。

友情提示：本文中關(guān)于《領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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