點擊查看更多：秘書應如何處理好與領導的關系

如何做好秘書

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。13社會保險的投保、申領。

14統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

15管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節(jié)儉。16.接受其他臨時工作.

秘書人員有兩大任務，一是辦事，二是當參謀。近幾年來，當參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學門卻議論較少。出于拋磚引玉的想法，試就\\"辦事\\"的學問作一番探討。

一、如何辦好領導交辦事項

（一）接受工作任務要弄清\\"三要素\\"

領導交辦工作任務，大體都有\(zhòng)\"三要素\\"：一是內容--辦什么事；二是時限--什么時間完成；三是要求--工作質量，注意事項等等。秘書人員在接受領導交辦任務時，一定要把\\"三要素\\"搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。

（二）優(yōu)化辦事成果\\"三比較\\"。

辦事的目的是為了獲得好的結果，排除或縮小壞的結果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是\\"利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小\\"。

（三）把握好辦事\\"三形式\\"辦事可能出現(xiàn)三種形式：1．單一辦事--在同一時間內完成一項工作任務；2．交叉辦事--同時受領兩項工作任務或者兩位領導分別賦予不同任務，需要在同一時間或交叉時間內完成；3．穿插辦事--三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。

（四）檢驗辦事效率\\"三標準\\"秘書人員完成領導交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗，標準有三：l．工作質量，是不是達到了領導要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；2．工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形；3．對社會和群眾的影響，辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。

（五）向領導復命\\"三注意\\"

工作任務全部結束，或告一段落，應向賦予任務的領導復命，匯報完成任務的效果、時間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對后續(xù)工作的看法等。復命時要注意三點：1．不失真。對完成任務情況要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不隱匿問題和缺點。2．不吹噓。不借機自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。3．不邀利。不因為完成了領導交辦工作。

二、如何辦好請辦事項

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現(xiàn)出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準備，提出合理建議（二）講究方法，選擇適當形式（三）注重程序，堅持逐級請辦（四）提高藝術，優(yōu)化請辦效果（五）以緩應急，避免緊張出錯

對秘書工作有專門研究的田金昌先生早就歸納總結過給領導當秘書的五大注意事項，我們擅自按照男女性別的差異，逐條對比了一下，怎么看怎么覺得，男性在秘書這個職位上不僅極具競爭力，而且還有先天的優(yōu)勢。

一、謀事不傳事

“腦筋要多動，嘴巴要少用”，這是當好領導秘書的第一要訣。勤于思考，把有用的、急需的信息情況和深思熟慮的想法、建議提供給領導，超前地、有效地為領導當好參謀。

“嘴巴要少用”，就是說領導秘書說話必須要保持謹慎，克服隨意性。

歪嘴點評：女人能讓自己腦子不轉的比較多，但能讓自己嘴巴不出聲兒的很少見。所以，在這一項上，只要男人的智商正常，基本上就能勝出了。

二、干事不鏟事必須要認識到領導身邊無小事，事事都要精心、仔細，千萬不可馬虎大意，不能把60分當及格。作為領導秘書只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。

歪嘴點評：你問問去，有幾個女秘書沒被罵哭過。她們一掉眼淚，領導立刻亂了手腳……男孩子在這項上的優(yōu)勢是來自于生理原因臉皮天生厚一點，領導使著沒負擔。

三、抹事不激事

作為主要領導的秘書，職位雖然不高，但位置特殊，在協(xié)調前后任領導之間的關系、協(xié)調黨政主要領導之間的關系以及主要領導與其他班子成員的關系中，起著非常重要的作用。因此，秘書必須要信守“抹事不激事”的原則，“影響團結的話要兩頭瞞，有利團結的事要兩頭傳”；切不可持有“鷸蚌相爭，漁翁得利”的陰暗心理。

歪嘴點評：這一點上，關鍵在于人，不在于性格，所以男女有可能打個平手。

四、攬事不躲事

領導秘書本身任務繁重，完成好職責范圍內的工作已屬不易。盡管如此，對于一些與領導密切相關，領導又顧及不到的事情，也要主動承攬，不能一推了事或是一躲了之。即使是非常嚴重的問題，非領導出面不可，也要通過秘書這一關得到緩沖。“攬事”與“攬權”不同，“攬事”體現(xiàn)了工作的責任心，“攬權”則體現(xiàn)了一個人的虛榮心，這是做領導秘書的大忌。

歪嘴點評：正常女人一般都不愛攬事兒，因為她們自己的瑣事已經就一大堆了。但偏偏男人一般都愛攬權，因為他們看見權力的時候往往對自己的位置十分健忘。所以，挑男還是挑女，你都會有得有失。

五、成事不敗事

主要領導公務纏身，對于一些日常小事、家務瑣事根本無暇顧及。而越是這些小事越能體現(xiàn)一些秘書的“成事不足，敗事有余”。秘書給領導敗事的主要情況有兩種，一種是“假公濟私”，打著辦公事的旗號為領導辦私事，另一種是“假私濟私”，就是借給領導辦私事的時機辦自己的私事，謀個人的私利。給領導辦個一，自己得個十；給領導辦個十，自己得個百。好處我得，責任你擔，借領導之名，謀個人之利。一些領導秘書“翻船”的深刻教訓，值得我們認真借鑒和深思。

歪嘴點評：私心是誰都有的，但女孩更容易沉不住氣，往往因為一些小小事兒，小小便宜，就敗了大事。男性雖然也好不了哪兒去，但現(xiàn)實中的小小事兒往往比小事更多一點，所以領導栽在女秘書手里的概率也就更大一些。

一、什么是秘書？

秘書，就是位于領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并處理各方面事務與信息的助手。一個出色的秘書，應該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業(yè)和公司，對自己的工作駕馭自如，善于創(chuàng)造和保持一種獨特的氛圍，使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感，恰到好處地出現(xiàn)在上司最需要的時候和場合，心領神會地配合上司應對各類人士，處理各項事務。

二、你適合做秘書嗎？

首先，并不是所有的人都適合做秘書。秘書必須細心、主動、周到、忠誠，像老板一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇秘書這個職業(yè)的時候，最好慎重考慮，這個職業(yè)跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。

即使受過良好的教育和培訓，秘書也不是人人都能勝任的。一名優(yōu)秀的秘書，應當具有一些優(yōu)秀的品質，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）分寸感：一名好秘書，從言談舉止到為人處世都要掌握分寸。那怎樣掌握分寸呢？

A。這樣為人處世有分寸：自信而不自負；認真而不較真；正直而不刻板；勇敢而不魯莽。

做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關系，必須從長計議，與人方便，與己方便。同在一個辦公室，搞好同事間的關系是非常重要的。關系融洽，心情就舒暢，這不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。

B。這樣說話有分寸：坦蕩而不輕狂；贊美而不虛偽；活潑而不輕佻；自尊而不張揚。

病從口入，禍從口出。因此，上班時，盡量多做事少說話。這樣做，可以避免無聊時閑談別人的是非。即使在工作之外，也不要對同事評頭論足，誰是誰非，自己心中有數(shù)。

C。這樣辦事有分寸：謙和而不自卑；拒絕而不冷漠；機智而不奸詐；實惠而不惟利。

（二）禮貌。面對一個有教養(yǎng)的人，有禮貌是十分容易的事；但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能，做秘書的經常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵，有禮說不清。但職業(yè)要求秘書必須和各種各樣的人交往，因此，有禮貌地對待任何人就成了秘書職業(yè)品質的標準。禮貌要得體而不做作，只有溫和善良才是真正的禮貌。

（三）謙虛

謙虛有三個好處：既能使你在別人心里感覺良好，又不會樹大招風，更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老板都喜歡謙虛和內斂的秘書。我父親曾經對我說過一句話，他說做人一定要低姿態(tài)；低姿態(tài)不表示你就低人一等，只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。

（四）敏感：對周圍的人或事物具有敏感性，可以提高秘書工作的準確性和對事物的判斷。反應遲鈍會影響工作效率，但過分敏感也會讓自己過于緊張，因此，敏感也要恰到好處。

（五）自制：善于控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現(xiàn)，但并不是每個成熟的人都有很好的自制力。而秘書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己，而不應該是性情中人。我們常說辦公室里有“六不”原則：不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨�？偠�言之，急躁會影響人的判斷力，秘書，切忌躁火攻心，失去理智。

三、秘書的職業(yè)道德

我認為秘書的職業(yè)道德最重要的有三點：忠誠感、敬業(yè)心、責任感

（一）忠誠感：古往今來，秘書最接近領導層，知曉和掌握大量機密，甚至參與機密的運作。如果秘書的職業(yè)道德淪喪，造成的傷害將無法估量。

有時，忠誠是一個兩難的選擇。從員工的責任講，如果上司有問題一定要檢舉揭發(fā)；但從秘書的職業(yè)道德講，又應該嚴守機密。如果你顧及了前者，以后可能會被上司封殺，在這個公司再也做不成秘書；如果你顧及了后者，可能又有損于公司的整體利益。那么到底孰輕孰重呢？我曾經就這個問題問過一些朋友，有的朋友說“要看我和上司的關系如何再決定”有的朋友說“打死也不說”還有的朋友說“以公司大局為重”，褒貶不一，公說公有理，婆說婆有理。這確實是一個兩難的選擇，我個人認為要具體情況具體分析，如果領導工作出現(xiàn)偏差，可以及時提醒，避免導致不可挽回的錯誤，成為領導真正的左膀右臂，而不一味隨聲附和，這是更高層次的忠誠。

（二）敬業(yè)心：秘書的職業(yè)特點，決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作展開活動，做到招之即來，來之能干，在具體緊張的工作中，腳踏實地，不計個人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

（三）責任感：

有了忠誠感，說明你品質好；有了敬業(yè)心，說明你干得好；而負責任，說明你可以讓人依賴。

責任分為兩種，明確的責任是你的職責范圍，不明確的責任是你主動承擔的份外工作。做好明確的工作，這是秘書的本份；做好不明確的工作，則會受人重用。一個好秘書，一定知道什么事情是重要的，哪些細節(jié)會給上司帶來幫助，遇到突發(fā)性的意外事件，秘書應沉著、從容地應對，變通地解決。責任感不僅在危難時候需要，在日常的細節(jié)上就能反映出來。大量日�，嵥榈呢熑胃胁攀菍γ貢�品質的考驗。

四、秘書的自我完善。

（一）保持身心健康

秘書人員由于所處位置特殊，工作任務繁重以及社會對秘書角色的期望值高，在心理上承受著各種壓力。秘書的心理保健十分重要。一個好秘書必然情緒穩(wěn)定，樂觀向上，具有愛心，善解人意，態(tài)度現(xiàn)實，責任心強，靈活多變，適應力強，人際關系和諧，善于交往。秘書在領導、同事之間建立和諧型的工作環(huán)境氛圍，在這種良好的人際關系中自如地工作，壓力得以緩解，苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲憊感以此而消失，從而達到心理平衡。

（二）努力做到出力而不“越位”

我們強調，要準確地認識自己的社會角色，擺正自己的社會位置，目的是為了防止和克服“越位”現(xiàn)象，找到一個穩(wěn)定的出力方式。“越位”是下級在處理與領導的關系過程中常發(fā)生的一種錯誤。

發(fā)生越位的原因很多。從秘書角度來說，有的人屬于心理品質有問題，不把領導放在眼里，這種人為數(shù)極少；而就多數(shù)有這方面錯誤行為的人來說，是由于不能準確認識自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此，秘書人員應正確認識自己的角色地位，出力而不越位。

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如何做好一名好的秘書

當今時代，經濟全球化趨勢如意明顯，科學技術的發(fā)展如新月異，可以說現(xiàn)在的社會充滿著機遇和挑戰(zhàn)，作為一名企業(yè)的員工，公司的一員我們就應該抓住機遇和挑戰(zhàn)，做一個好的下屬，一個好的秘書。要做好一名秘書，無論是在政府工作部門，還是在商業(yè)企業(yè)，在行事工作中，都有很多相同的地方，比如說要做好上司的左右手，要能夠為上司出謀劃策，在關鍵時候為上司解圍，而且要與上司達成一種工作上的默契等等。

作為一名秘書最起碼的也得要遵紀守法、愛崗敬業(yè)、辦事公道、合作共贏、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克儉、誠實守信、這些基本的秘書職業(yè)道德。秘書所處職能位置決定了秘書要注意做好上下關系、內外溝通，加強與各部門、各基層單位和上級單位之間的聯(lián)絡，做好上情下達工作。要妥善協(xié)調各方利益和立場，以積極態(tài)度努力尋求解決矛盾和爭執(zhí)的方法，積極解決職能范圍中的各種問題。秘書要能過堅持民主集中制，不獨斷專行，不搞自由主義，能夠認真執(zhí)行上級的決定和命令，服從大局、相互配合、相互支持、團結一致，勇于做好自我批評，努力勤勤懇懇的做好工作。

與上司之間要建設好良好的關系，要懂得察言觀色。做事要做到領導想到之前，要想做一名成功的秘書就要有敏銳的觀察能力，同時，較強的觀察、分析能力也有助于培養(yǎng)秘書主動思維習慣，有助于養(yǎng)成秘書主動、自覺的去發(fā)現(xiàn)和解決工作中難題的習慣，也有助于秘書擺脫平庸，成為出類拔萃的人才。

在工作中，下屬要贏得領導的肯定和支持，很重要的一點是要讓領導感受到你的坦誠。敢于實事求是，說真話、報實情。學會從上司的眼神和動作中領悟意旨，工作中的事情不要對領導保密或隱埋，要以開放而坦率的態(tài)度與領導交往，這樣領導才覺得你可以信賴，他才能以一種真心交流的態(tài)度與你相處。以理服人不是說服領導的最高原則，如果沒有讓領導感受到你的坦誠，即使你把一項事情的道理講得非常明白，實際上一點用也沒有，因為人是有強烈感情色彩的動物，生活中情大于理的情況比比皆是，在感情與道理之間，人往往側重于感情，領導者當然也不例外。

秘書與領導的工作目標是一致的，在實現(xiàn)目標的過程中，應盡可能保持步調一致。秘書要了解領導的決策意圖和工作打算，甚至還要適應領導的思維方式和工作習慣。要盡力在工作目標、任務、進度、方式方法上配合好上司，與上司保持一致。遇到什么事要及時與上司溝通交流，自己的設想和建議得不到領導的了解和采納，就不能使自己才華得到發(fā)揮，因此，不與領導主動溝通，會使你喪失展示才華、取得成功的機會。任何人都難免會犯錯誤，但有的下屬一旦在工作中出現(xiàn)紕漏或錯誤，就會感到內疚、自卑，甚至后悔不已。犯錯誤后，不去主動與領導溝通、交流，而是惟恐領導責備自己，害怕見到領導。事實上，犯錯誤本身并不要緊，要緊的是你要盡早與領導溝通，以期得到領導的批評、指正和幫助，同時取得領導的諒解。

秘書與上司工作的配合既是一種助力，也應該是一種合力，應該是相加，而不是想減或抵消。秘書與領導應該有不同的能力結構。秘書要在事務性和技術性工作中，部分的代替領導的工作，以節(jié)約領導的時間、體力和精力去關注更重要的事情。眾所周知，誠實、有信用、忠誠、友善在現(xiàn)代社會，公民資本越來越受到重視，無論是在政府還是在商界，如果沒有良好的信用和品格，很難擁有一個長久的職務。要想成為一個成功的秘書、下屬首先就是要把自己誠信的一面展現(xiàn)出來，要做到言不信。秘書在領導身邊工作，有各種能帶來名利條件的優(yōu)勢。所以要想做好一個秘書，就必須具有正確的名利觀。要安于本分，不爭名，不圖利。

要善于體察，為領導分憂解難。理解領導對各項具體工作的意圖，了解領導的工作習慣，并科學合理的安排好自己的工作，才能正確及時提供服務，才能與領導之間打成默契配合的境地。樂于吃苦，累而無怨，作為秘書應該做到周密、細致、充分有效的提高自己的工作效率，要忙而不亂，少出披露，作為助手的秘書人員付出的有效勞動越多，越能提高領導的工作效率。上司也會更加信任和關懷秘書。

商業(yè)中的公民資本誠實、有信用、忠誠、友善在現(xiàn)代社會，公民資本越來越受到

重視，無論是在政府還是在商界，如果沒有良好的信用和品格，很難擁有一個長久的職務。

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