為保證公文的完整性、準確性和有效性，以及方便文書處理工作，中共中央辦公廳和國務院分別制發(fā)了《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》，對黨政機關公文的格式作了具體規(guī)定，必須嚴格遵守，不得自行其是。

按照國務院辦公廳秘書局對公文格式的規(guī)定，將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

（一）眉首。公文首頁紅色反線（長156mm）以上各要素統(tǒng)稱眉首。

1、發(fā)文機關標識（版頭名稱）。三種樣式：

①大版頭。機關全稱或規(guī)范化簡稱+文件

②中版頭。機關全稱+（ ）

③小版頭。機關全稱

下行文、平行文發(fā)文機關標識上邊緣至上頁邊62mm的距離。

上行文發(fā)文標識上邊緣至上頁邊117mm的距離。

如果多家機關聯(lián)合行文，首頁必須保證顯示正文，必要時可縮擠眉首部分。

2、發(fā)文字號。

由機關代字、年號、順序號組成。年號要用全稱，用六角括號括入，不能使用圓括號或方括號。發(fā)文字號的作用是便于對公文的分辦、查詢、引用和保存歸檔。機關代字以盡量簡化為好。

發(fā)文字號的位置：下行文、平行文在紅色反線上方居中排列；上行文在紅色反線左上方，左空一字排列。3號仿宋體字。

3、簽發(fā)人。

上行文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側，右空一字。聯(lián)合行文，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人從第二行依次順排，至紅色反線距4mm。簽發(fā)人3字用3號仿宋字，全角冒號，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

4、秘密等級和保密期限。

3號黑體字，頂格標識在版心右上角。如有保密期限，秘密等級和保密期限用五角星隔開。秘密等級從高到低為“絕密”、“機密”和“秘密”。

5、緊急程度。

3號黑體字，頂格標識在版心右上角。如有秘密等級，緊急程度標識在第2行。緊急程度分為“特急”、“急件”兩級。

6、份數(shù)序號（簡稱份號）。

所謂份號，是對同一份公文的逐份編號。《辦法》規(guī)定，對帶有密級的公文必須編制份號。其他公文，根據(jù)需要確定。其位置在版心左上角。例如：№.01或01，位數(shù)不作規(guī)定。

（二）主體。

1、公文標題。

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排列；回行時，注意詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（1）完整標題。三部分組成：發(fā)文機關+事由+文種

例：XX市人民政府關于搞好城市綜合治理工作的通知

（2）省略式標題：

① 省去發(fā)文機關。

例：關于購買三輛執(zhí)法車輛的請示

② 省去事由。

例：XX市城建局通告

③ 省去發(fā)文機關、事由，即以文種作標題。一般不用。

例：命令、通知、公告、通告

（3）轉發(fā)式標題

例：XX市人民政府批轉市體委關于舉辦市第九屆運動會的報告的通知

2、主送機關（上款、抬頭）。

即對所收受的公文進行主要辦理、執(zhí)行和知曉的機關。有多個主送機關的公文稱普發(fā)性公文；只有一個主送機關的公文稱專發(fā)性公文。

其位置在標題下空一行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格；最后一個機關名稱后用全角冒號。標識主送機關可用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。

3、公文正文。

主送機關下一行，每自然段左空2字，回行頂格。用3號仿宋體字。小標題可用3號黑體字或3號楷體字。

正文寫作要點（略。將在后講述幾種常用公文正文寫作方法）。

4、附件。

公文如有附件，在正文下空一行，左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱。如有兩份以上附件，每份附件標注番號（如“附件：1、XXXXX”），附件名稱后不加標點符號。

附件序號的名稱要與附件名稱一致。附件應與正文一起裝訂。如不能一起裝訂的，要在附件左上角標明正文發(fā)文字號并同時標識“附件”（或帶序號）。

5、成文日期。

成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。成文日期必須年、月、日齊全。

國家行政機關公文的成文日期用漢字小寫數(shù)碼；黨的機關用阿拉伯數(shù)碼。

單一發(fā)文機關的公文成文日期標識在末頁的右下方，右空4字。

6、印章。

（1）、單一發(fā)文印章。

單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。加蓋印章應上距正文一行之內，端正居中下壓成文日期。

蓋印的方式有兩種：一種是下套方式，另一種是中套方式。

下套方式：適用于帶有國徽、下弧沒有文字的印章。即以印章的下弧壓在成文日期上即可。

中套方式：適用于行政機關部門的印章或專用印章。即以印章的中心線壓在成文日期上，也就是騎年蓋月。

（2）聯(lián)合行文印章

聯(lián)合行文需蓋兩個印章時，應將成文日期居中拉開，左右各空7字；主辦機關在前，兩個印章均壓成文日期，相距3mm。

加蓋3個印章時，列為一排，不壓成文日期，成文日期的位置與單一機關公文相同。4個以上印章應兩行以上排列，每行最多3個。

加蓋兩個以上印章時，應列出發(fā)文機關名稱（可簡稱），并各自用印章壓蓋。

黨的機關所制發(fā)的普發(fā)性公文，不加蓋印章同樣有效，但須標識發(fā)文機關名稱；國家行政機關的公文，一律要加蓋印章才有效。

7、附注。

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號標識在成文日期下一行。

附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發(fā)至縣團級”、“此件可見報”等，而不是對公文的內容作出解釋或注釋。

（三）版記。

1、主題詞。

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。

主題詞的作用及標注的注意事項將講述。

2、抄送機關。

所謂抄送機關，是指收受的這份公文不由該機關主辦，但須協(xié)同辦理或知曉這份公文的機關。

抄送機關的位置在主題詞下一行；左右各空一字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后用全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，最后一個機關用句號。抄送機關上下各置一條反線。

3、印發(fā)機關和印發(fā)日期。

位于抄送機關下反線之下（無抄送機關在主題詞下）占一行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機關一般為辦公廳（室）或文秘部門。

（四）公文用紙及印制標準。

國家行政機關采用國際標準A4型（210mm×297mm）公文用紙；黨的機關目前仍采用16開型（184mm×260mm）公文用紙。

國家行政機關公文頁面印制的規(guī)格是：

版心尺寸為156mm×225mm，每頁紙排印22行，每行28字。所�？瞻诪椋禾祛^（37mm）、訂口（28mm），地腳和翻口。

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