為保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，以及方便文書處理工作，中共中央辦公廳和國務(wù)院分別制發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，對黨政機(jī)關(guān)公文的格式作了具體規(guī)定，必須嚴(yán)格遵守，不得自行其是。

按照國務(wù)院辦公廳秘書局對公文格式的規(guī)定，將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

（一）眉首。公文首頁紅色反線（長156mm）以上各要素統(tǒng)稱眉首。

1、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭名稱）。三種樣式：

①大版頭。機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱+文件

②中版頭。機(jī)關(guān)全稱+（ ）

③小版頭。機(jī)關(guān)全稱

下行文、平行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至上頁邊62mm的距離。

上行文發(fā)文標(biāo)識(shí)上邊緣至上頁邊117mm的距離。

如果多家機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，首頁必須保證顯示正文，必要時(shí)可縮擠眉首部分。

2、發(fā)文字號(hào)。

由機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)組成。年號(hào)要用全稱，用六角括號(hào)括入，不能使用圓括號(hào)或方括號(hào)。發(fā)文字號(hào)的作用是便于對公文的分辦、查詢、引用和保存歸檔。機(jī)關(guān)代字以盡量簡化為好。

發(fā)文字號(hào)的位置：下行文、平行文在紅色反線上方居中排列；上行文在紅色反線左上方，左空一字排列。3號(hào)仿宋體字。

3、簽發(fā)人。

上行文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，右空一字。聯(lián)合行文，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人從第二行依次順排，至紅色反線距4mm。簽發(fā)人3字用3號(hào)仿宋字，全角冒號(hào)，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。

4、秘密等級(jí)和保密期限。

3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角。如有保密期限，秘密等級(jí)和保密期限用五角星隔開。秘密等級(jí)從高到低為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。

5、緊急程度。

3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角。如有秘密等級(jí)，緊急程度標(biāo)識(shí)在第2行。緊急程度分為“特急”、“急件”兩級(jí)。

6、份數(shù)序號(hào)（簡稱份號(hào)）。

所謂份號(hào)，是對同一份公文的逐份編號(hào)。《辦法》規(guī)定，對帶有密級(jí)的公文必須編制份號(hào)。其他公文，根據(jù)需要確定。其位置在版心左上角。例如：№.01或01，位數(shù)不作規(guī)定。

（二）主體。

1、公文標(biāo)題。

紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排列；回行時(shí)，注意詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

（1）完整標(biāo)題。三部分組成：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

例：XX市人民政府關(guān)于搞好城市綜合治理工作的通知

（2）省略式標(biāo)題：

① 省去發(fā)文機(jī)關(guān)。

例：關(guān)于購買三輛執(zhí)法車輛的請示

② 省去事由。

例：XX市城建局通告

③ 省去發(fā)文機(jī)關(guān)、事由，即以文種作標(biāo)題。一般不用。

例：命令、通知、公告、通告

（3）轉(zhuǎn)發(fā)式標(biāo)題

例：XX市人民政府批轉(zhuǎn)市體委關(guān)于舉辦市第九屆運(yùn)動(dòng)會(huì)的報(bào)告的通知

2、主送機(jī)關(guān)（上款、抬頭）。

即對所收受的公文進(jìn)行主要辦理、執(zhí)行和知曉的機(jī)關(guān)。有多個(gè)主送機(jī)關(guān)的公文稱普發(fā)性公文；只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)的公文稱專發(fā)性公文。

其位置在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后用全角冒號(hào)。標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)可用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

3、公文正文。

主送機(jī)關(guān)下一行，每自然段左空2字，回行頂格。用3號(hào)仿宋體字。小標(biāo)題可用3號(hào)黑體字或3號(hào)楷體字。

正文寫作要點(diǎn)（略。將在后講述幾種常用公文正文寫作方法）。

4、附件。

公文如有附件，在正文下空一行，左空2字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有兩份以上附件，每份附件標(biāo)注番號(hào)（如“附件：1、XXXXX”），附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

附件序號(hào)的名稱要與附件名稱一致。附件應(yīng)與正文一起裝訂。如不能一起裝訂的，要在附件左上角標(biāo)明正文發(fā)文字號(hào)并同時(shí)標(biāo)識(shí)“附件”（或帶序號(hào)）。

5、成文日期。

成文日期是公文生效的時(shí)間，是公文的一項(xiàng)重要內(nèi)容。成文日期必須年、月、日齊全。

國家行政機(jī)關(guān)公文的成文日期用漢字小寫數(shù)碼；黨的機(jī)關(guān)用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

單一發(fā)文機(jī)關(guān)的公文成文日期標(biāo)識(shí)在末頁的右下方，右空4字。

6、印章。

（1）、單一發(fā)文印章。

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。加蓋印章應(yīng)上距正文一行之內(nèi)，端正居中下壓成文日期。

蓋印的方式有兩種：一種是下套方式，另一種是中套方式。

下套方式：適用于帶有國徽、下弧沒有文字的印章。即以印章的下弧壓在成文日期上即可。

中套方式：適用于行政機(jī)關(guān)部門的印章或?qū)Ｓ糜≌�。即以印章的中心線壓在成文日期上，也就是騎年蓋月。

（2）聯(lián)合行文印章

聯(lián)合行文需蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期居中拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，相距3mm。

加蓋3個(gè)印章時(shí)，列為一排，不壓成文日期，成文日期的位置與單一機(jī)關(guān)公文相同。4個(gè)以上印章應(yīng)兩行以上排列，每行最多3個(gè)。

加蓋兩個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)列出發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可簡稱），并各自用印章壓蓋。

黨的機(jī)關(guān)所制發(fā)的普發(fā)性公文，不加蓋印章同樣有效，但須標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；國家行政機(jī)關(guān)的公文，一律要加蓋印章才有效。

7、附注。

公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空二字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下一行。

附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說明，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”、“此件可見報(bào)”等，而不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。

（三）版記。

1、主題詞。

“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空一字。

主題詞的作用及標(biāo)注的注意事項(xiàng)將講述。

2、抄送機(jī)關(guān)。

所謂抄送機(jī)關(guān)，是指收受的這份公文不由該機(jī)關(guān)主辦，但須協(xié)同辦理或知曉這份公文的機(jī)關(guān)。

抄送機(jī)關(guān)的位置在主題詞下一行；左右各空一字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后用全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對齊，最后一個(gè)機(jī)關(guān)用句號(hào)。抄送機(jī)關(guān)上下各置一條反線。

3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。

位于抄送機(jī)關(guān)下反線之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞下）占一行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機(jī)關(guān)一般為辦公廳（室）或文秘部門。

（四）公文用紙及印制標(biāo)準(zhǔn)。

國家行政機(jī)關(guān)采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）公文用紙；黨的機(jī)關(guān)目前仍采用16開型（184mm×260mm）公文用紙。

國家行政機(jī)關(guān)公文頁面印制的規(guī)格是：

版心尺寸為156mm×225mm，每頁紙排印22行，每行28字。所�？瞻诪椋禾祛^（37mm）、訂口（28mm），地腳和翻口。

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